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Tantissime persone ricorrono a Excel esclusivamente sul posto di lavoro, ma esistono tanti altri utilizzi alternativi per il programma Microsoft dedicato alla creazione e la gestione di fogli di calcolo: dal controllo del budget familiare all’organizzazione delle vacanze, senza dimenticare il monitoraggio del peso o di qualsiasi altra statistica più o meno complessa.
La prima cosa da fare è iniziare a distribuire correttamente le informazioni all’interno del foglio di calcolo all’interno di righe e colonne. Dopodiché è possibile nel merito della formattazione dei valori all’interno di ogni singola cella.
Infine è possibile sfruttare a pieno le potenzialità di Excel, per rendere il documento performante e dettagliato, ad esempio impostando dei filtri piuttosto che delle formule ad hoc.
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1. Come usare Excel per la gestione del budget familiare
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Uno degli utilizzi alternativi più quotati e diffusi di Excel ha a che fare con la gestione del budget familiare, ovvero di tutte quelle informazioni relative alle entrate e le uscite dei diversi componenti del nucleo.
La configurazione specifica di questo genere di foglio di calcolo varia di caso in caso, ma esistono comunque degli elementi strutturali fissi da cui è possibile partire: ad esempio la creazione di colonne dedicate al Tipo di spesa, a eventuali Dettagli, al Costo e alla Data. Con la possibilità di aggiungere una colonna extra dedicata alle spese ancora Da pagare.
Dopodiché è fondamentale assicurarsi che le singole celle siano formattate in maniera adeguata: alcune andranno impostate per contenere valori testuali, mentre altre avranno bisogno di impostazioni ad hoc, come ad esempio quella dedicata alla data.
Infine è possibile aggiungere unbox che aiuti a tenere conto Giorno corrente e i Giorni mancanti alla fine del mese. Così come è possibile aggiungere un ulteriore box dedicato al proprio Saldo, la Spesa totale e la Spesa da pagare. Ma anche a un calcolo del proprio Budget giornaliero e a eventuali Rimanenze.
A questo punto, dopo avere inserito le info all’interno delle celle base, è possibile iniziare a strutturare delle formule Excel che automatizzeranno alcuni passaggi, semplificando notevolmente il monitoraggio e la gestione quotidiana.
Una formula come quella che segue può indicare a Excel di contrassegnare automaticamente come Pagate tutte le spese caratterizzate da una data antecedente a quella odierna:
=SE([@Data]<$H$1,"PAGATO",[@Costo])Allo stesso modo, le formule di tipo SOMMA e di tipo SOMMA.SE possono aiutare all’aggiornamento in tempo reale delle voci dedicate alla Spesa totale e la Spesa da pagare.
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2. Come usare Excel per migliorare l’organizzazione delle vacanze
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Per molti utenti Excel è uno strumento fondamentalmente legato alla vita in ufficio: un presupposto che rende difficile pensarlo come tool in grado di dare una mano quando si parla di organizzazione delle vacanze.
Eppure proprio i fogli di calcolo possono rivelarsi l’alleato ideale di chiunque debba pianificare un viaggio più o meno complesso. Soprattutto nel caso in cui ci siano diversi elementi da tenere in considerazione e più opzioni tra cui scegliere.In questo senso un primo elemento da tenere in considerazione sono i Filtri Excel, che permettono di visualizzare rapidamente soltanto quei dati con proprietà e caratteristiche specifiche.
Ordinare e filtrare i dati può aiutare a ordinare voli diversi in base al loro prezzo o mete in base alla loro distanza rispetto a uno specifico punto di interesse. Ma anche di evidenziare quelle accommodation che rispettano esigenze specifiche del singolo: dalla presenza di una connessione Internet alla possibilità di ospitare animali domestici.
Come nel caso del budget familiare, anche in quello dell’organizzazione vacanze è possibile implementare il foglio di calcolo Excel con formule ad hoc, in base alle singole esigenze del caso. A partire dalle funzioni aritmetiche e il calcolo della media, fino ad arrivare a conversioni, operazioni legate a condizioni specifiche e altre formule avanzate.
Infine può essere utile considerare l’utilizzo dei colori come strumento integrato agli altri evidenziati fino a qui. Ad esempio è possibile associare diverse gradazioni di colore al livello di inquinamento di una meta, piuttosto che al consumo di carburante necessario per raggiungerla.
Ed è poi possibile associare i diversi codici colore a formule Excel piuttosto che filtri, in modo da ottimizzare al meglio le diverse informazioni contenute nel foglio di calcolo.
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3. Altri utilizzi alternativi di Excel
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I fogli di calcolo di Excel offrono un numero incalcolabile di possibilità di organizzazione delle informazioni al loro interno. Per questo motivo sono semplicemente perfetti per tante diverse tipologie di controllo e gestione: a partire dal monitoraggio del peso, fino ad arrivare a quello delle statistiche di una squadra di calcio.
Tutto parte ancora una volta dalla corretta formattazione di righe e tabelle. Nel caso del monitoraggio del peso è possibile creare colonne dedicate a Data, Peso e Obiettivo, che andranno poi formattate come tabella passando per il gruppo Stili della scheda Home. Senza dimenticare di spuntare la voce di nome La mia tabella ha intestazioni.
Dopo avere nominato la tabella appena creata, è possibile fare clic sulla scheda Inserisci e selezionare l’opzione di nome Grafico a linee. In questo modo Excel trasformerà automaticamente le info contenute nelle celle in un grafico, che potrà essere aggiornato, modificato e formattato a proprio piacimento.
L’impostazione per un foglio di calcolo dedicato al monitoraggio di altre statistiche varia in base alla quantità e la qualità dei dati che vogliono essere monitorati: nei casi più semplici sarà sufficiente ricorrere a righe e colonne; in quelli più complessi potrebbe essere necessario ricorrere a specifiche funzioni di Excel.
Nel caso di una squadra di calcio si potrebbero dedicare le diverse righe del foglio di calcolo ai giocatori di una qualsiasi rosa. Mentre le colonne potrebbero essere organizzate in gruppi e sottogruppi da dedicare a dati e statistiche specifiche.
Dalla posizione in campo al numero di presenze e il minutaggio complessivo, alla quantità di gol realizzati o di cartellini ricevuti. Senza perdere di vista i dati incrociati, come ad esempio la quantità di reti fatte o subite in concomitanza con la presenza in campo.Per saperne di più: Cos'è Excel e come usare i fogli di calcolo online
