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Vite sempre più frenetiche e piene di impegni professionali e personali richiedono una forte capacità di Time Management e Self Empowerement.
Si tratta, infatti, di una delle soft skills più richieste nel mondo del lavoro e che si rivela essenziale per poter vivere diminuendo i livelli di stress e di ansia. Nel tempo, così, sono stati sviluppati numerosi metodi per poter gestire il tempo in maniera efficace, aumentare la produttività e avere meno stress. Tra questi, vi è la regola dei due minuti.
Quando si ha una grande mole di compiti da portare a termine, da mansioni da svolgere e di impegni che affollano la giornata, è difficile riuscire a stabilire le giuste priorità e un ordine di esecuzione.
Bisogna, inoltre, fare i conti anche con la naturale tendenza a procrastinare, che porta a rimandare le attività fino a determinare un calo della produttività e dell’efficienza.
La regola dei due minuti serve proprio a ciò: a ridurre la difficoltà ad individuare le azioni a cui dare la precedenza e ad evitare di rimandare ciò che può essere svolto immediatamente e velocemente, eliminando immediatamente delle tasks dalla propria to do list.
Time Management: in cosa consiste la regola dei due minuti
La regola dei due minuti è stata ideata David Allen, coach di top manager e di diverse multinazionali, è un esperto di tecniche per la gestione del tempo. È autore di libri sul time management, tra cui ‘Detto fatto’ (in lingua originale Getting Things Done) da cui deriva il metodo GTD, basato sull’idea che le persone abbiano la necessità di eliminare dalla mente il bisogno di ricordare compiti e appuntamenti. Si tratta di una efficace tecnica di Self Empowerment.
Tra i principi di questo metodo, vi è la regola dei due minuti, utile soprattutto a gestire le incombenze e gli imprevisti quotidiani e a non lasciare che questi causino stress o perdita di produttività.
Lo scopo è quello di eliminare dalla lista delle cose da fare tutto ciò che può essere svolto in breve tempo.
L’idea proposta da David Allen, e seguita da un gran numero di individui in tutto il mondo, è quindi quella di portare immediatamente a termine le azioni che possono essere compiute in due minuti: rispondere alle mail, fare chiamate, compilare dei moduli, etc.
Il motivo è presto spiegato: il tempo utilizzato per pianificare l’azione, incastrarla con gli altri impegni della giornata valutandone la priorità è nettamente superiore a quello che si compie svolgendola immediatamente. Ciò avrà risvolti positivi anche sul fronte motivazionale. Eliminare subito un’attività dalla propria lista delle cose da fare produrrà un senso di benessere, produttività e di efficienza.
Se all’apparenza è una regola di facile applicazione, nella realtà è più complesso capire quando è possibile utilizzarla.
Un’azione che può essere, infatti, può però richiedere passaggi che portano via ulteriore tempo, facendo diminuire la concentrazione dell’individuo e distraendolo da ciò che già stava facendo.
Per applicare la regola dei due minuti, quindi, ci vuole grande consapevolezza delle proprie capacità. Solo sapendo con certezza quanto tempo ci si impiega per portare a termine un determinato compito si può scegliere se applicare questo metodo senza timore che questa abbia effetti negativi.
Time Management: tecniche e suggerimenti
David Allen, oltre alla regola dei due minuti, ha sviluppato anche altri principi che possono aiutare a migliorare la propria gestione del tempo e per portare gli individui ad avere una mente libera, rilassata e reattiva agli stimoli derivanti dall’esterno.
Uno dei suggerimenti è quello di individuare il metodo organizzativo più utile e più efficace per sé stessi e per il proprio stile di vita. L’utilizzo di un’agenda tradizionale o di un bullet journal, di post it o di to do list, se risulta funzionale, può essere applicato a tutte le attività.
Può risultare particolarmente vantaggioso, inoltre, raggruppare le azioni da compiere non per progetti o ambiti, ma distinguendole per come e dove devono essere svolte. Ad esempio, in un gruppo possono essere inserite tutte le attività da fare con il computer o quelle da svolgere in casa. Ciò consentirà di organizzare un flusso di lavoro continuativo che non porta via tempo per via di spostamenti o cambi di strumenti di lavoro.
In base allo stesso principio, è inutile distinguere, secondo David Allen, tra azioni private ed azioni lavorative, poiché porta solo a complicare il sistema organizzativo. Infine, è sempre bene fare una revisione settimanale di tutto ciò che si è fatto, di ciò che non si è riuscito a fare e che deve essere rimandato.
Ciò permette anche di acquisire una maggiore consapevolezza sulle proprie capacità e ad apprendere lezioni per migliorare l’abilità di time management.
Quelli ideati da David Allen sono suggerimenti utilizzati degli individui di tutto il mondo, ma che hanno anche ricevuto delle critiche. La gestione del tempo può diventare molto soggettiva e ciò che risulta utile per alcuni individui, può non andar bene per altri. Per questo, negli anni, sono state sviluppate tantissime tecniche, regole e metodi.
Tra questi spicca senza ombra di dubbio la matrice di Eisenhower, che ha l’obiettivo di individuare immediatamente quali sono le azioni da compiere con urgenza e che hanno un’importanza elevata, organizzandoli efficacemente in quattro quadranti. Vi è, poi, la tecnica del pomodoro che ha, invece, lo scopo di favorire una gestione del tempo che permetta dei tempi di recupero della concentrazione e delle energie attraverso una suddivisione del lavoro ad intervalli.
La regola dei due minuti, la matrice di Eisenhower, i suggerimenti di David Allen e la tecnica del pomodoro possono rivelarsi utili a tutti gli individui che vogliono migliorare nel time management. Saper scegliere quale utilizzare o imparare a mixarli è frutto di una consapevolezza che si sviluppa solo conoscendo sé stessi e con un percorso di crescita personale.
Per saperne di più: Che cos'è il self empowerment
