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Saper gestire il tempo è una dote preziosa che permette di raggiungere tutti gli obiettivi che ci si è prefissati e di ridurre lo stress e l’affaticamento e aumentare i livelli di creatività e produttività. Il Time Management è una delle soft skill più ricercate nel mondo del lavoro e dagli esperti di risorse umane, poiché garantisce performance elevate e risultati migliori.
Imparare a pianificare gli impegni e a portare a termine compiti e assegnazioni nei tempi prestabiliti è possibile con una puntuale organizzazione di orari, priorità e scadenze.
Con competenze, strumenti e tecniche si può giungere ad un controllo totale del proprio tempo che avrà conseguenze positive sia in ambito lavorativo, con un miglioramento della propria reputazione professionale e la possibilità di accedere ad opportunità di avanzamento, che nella vita quotidiana.
Time Management: un aspetto del Self Empowerment
Il Self Empowerment è la capacità di affrontare ogni situazione della vita e lavorativa con flessibilità, avendo consapevolezza delle proprie potenzialità, delle proprie capacità e dei propri limiti. Significa saper stabilire degli obiettivi concreti e immaginare chiaramente la strada da percorrere per raggiungerli.
Questa soft skills è fortemente richiesta nel mondo del lavoro, perché determina un atteggiamento proattivo e positivo rispetto alle mansioni da svolgere e ai compiti da portare a termine. Ne consegue, così, un miglioramento del rendimento che ha effetti positivi sull’intera azienda e sui colleghi.
La piena consapevolezza nelle proprie capacità e il senso di responsabilità influiscono anche sulla capacità di Time Management degli individui. Conoscere i propri limiti e i propri punti di forza porta ad una efficace pianificazione. La fiducia in sé stessi, inoltre, permette di avere meno stress nei momenti di difficoltà e pressione, evitando rallentamenti, ritardi o blocchi nel flusso di lavoro.
Gestire il Tempo: una questione di organizzazione
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Saper gestire il tempo è principalmente una questione di organizzazione. Bisogna imparare ad analizzare ogni singolo aspetto del lavoro, ad individuare le priorità, a capire quanto tempo debba essere dedicato ad ogni attività e, soprattutto, eliminare o delegare tutto ciò che è superfluo. In poche parole, è opportuno pianificare in anticipo.
Avere un elenco di cose da fare e stabilire per ognuna il tempo massimo da impiegare per eseguirle è un buon modo per migliorare il controllo del tempo e la propria produttività, senza dimenticare scadenze o task.
Servirà anche per imparare a conoscere i propri livelli di concentrazione e per capire quando è necessario inserire delle pause per ricaricare le energie.
Ci sono dei software che aiutano le aziende nella gestione del tempo. Si tratta di applicazioni e piattaforme facilmente trovabili sul web, sia gratuite che a pagamento, che hanno l’obiettivo di controllare, monitorare e valutare tutti i processi lavorativi, dando un’indicazione sulle aree critiche su cui intervenire per sfruttare al meglio le risorse.
Time Management: una leva per limitare lo Stress
Organizzare il proprio tempo e le proprie attività ha come conseguenza diretta quella di una netta riduzione dello stress. Innanzitutto, evita la procrastinazione, allenta la tensione e diminuisce l’ansia di dover svolgere tanti compiti in un lasso di tempo limitato, con il rischio di non riuscire a portare tutto a termine.
Riuscire a controllare il tempo vuol dire anche ritagliarsi dei momenti da dedicare solo a sé stessi, per ricaricare le energie e per riposarsi e affrontare le attività quotidiane con il massimo dell’energia e della concentrazione.
I segreti del Time Management: efficienza e creatività
Utilizzare tecniche di organizzazione del tempo, avere un atteggiamento positivo e propositivo, una grande flessibilità e la tendenza ad approcciarsi ai problemi in maniera creativa sono i segreti per riuscire a raggiungere ottimi risultati in ambito lavorativo.
Essere dotato tra le proprie soft skills il time management, svilupparlo tenendosi in allentamento e dimostrare di possedere questa capacità permette di accedere ad importanti opportunità lavorative e di carriera. Più si ha il controllo del proprio tempo, infatti, più aumenta l’efficienza.
Una buona abitudine per migliorare la gestione del tempo è quella di classificare le attività in base al loro grado di importanza.
Nella categoria A vanno inserite quelle più importanti e da portare a termine con urgenza, nella B quelle importanti, ma non urgenti, e nella C quelle meno importanti. Si avrà ben chiaro, così, quali compiti svolgere per primi e quali, invece, lasciare in fondo alla propria lista delle cose da fare.
La tecnica del pomodoro ha come obiettivo quello di contrastare la tendenza a procrastinare e aiuta a tenere alta la concentrazione durante lo svolgimento dei compiti. Ogni attività viene divisa in tante sequenze temporali. Al termine di ogni sequenza, che dura 25 minuti, ci si può concedere una breve pausa di 5 minuti per permettere al cervello di recuperare le energie.
La matrice di Eisenhower è un’altra tecnica particolarmente efficace e ampiamente utilizzata da chi vuole migliorare la gestione del proprio tempo. L’obiettivo è quello di individuare quali sono le attività veramente urgenti da portare a termine quanto prima e quali quelle meno importanti.
Capire immediatamente in quale categoria rientrino le varie attività non è sempre facile.
A volte non si ha la consapevolezza di quali siano le tasks da affrontare con la massima priorità. La matrice di Eisenhower si rivela in questo di grande aiuto. Si suddivide in quattro quadranti: all’interno del primo va inserito tutto ciò che non può essere rimandato, nel secondo tutto ciò che è importante, ma non urgente, nel terzo i compiti non importanti, ma urgenti e nel quarto tutto ciò che è superfluo.
Alla fine della compilazione della matrice, si avrà un quadro ben chiaro di come pianificare le varie attività. Capire come essere efficiente grazie ad una migliore gestione del tempo e avere un approccio creativo e propositivo sono gli elementi chiave che possono dare una svolta alla propria vita lavorativa e quotidiana.
Allenare la propria capacità di time management è, quindi, un ottimo modo per aumentare la probabilità di raggiungere obiettivi personali e professionali.
Per saperne di più: Che cos'è il self empowerment
