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Le suite di office automation presenti sul mercato sono tante e tutte sono accumunate dagli stessi obiettivi: offrire supporto ai lavoratori nello svolgimento delle loro mansioni, rendere più snello il flusso di lavoro, incrementare la qualità del lavoro e facilitare il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
I software di office automation hanno iniziato a diffondersi tra gli anni ’70 e gli anni ’80, grazie alla lungimiranza di alcuni imprenditori che vi hanno visto la possibilità di aumentare la produttività dei propri dipendenti. Si trattava di programmi acquistati singolarmente, di cui ben presto molti hanno capito i vantaggi:
- Riduzione lo sforzo
- Riduzione degli errori umani
- Riduzione dei tempi di lavoro
- Informazioni dettagliate sulle prestazioni
- Maggiore comprensione dei flussi di lavoro
- Facilità di decision making
Nel tempo, per andare incontro alle esigenze delle organizzazioni sempre più propense a digitalizzare le attività aziendali, i programmi utili ad automatizzare i flussi di lavoro sono stati riuniti in delle suite. Si tratta di pacchetti di applicazioni e tool, che possono essere acquistate a prezzi vantaggiosi o utilizzate tramite servizi di abbonamento che prevedono un aggiornamento continuo degli strumenti e dei livelli di security.
Le suite di office automation offrono semplicità di utilizzo, grazie ad un’interfaccia intuitiva che accomuna tutti i tool e le applicazioni.
Ciò facilità anche la formazione dei dipendenti. Mettono a disposizione, inoltre, una serie di template e modelli predefiniti che possono essere utilizzati all’occorrenza e personalizzati per poter elaborare documenti velocemente ed efficacemente.
Per essere funzionali, i software dovrebbero rispettare alcune caratteristiche. Devono essere compatibili con i dispositivi mobile, per permettere di accedere ai file e ai dati in qualsiasi momento e attraverso più device. Devono, inoltre, essere integrabili con altre piattaforme e tool, per garantire uno scambio agevole di informazioni e una riduzione dei tempi di lavoro. Importantissimo anche il livello di sicurezza che riescono ad offrire.
Office automation: le suite principali
L’Office automation abbraccia ogni attività e ogni aspetto dell’azienda. Le applicazioni offerte dalle suite, sono, quindi, diverse per poter facilitare ogni mansione e la realizzazione di diversi progetti. Ce ne sono di ideali per le attività di management, per automatizzare i lavori dei dipendenti, per aumentare la produttività, per agevolare le comunicazioni e per migliorare l’organizzazione.
Tra le suite più conosciute e più diffuse c’è il pacchetto office offerto da Microsoft in diverse varianti, tra cui quella per studenti, per professionisti e per l’uso domestico. Strumenti analoghi sono offerti anche dalla suite Open Office. Contengono tool di videoscrittura, elaborazione dei fogli elettronici, creazione di presentazioni, gestione posta elettronica e di database, note digitali e app. di collaborazione in tempo reale.
Videoscrittura
I software di videoscrittura permettono l’elaborazione di testi. Offrono un’ampia gamma di strumenti di editing per la personalizzazione dei documenti in ogni loro parte.
Possono, ad esempio, essere modificati i caratteri, aggiunti grassetti e corsivi, cambiato l’allineamento del testo, etc. I testi possono essere realizzati, modificati e salvati in qualsiasi momento e in diversi formati, per renderne più semplice la condivisione.
Note digitali
Estremamente utili anche le applicazioni di note digitali, che permettono di prendere appunti e di condividerli con colleghi e altri utenti. Molte, inoltre, consentono anche l’integrazione con altri strumenti come la penna digitale.
Foglio elettronico
Tra i software maggiormente utilizzati ci sono i fogli elettronico, chiamati anche fogli di calcolo. Consentono di lavorare su piccole o grandi moli di dati e di fare calcoli anche complessi.
Grazie ai diversi strumenti messi a disposizione, possono essere realizzati tabelle e grafici accurati, partendo dalle informazioni inserite.
Gestione database
L’office automation ha portato in molte aziende la riduzione o l’eliminazione dei tradizionali archivi cartacei, grazie ad una conservazione dei dati digitale. Ciò è consentito dai software di gestione dei database, creati per raccogliere dati che possono essere elaborati, modificati, condivisi e conservati.
Presentazioni
I software di presentazioni permettono la realizzazione di slides multimediali e creative, altamente personalizzabili con l’aggiunta di contenuti testuali, di immagini, video, suoni, effetti e animazioni. Offrono dei modelli modificabili o la possibilità di realizzare da zero e modificare ogni singola parte a seconda delle esigenze.
Posta elettronica
Nelle suite di office automation spesso sono presenti anche programmi che permettono la gestione della posta elettronica, la creazione e l’invio di e-mail. Nella maggior parte dei casi, integrano anche delle funzioni di calendario e di agenda per poter tenere sotto controllo tutti gli impegni e le scadenze.
Collaborazione in tempo reale
Non possono mancare, tra i software di office automation, quelli che offrono strumenti per la comunicazione e che consentono l’invio di messaggi istantanei, l’organizzazione di conferenze e riunioni tra due o più persone e le modalità di lavoro in smartworking.
Garanzia di compliance ai criteri di sicurezza
La compliance è un insieme di regole che devono essere rispettate. In termini di sicurezza, ci sono alcuni criteri che sono imprescindibili per poter svolgere le attività lavorative evitando i pericoli che riguardano la riservatezza dei dati e gli attacchi dei cyber criminali, come ad esempio le azioni di phishing per furto delle credenziali.
Il nuovo modo di conservazione dei dati e del loro utilizzo attraverso software che spesso operano in cloud, infatti, ha spalancato le porte a nuovi pericoli.
L’accesso alle informazioni deve essere effettuato solo dalle persone che ne hanno l’autorizzazione. Prima di scegliere una soluzione vanno pertanto valutate le politiche in termini di gestione identità e accessi, VPN e protezione degli endpoint.
Per saperne di più: Office Automation: cos'è
