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Nonostante sia un’azione sottovalutata, creare liste può essere molto utile nella gestione del proprio lavoro, degli impegni personali e, più in generale, del proprio tempo.
Scrivendo nero su bianco tutto quello che si deve fare si riesce a visualizzare in maniera più nitida gli impegni che sono stati presi e le priorità che si dovrebbero assecondare. Lasciando tutto nella propria mente, presi da una moltitudine di cose da fare, la possibilità che qualcosa sfugga alla propria attenzione è molto alta.
La lista, nel time management, diventa quindi un importante strumento di pianificazione e programmazione, ma in parte anche di scrittura. La lista obbliga infatti ad appuntare i task in modo sintetico e veloce, un esercizio che obbliga ad essere riassuntivi e ottenere la massima efficacia.
Si mantiene solo l’informazione essenziale, eliminando tutto il rumore di sottofondo che magari non permetteva nemmeno di concentrarsi sulle azioni davvero importanti da intraprendere.
Si possono utilizzare le liste in qualsiasi ambito della vita, dalla pianificazione di uno specifico progetto ai compiti da svolgere in un determinato contesto, dalle incombenze della vita quotidiana come la spesa e le faccende domestiche alle liste personali fatte di sogni, desideri e speranze.
Le sei liste antiansia
Nel mondo del lavoro, le liste aiutano a superare la paura di dimenticare qualcosa o possono aiutare a superare l’ansia degli impegni da affrontare. Ecco le sei liste che permettono di impostare subito il proprio lavoro e riprendere in mano il controllo del proprio tempo.
La lista dei progetti
La prima lista antiansia per il time management è la lista dei progetti. In questa lista si raccolgono tutti i progetti che si stanno seguendo in questo particolare momento. Se non si è sicuri di cosa si può definire ‘progetto’, il consiglio è di rifarsi alla definizione di David Allen: un progetto è qualsiasi risultato che richiede più di un’attività per essere raggiunto.
In questo caso non c’è distinzione tra progetti personali e privati, possono essere inseriti entrambi. Ma se si vuole ottenere una lista dedicata soltanto all’ambito lavorativo, sarà bene crearne due diverse.
Con la lista dei progetti si potrà avere un colpo d’occhio generale di tutte le azioni a cui bisogna dare considerazione.
Attenzione alla descrizione dei task, che in questa lista non ha necessità di esistere. Basterà infatti annotare solo i nomi dei progetti e riesaminarli una volta alla settimana per capire come si sta procedendo e come programmare le azioni successive.
La waiting list
La waitinglist riunirà tutto quello che si sta aspettando. Ci sono azioni che sono compito di persone terze da cui magari si deve dipendere per completare un’azione. Che sia una risposta, un pagamento, un feedback, se non si deve fare in prima persona è più probabile che sfugga alla memoria.
Non bisogna applicarsi attivamente alle azioni di questa lista, ma controllarle una volta a settimana circa per constatare se bisogna avviare un sollecito o meno.
Si può considerare una lista di controllo per quello che si sta attendendo.
Lista delegati
Anche in questo caso non bisogna prestare troppa attenzione a questa lista perché le azioni non dipendono da chi la compila. Qui si annoteranno tutte le azioni che sono state delegate a diversi colleghi e di cui si stanno aspettando i risultati per procedere con il lavoro o completare un progetto.
Un consiglio pratico: scrivere il nome della persona prima dell’azione che è stata affidata, in modo tale da avere subito a disposizione un elenco delle persone a cui rivolgersi.
Se si è deciso di affidare più compiti alla stessa persona, basterà scrivere il nome di quel collega e annotare accanto tutte le azioni che ha in affido. Una lista all’interno della lista.
Lista ‘non adesso’
Capita moltissime volte di trovare cose interessanti da fare, ma essere in dubbio se iniziarle o meno perché il momento non è dei migliori, non si hanno risorse economiche da dedicare o perché non vi si può dedicare il giusto tempo.
Si possono lasciare in questa lista tutte quelle cose che si decide di mettere in stand-by. Dal corso di cucina al corso di cucito, alle lezioni di tennis.
Avendo questa lista sempre a disposizione si potrà consultare periodicamente e, magari, scoprire che è arrivato il momento di poter intraprendere una delle voci della lista.
Non bisogna però lasciare la lista così com’è per troppo tempo, e non bisogna nemmeno aggiungere punti all’infinito. Dopo un paio di mesi dall’ingresso di una nuova voce, bisogna decidere se attuarla o eliminarla.
Lista Checklist
La checklist è una lista molto specifica e dettagliata: qui si devono elencare tutte le procedure di routine, in ordine sequenziale. Basta pensare ad un’azione che si fa abitualmente e che necessita di diversi passaggi. Scriverli tutti per iscritto in una lista aiuta ad alleggerire il cervello da tutte le informazioni che deve ricordarsi per portare a termine il lavoro in modo soddisfacente.
Trascrivendo tutto in una checklist non si avrà più paura di dimenticare qualche passaggio.
Le liste ‘persona’
Capita spesso di trovare un’informazione o avere un’idea che potrebbe interessare qualcuno che si conosce. Puntualmente, quando si incontra quella persona, non si riesce mai a ricordare cosa gli si volesse dire. Ecco, la lista persona evita che questo succeda. In questo modo non ci si perderà nulla e la conversazione potrà continuare senza vuoti di memoria.
Gli strumenti per ottenere liste efficienti
Oltre a creare queste liste, per ottenere un empowerment gestionale efficiente si possono utilizzare diversi strumenti. Tra i più utilizzati Toggl, uno strumento di tracciamento che consente di registrare come si utilizza il proprio tempo.
Alleato di ogni lavoratore, Google Calendar è un calendario digitale che si può condividere con tutti i colleghi e gli esterni. Compatibile con tutti i dispositivi, è essenziale per creare riunioni e segnare appuntamenti. Se però si ha bisogno che i propri clienti possano prendere appuntamenti in base alle disponibilità segnalate, si può optare per Calendly.
Infine, se si vuole dare un boost alla propria concentrazione, Tomighty è l’app giusta. Scaricabile su desktop, con la tecnica del pomodoro aiuta a focalizzarsi su un compito alla volta.
Per saperne di più: Una guida pratica al Time Management
