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Avere capacità di time management è importante in un mondo del lavoro estremamente competitivo e complesso, che richiede attenzione e concentrazione costante e che è costituito da stimoli continui. In questo contesto può essere molto facile perdere il controllo del tempo, slittare le scadenze e non portare a termine la lista di attività da eseguire, con un conseguente calo della produttività e delle proprie performance.
Per evitare di non rispettare le scadenze che ci si è posti, è importante sviluppare e migliorare il time management, capire come gestire il proprio tempo e come concentrarsi su ciò che è veramente importante. Ciò porterà dei vantaggi anche in eventuali selezioni lavorative e aprirà a nuove possibilità di avanzamento di carriera.
Ma come fare per allenare il time management e ottenere migliori risultati? Occorre migliorare il processo decisionale che porta a determinare come suddividere il proprio tempo, quali attività svolgere e come eseguirle con la massima concentrazione.
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1. Time Management, le qualità da avere per poter migliorare la skills
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Per poter migliorare la propria abilità nel time management bisogna possedere delle qualità essenziali. È necessario avere consapevolezza, non solo del tempo a disposizione, ma anche delle proprie capacità, in modo da poter fare piani e progetti che possono essere realisticamente portati a termine entro i tempi stabili.
È importante capire che il tempo è una risorsa limitata e che deve essere ben gestito per non rischiare di non completare le proprie task.
Occorre essere in grado di programmare e organizzare le proprie attività, individuando gli obiettivi che si vogliono raggiungere, pianificando le varie attività nel breve, medio e lungo periodo, mettendo in conto che potrebbero presentarsi degli imprevisti. Si devono avere a disposizione risorse, intese come tempo e denaro, per affrontarli senza andare ad influire negativamente sull’andamento dei progetti o senza mettere a rischio il risultato finale.
Essere flessibili e avere spirito di adattamento è essenziale per essere in grado di rivedere i propri piani e apportare cambiamenti anche significativi nel momento in cui ci si rende conto di problemi o ritardi che potrebbero portare al non raggiungimento degli obiettivi finali.
Tutte le competenze influiscono allo stesso modo nelle prestazioni di gestione del tempo, ma la consapevolezza è, probabilmente, quella più difficile da sviluppare, perché deriva dall’esperienza e da una profonda conoscenza di se stessi.
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2. Evitare il multitasking e acquisire consapevolezza per un miglior time management
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La prima cosa da fare per avere una migliore abilità nel time management è rinunciare al multitasking, che per lungo tempo è stata una skills richiesta a molti lavoratori. In realtà, i suoi effetti sono estremamente negativi sulla gestione del tempo perché non consente di concentrarsi veramente su una sola attività e terminarla nel modo migliore possibile e di avere consapevolezza del tempo necessario per concludere ciò che si è prefissati.
La consapevolezza del proprio livello di time management deve essere costruita pian piano, mettendosi alla prova e monitorando le proprie performance. Si possono chiedere ed ottenere feedback ai propri superiori o ai colleghi per poter individuare i propri punti di forza e quelli di debolezza.
Ciò consentirà di lavorare in modo da modificarei comportamenti che hanno degli effetti negativi sulla gestione del tempo e sulle proprie performance e rafforzare quelli positivi.
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3. Attività da svolgere quotidianamente per migliorare la capacità di time management
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Per migliorare il proprio lavoro e gestire meglio e tempo si possono seguire quotidianamente alcune attività. L’obiettivo non è solo quello di velocizzare l’esecuzione delle task, ma anche di portarle a termine eseguendole nel modo corretto, senza errori e con concentrazione.
È importante individuare il momento in cui si hanno le migliori prestazioni. Si potrebbe trattare delle prime ore del mattino o nel pomeriggio, nei primi giorni della settimana o quelli che precedono il weekend. In ogni caso, è bene individuare le fasce in cui si lavora meglio e in cui si è più produttivi per svolgere le attività che richiedono maggiore attenzione.
Dopo aver terminato un progetto o un compito, è bene prendersi un momento per valutare quanto tempo ci è voluto per portarlo a termine e quanto, inizialmente, si pensava sarebbe stato necessario.
Dare sempre la priorità alle attività più importanti, agli obblighi a cui si deve adempiere. È consigliabile fare una lista di cose da fare, dividendole per quelle che hanno la massima priorità, quelle che possono essere rimandate e quelle a cui si può rinunciare o possono essere delegate.
È necessario saper riconoscere quali sono le attività importanti, che hanno conseguenze significative sul progetto o sul proprio lavoro, e quali sono quelle urgenti, che richiedono un intervento immediato. Quest’ultime dovrebbero essere svolte il prima possibile.
Usare calendari, applicazioni per la pianificazione e l’organizzazione o agende cartacee può essere di grande aiuto per poter tenere sotto controllo appuntamenti, incontri e date di scadenza. Per poter mantenere prestazioni sempre elevate è opportuno prevedere del tempo per se stessi, per ricaricare le energie e per coltivare i propri interessi e hobby.
Per migliorare la propria gestione del tempo e aumentare la concentrazione si possono utilizzare alcune tecniche, come quella del pomodoro, che prevedono sessioni di lavoro intenso (tra i 15 e i 30 minuti), intervallati da brevi pause. È un modo per evitare la procrastinazione.
Per saperne di più: Cos'è il Self Empowerment Personale
