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Il time management, o capacità di gestire il tempo, è un’abilità che consiste nel saper pianificare e organizzare le attività da svolgere con lo scopo di aumentare l’efficienza e la produttività, tenendo conto di priorità, scadenze e orari. È una soft skills che si sviluppa con il tempo, grazie all’allenamento e all’applicazione di tecniche e strumenti.
Nel mondo del lavoro il time management è competenza trasversale estremamente richiesta e ricercata, che rientra nel self empowerment. Si tratta di una skill che ha effetti positivi anche nella vita, perché ha come diretta conseguenza una diminuzione dello stress e una migliore gestione della quotidianità.
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1. Tempo e Psicologia
Quando si parla di time management si fa riferimento al concetto di tempo. Definire cosa sia non è affatto facile, perché la sua percezione è altamente soggettiva, cambia da individuo a individuo e viene declinato in maniera differente a seconda della disciplina che se ne occupa.
In psicologia, il tempo scandisce le fasi della vita ed è inteso anche come memoria del passato. In questo ambito tal concetto è estremamente importante. Il modo in cui ci rapporta al tempo ha infatti forte conseguenze sullo stile di vita e sul benessere personale.
Ogni singolo individuo ha, nei confronti del tempo, un approccio strettamente personale e ciò guida i suoi comportamenti e le sue decisioni. La sua percezione cambia il modo in cui si affronta il time management e risente di diversi fattori, come l’età, il background culturale, le esperienze di vita e le emozioni.
La gestione del tempo, infatti, presuppone come capacità primaria quella di conoscere i propri ritmi, capire quali limiti personali non si possono superare per non porsi in una condizione di stress e di sovraccarico e, di conseguenza, stabilire solo obiettivi effettivamente raggiungibili.
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2. Metodo delle 5 S
Per gestire il tempo nel migliore dei modi possono essere applicate delle tecniche che aumentano la produttività, favoriscono la concentrazione e riducono la naturale tendenza alla procrastinazione. Tra quelle più utilizzate c’è il metodo delle 5 S, definito anche Metodo Toyota o Visual Workplace Management.
Le 5 S derivano dalle parole giapponesi Seiri (separare), Seiton (riordinare), Seiso (pulire), Seiketsu (standardizzare) e Shitsuke (diffondere). È una metodologia che si applica principalmente in ambito industriale ma che, adattandola, può essere utile in qualsiasi campo lavorativo e nella vita quotidiana. Consiste in:
- Seiri, separare: dividere ciò che è utile da ciò che, invece, non è importante
- Seiton, riordinare: mettere in ordine e organizzare tutto ciò che è utile
- Seiso, pulire: mantenere l’ambiente in ordine
- Seiketsu, standardizzare: individuare metodologie da riutilizzare
- Shitsuke, diffondere: utilizzare questo modo di pensare e agire a tutte le attività.
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3. Metodo GDT
Il metodo GDT (Getting Things Done), teorizzato da D. Allen, viene ampliamente utilizzato nelle aziende, soprattutto da chi ricopre incarichi di responsabilità. Consiste, in primis, nel raccogliere ed individuare tutti gli impegni che devono essere svolti. Il passo successivo è quello di esaminare attentamente tutti i compiti da svolgere, stabilendone la priorità.
A questo punto si passa alla fase dell’organizzazione, creando una lista di tutte le attività da svolgere, individuando tutti i passaggi da compiere. Segue il momento del fare e, infine, quello del rivedere tutto il processo per controllare se è necessario rivedere alcuni criteri utilizzati.
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4. Metodi di gestione dello Stress
Lo stress ha forti ripercussioni sui processi lavorativi e sul modo di svolgere e portare a termine i propri compiti. Apprendere metodi di gestione dello stress è estremamente utile per poter affrontare le situazioni quotidiane e professionali con la calma e la concentrazione necessaria.
Per avere meno stress si possono svolgere attività che consentono di scaricare la tensione, come fare sport. Bene anche l’imparare tecniche di meditazione, imparare a tenere sotto controllo la respirazione e lavorare sulla propria autostima.
Una corretta gestione del tempo ha effetti sulla gestione dello stress. Riuscire a pianificare efficacemente le proprie attività, evitando sovraccarichi e un accumulo di compiti difficili da portare a termine entro le scadenze previste, riduce in maniera netta l’ansia e la pressione.
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5. Come essere efficiente
Per essere efficienti è bene mantenere sempre alta la concentrazione. Per farlo si possono usare diverse tecniche che aiutano a non distrarsi durante lo svolgimento dei compiti. Tra queste vi è quella del pomodoro, che consiste nel suddividere le azioni da svolgere in sezioni da 25 minuti, a cui seguono 5 minuti di pausa.
Per recuperare le energie è un’ottima idea anche quello di dedicarsi dei momenti tutti per sé come fare sport, passeggiate in spazi aperti e coltivare hobby e passioni. Questo permetterà di dedicarsi all’attività lavorativa con la giusta carica.
Eliminare le distrazioni e concentrarsi sulle priorità, lavorare in squadra per dividersi le mansioni, evitare di procrastinare, sviluppare un pensiero critico e capacità di problem solving, inoltre, aumentano la produttività e il livello delle performance.
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6. Accorgimenti vari
Individuare le priorità e le urgenze, definire i propri obiettivi e avere sempre un approccio creativo e propositivo sono i punti di partenza per svolgere compiti e mansioni gestendo il tempo in modo ottimale. Per evitare il sovraccarico di attività da svolgere e lo stress è inoltre bene imparare a delegare a terze persone in modo efficace, individuando, tra i propri collaboratori o tra i professionisti esterni, chi può raggiungere l’obiettivo che ci si è posti.
Mantenere alta l’attenzione nello svolgimento dei compiti più importanti è essenziale, ma è bene anche essere multitasking, gestendo le attività complementari contemporaneamente e riducendo, così, il tempo necessario per portare a termine tutte le tasks pianificate.
Un accorgimento importante è quello di programmare in anticipo ciò che deve essere fatto quotidianamente, settimanalmente o mensilmente per avere un quadro completo di tutti gli impegni da affrontare a breve a lungo termine. Ciò consentirà di essere in grado di capire velocemente come distribuire eventuali nuove attività e imprevisti.
Per saperne di più: Che cos'è il self empowerment
