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Prendere decisioni è una mansione di rilevante importanza, che fa parte del processo manageriale, ma non solo. Chiunque, quotidianamente, nell’ambito lavorativo si trova a fare delle piccole o grandi scelte, che coinvolgono più persone e che richiedono l’investimento di risorse. Prendere le scelte giuste è importante per evitare perdite e per massimizzare la propria produttività. Per farlo si possono utilizzare degli strumenti digitali, come le bacheche virtuali o le lavagne interattive, che consentono di organizzare, condividere e avere a portata di mano tutte le informazioni di cui si ha bisogno.
Tali strumenti facilitano i processi decisionali che sono, solitamente, molto lunghi e complessi, indipendentemente dalle questioni trattate (amministrative, strategiche, di business o altro), poiché consentono la raccolta di informazioni e dati da parte di chi si occupa di project management, la collaborazione in tempo reale con altri membri del team, la pianificazione, di fare brainstorming da remoto e di lavorare ai progetti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Si tratta, più precisamente, di applicazioni, software e tool a cui si può accedere gratuitamente e sottoscrivendo abbonamenti che danno accesso a delle funzionalità avanzate.
Vantaggi di utilizzare gli strumenti digitali per i processi decisionali
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Utilizzare gli strumenti offerti dal web durante i processi decisionali e, più in generale, nell’organizzazione di lavori e progetti, comporta degli importanti vantaggi che consentono di raggiungere gli obiettivi che ci si è prefissati più facilmente.
Primo importante vantaggio consiste nella condivisione delle informazioni. La maggior parte dei tool digitali permette la collaborazione tra più persone, la diffusione delle idee, e la condivisione dei dati. Il lavoro è trasparente ed è facile individuare errori, difficoltà e opportunità da cogliere.
Il lavoro diventa più rapido, poiché più dipendenti possono lavorare contemporaneamente allo stesso progetto aggiornando le informazioni in tempo reale e confrontandosi con i colleghi in qualsiasi momento
Attraverso le lavagne interattive e le bacheche virtuali è più semplice raccogliere informazioni pertinenti e utili e identificare tutte le alternative di azione. Le attività di possono pianificare in maniera precisa e l’andamento dei processi può essere monitorato e controllato. Ciò consente al project manager di intervenire rapidamente qualora non si stiano ottenendo i risultati sperati.
Grazie alla presenza di dati e informazioni di qualità e alla trasparenza dei processi decisionali, si riduce l’incertezza.
Bacheche virtuali, come utilizzare gli aggregatori di appunti, risorse, dati e informazioni
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Le bacheche virtuali sono utili poiché permettono di aggregare appunti, documenti, risorse, dati, informazioni e tutto ciò di cui c’è bisogno per organizzare in maniera efficiente un team e per poter prendere una decisione consapevole.
Sul web esistono diverse soluzioni. Una delle più apprezzate è Padlet, un tool che consente di creare delle bacheche ordinate ed esteticamente piacevoli per organizzare e presentare progetti. Si possono realizzare, tra gli altri contenuti, delle mappe, bacheca Kanban, timeline, portfolio, organigrammi, presentazioni, album fotografici, news feed e playlist video.
Alle pagine si possono aggiungere testi, video, immagini e molto altro. I contenuti si possono allineare automaticamente, si possono aggiungere pulsanti, sfondi, scegliere diversi font, aggiungere emoticon e altri elementi.
I progetti possono essere mostrati ad altri tramite una presentazione condivisibile con link o codice QR o possono essere esportati in PDF. Padlet consente la collaborazione in tempo reale, con aggiornamenti live su schermo condiviso. Può essere utilizzato ovunque e su qualsiasi tipo di dispositivo grazie alla presenza di un’app per web, una per dispositivi mobili (iOS o Android), Chromebook, Pc e Mac.
Si può accedere a Padlet gratuitamente, ma se si vogliono utilizzare le funzioni avanzate o avere maggiori spazi di archiviazione occorre sottoscrivere un abbonamento che parte da 6,99 euro al mese
Linoit, o Lino, permette la creazione di bacheche multimediali. Ha un’interfaccia semplice e intuitiva, semplice da utilizzare seppur non tradotta in italiano. Consente di brainstorming e consiste in una bacheca su cui condividere video, immagini e note e condividerle con i propri collaboratori o amici. Può essere utilizzata gratuitamente.
Lavagne interattive, la soluzione ideale per collaborare
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Le lavagne interattive sono la soluzione digitale ideale per collaborare in maniera smart poiché facilitano lo sviluppo dei progetti, la diffusione delle idee e il confronto. Sono sempre attive e si possono modificare in qualsiasi momento della giornata e da qualsiasi postazione, basta avere l’autorizzazione ad eseguire degli interventi sul foglio di lavoro.
Una piattaforma da utilizzare per collaborare e creare delle lavagne interattive è Miro. Qui si possono riunire i team e lavorare su progetti comuni. Si possono fare dei brainstorming, permettendo a tutti di esporre idee creative e di sviluppare con note adesive, immagini, mappe, video, disegni ed altri elementi.
Su Miro si possono realizzare dei diagrammi, organizzare delle riunioni o dei workshop, fare pianificazioni strategiche e ulteriori attività. L’accesso gratuito offre la possibilità di avere 3 lavagne modificabili, lavorare su più di mille modelli pre-esistenti e integrare app come Zoom, Slack, Google Drive e Sketch. Se si vogliono lagne illimitate e funzionalità avanzate occorre sottoscrivere un piano d’abbonamento che parte da circa 10 dollari al mese.
Per saperne di più: Chi è e che ruolo ha il Project Manager
