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Il Project Management è un’attività complessa che richiede, da parte del project manager, il controllo dei progetti sotto ogni punto di vista. Si inizia dalla pianificazione, con l’individuazione delle risorse necessarie per raggiungere specifici obiettivi, e si arriva alla conclusione delle attività e della valutazione delle stesse.
Gestire un progetto significa guidare tutte le attività di back e front office, fare analisi, progettazione, programmazione e monitorare l’intera realizzazione dell’attività prestabilite.
Il project manager deve possedere conoscenze e competenze ampie, che fanno riferimento a diverse discipline. Per poter portare i suoi compiti a termine può servirsi di utili tecniche che migliorano le performance e riducono il carico di stress. Tra queste vi è la milestone planning, che viene utilizzata per organizzare il lavoro in tappe.
Project Management e Milestone Planning
Milestone Planning è una tecnica che può essere applicata nella gestione dei progetti. Consiste nel pianificare l’intero flusso di lavoro suddividendolo in piccole tappe. Le milestones, le pietre miliari, indicano dei punti di controllo, decisionali o critici o dei traguardi intermedi da raggiungere. Si tratta di attività che generalmente hanno durata zero, ma che sono indicative ed essenziali per schedulare il progetto.
Nella pianificazione e programmazione, il project manager evidenzia le milestones in maniera diversa. Le pietre miliari possono rappresentare degli eventi importanti, come la firma di un contratto, l’inaugurazione di un locale o di una attività o la data in cui i pagamenti ai fornitori vengono effettuati.
Le milestones devono essere specifiche nelle loro finalità, misurabili e verificabili, raggiungibili con le risorse disponibili e nei tempi stabiliti, significative per il progetto e tracciabili nel tempo. Le pietre miliari devono prevedere un set di attività che possono essere assegnate ad un responsabile e devono susseguirsi in maniera lineare e progressiva.
Nell’intero ciclo di vita di un progetto possono essere presenti diverse milestones: il loro numero si stabilisce durante la fase di pianificazione.
Trattandosi di momenti chiave dello sviluppo del progetto, man mano che ci si avvicina alla realizzazione di una milestone sempre più stakeholder vengono coinvolti e prestano attenzione ai risultati che si stanno ottenendo.
Applicando la tecnica milestone, ci si concentra sulla realizzazione degli eventi che rappresentano la conclusione delle singole fasi del progetto. La pianificazione, pertanto, deve essere fatta con precisione e senza errori di valutazione sulle tempistiche e sulle risorse necessarie.
La trasparenza è alla base dell’intero flusso di lavoro. Ogni membro della squadra di lavoro deve essere a conoscenza degli obiettivi da raggiungere alla fine di ogni tappa e comprendere la reale importanza di ogni pietra miliare.
La tecnica milestone: come applicarla al project management
Pianificare un progetto con la milestone planning apporterà grandi vantaggi. Il project manager e tutti i lavoratori saranno pienamente consapevoli dell’intero flusso di lavoro e degli obiettivi da raggiungere. Per far sì che non si vada incontro a problematiche ed imprevisti difficili da superare occorre un’attenta programmazione che tenga conto di diversi elementi.
Le milestones devono essere individuate con precisione. Selezionare quelle corrette permetterà di stabilire i tempi in cui i micro-obiettivi devono essere raggiunti, scandendo il ritmo dell’intero progetto. Le pietre miliari avranno funzione di indicatori: se raggiunte nel tempo prefissato indicheranno che il lavoro sta procedendo nel migliore dei modi o se è necessario intervenire con aggiustamenti e modifiche.
La comunicazione è essenziale. Tutte le informazioni riguardanti le pietre miliari devono essere condivise con i vertici, con l’intera squadra di lavoro e con tutte le parti che possono avere interessi nel progetto. Può essere utile gestire tutte i dati e i documenti attraverso dei software in cloud che permettono la condivisione con più persone.
Ogni volta che si raggiunge un obiettivo, bisogna rivedere ciò che si è fatto, tenere traccia delle attività da svolgere, misurare i progressi del team ed elaborare dei report da fornire agli stakeholder che ne hanno necessità. Il momento della valutazione permette di individuare gli errori da non ripetere e trarre importanti lezioni.
Milestone di progetto e Diagramma di Gantt: come utilizzarlo
Per mostrare graficamente il flusso di lavoro programmato, si possono creare degli schemi in cui vengono collocate ed evidenziate tutte le singole milestone da raggiungere. Uno degli strumenti più utili e diffusi nell’ambito del project management per rappresentare il cronoprogramma è il diagramma di Gantt, così chiamato in onore del suo ideatore, l'ingegnere Henry Laurence Gantt.
Il diagramma mostra graficamente l’intero arco temporale del progetto. La squadra di lavoro può utilizzarlo per controllare il flusso, comprendere le priorità, individuare le mansioni che vanno portate a termine e le scadenze fissate.
Nel project management è opportuno che ogni membro della squadra sia a conoscenza di priorità e scadenze stabilite: il diagramma di Gantt è un supporto per la gestione del team e la condivisione delle informazioni sulle attività da svolgere.
Si costruisce su un asse orizzontale, in cui viene inserita la sequenza in cui i compiti devono essere portati a termine, e su un asse verticale, in cui sono presenti tutte le attività che devono essere svolte. Per ogni singola mansione viene indicata una data di conclusione ed eventuali scostamenti possibili. Le milestones possono essere inserite nel diagramma di Gantt utilizzando un’icona a diamante, che ne sottolinea l’importanza.
Per saperne di più: Chi è e che cosa fa il Project Manager
