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Secondo i maggiori esperti di organizzazione del lavoro, lo smart working è il miglior modo (almeno per il momento) per garantire un ottimo worklife balance. Ossia, un ottimo bilanciamento tra vita lavorativa e vita personale. Affinché ciò sia vero, però, chi opta per il telelavoro al posto del lavoro in ufficio deve essere dotato di un'ottima capacità organizzativa. Il rischio che si corre è che il cosiddetto lavoro agile si trasformi in una sorta di incubo non stop. Se non si è bravi a mettere un freno, infatti, si rischia di lavorare 24 ore su 24, o quasi, e di mandare all'aria qualsiasi buon proposito di equilibrio tra lavoro e vita privata.
Così, una volta che si è fatta la scelta sul computer da comprare e sulla linea Internet più adatta per svolgere il proprio lavoro, si dovrà passare all'organizzazione della propria giornata lavorativa. Si dovranno trovare app e piattaforme che aiutino a organizzare al meglio il proprio lavoro e le attività da portare avanti nel corso della giornata. Sarà poi necessario attuare alcuni "trucchetti" che vanno oltre la piattaforma informatica (sia hardware sia software) che si sceglie di utilizzare
Con il giusto approccio non solo si riuscirà a trovare un bilanciamento tra vita lavorativa e vita privata ottimale, ma sarà possibile anche migliorare la propria produttività e portare a termine il lavoro in minor tempo.
Agenda e cose da fare
La prima cosa da fare quando si lavora da remoto è organizzare al meglio la propria giornata, stabilendo limiti temporali (ma anche fisici, come vedremo tra poco). Per questo è sicuramente consigliabile utilizzare degli strumenti che aiutino a tenere traccia della scansione temporale, sia delle cose da fare nel corso della giornata. Si dovranno utilizzare un calendario/agenda digitale e una piattaforma che consenta di creare una lista delle cose da fare, magari condivisa con colleghi o altri professionisti con cui si collabora.
Di agende online ne esistono a bizzeffe. Se si cerca una soluzione completamente cloud, ad esempio, si può optare per Google Calendar che, integrandosi con tutti gli altri strumenti e software della casa di Mountain View, consente di avere tutto ciò di cui si ha bisogno per il telelavoro. Se, invece, si preferisce una soluzione "stand alone", da installare su PC, la scelta può ricadere su Microsoft Outlook o su Mozilla Thunderbird. Entrambi i client email, infatti, integrano un calendario/agenda che consente di aggiungere immediatamente gli inviti ricevuti via posta elettronica all'agenda giornaliera, settimanale e mensile. Uno strumento integrato molto valido, insomma, che consentirà di organizzare al meglio la propria routine lavorativa.
Al fianco delle agende, però, è consigliabile utilizzare anche programmi o piattaforme "to-do list", che consentono di stabilire degli obiettivi da portare a termine nel corso della giornata. In questo modo sarà possibile scandire in maniera "scientifica" la giornata lavorativa, migliorare la propria produttività e non dimenticare nessuna attività. Tra le varie soluzioni disponibili, Trello è forse quella che maggiormente si presta a questo scopo: la piattaforma consente di creare liste di cose da fare in ambito lavorativo, anche condivise, e tenere traccia dello stato di avanzamento. Inoltre, si integra con altri applicativi web (e non), consentendo di gestire la propria vita lavorativa da un'unica interfaccia. Una valida alternativa è rappresentata da ClickUp che, garantendo l'integrazione con altre piattaforme di produttività (come Google Docs, Evernote, Outlook, Gmail e altre), permette di continuare a utilizzare i propri software preferiti all'interno di un'unica piattaforma.
Una scrivania da organizzare
Lavorare da casa non vuol dire lavorare sul tavolo della cucina o del salone. Se si sceglie la vita dello smart worker sarà necessario creare una sorta di piccolo ufficio in casa, ritagliandosi uno spazio "privato" dove mettere una scrivania e tutto ciò di cui si ha bisogno per lavorare. In questo modo sarà possibile creare una sorta di "zona franca", libera da confusione e fonti di disturbo, dove potersi concentrare esclusivamente sul proprio lavoro. Altrettanto importante è l'organizzazione della scrivania stessa: molti consigliano di adottare la strategia del "bersaglio" (tenere vicino a sé le cose più importanti e via via più lontano quelle meno indispensabili), ma non è l'unica modalità organizzativa che si può adottare.
Condivisione e partecipazione
Quando si sceglie lo smart work è bene non tagliare del tutto i contatti con gli altri colleghi (sempre che se ne abbiano) o con i propri clienti. Anche se da un certo punto di vista possono rappresentare anche una distrazione, è bene scegliere una piattaforma di comunicazione che aiuti a scambiare qualche chiacchiera - seppur virtuale - con altre persone. Il rischio di rinchiudersi all'interno del proprio mondo, creando una sorta di bolla attorno alla propria postazione lavorativa, è molto forte e va evitato a tutti i costi.
Fortunatamente, in questo caso, le opzioni non mancano. Le già citate Trello e ClickUp, ad esempio, integrano strumenti di messaggistica istantanea che consentono sia di divagare un po', sia di discutere con i propri colleghi dei progetti che si stanno portando avanti. In ambito lavorativo, ad esempio, è molto utilizzata Slack, che integra al proprio interno strumenti e applicativi per la condivisione di progetti, file e risorse di ogni genere. Altrimenti, le soluzioni sono quelle "classiche": Skype (utile anche per le videochiamate), WhatsApp, Telegram e Google Hangouts.
