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Utilizzando Outlook o qualsiasi altro servizio di posta elettronica, può capitare di cancellare per sbaglio una email. Allo stesso modo può capitare di scoprire di avere bisogno di un messaggio soltanto dopo che lo si è cancellato.
Per fortuna, il client della suite Microsoft Office offre all’utente diverse opzioni di recupero. Metodi che consentono di ritrovare le mail cancellate e, soprattutto, di riportarle nella loro posizione originaria all’interno dell’account.
La procedura da seguire è piuttosto semplice e varia in base allo stato di eliminazione del messaggio in questione. L’iter per recuperare una email archiviata è diverso rispetto a quello per recuperare una email spostata nella Posta Indesiderata.
Outlook permette di “salvare” anche i messaggi spostati nella cartella Posta eliminata. Ma non solo, permette addirittura di ritrovare quei messaggi che, apparentemente, sono già stati cancellati definitivamente dalla Posta eliminata.
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1. Che differenza c’è tra mail archiviate e mail eliminate
Schermata Outlook
Outlook
Per recuperare un contenuto cancellato su Outlook bisogna innanzitutto sapere dove andare a cercare e per fare ciò è importante conoscere la differenza tra le mail archiviate e le mail eliminate.
Outlook da questo punto di vista funziona esattamente come Gmail e come tanti altri servizi di posta elettronica: permette sia di archiviare che di eliminare una o più mail. In entrambi i casi il messaggio in questione viene rimosso dalla cartella dedicata alla Posta in arrivo.
C’è però una differenza sostanziale tra archiviazione ed eliminazione, considerato che la prima di fatto non cancella alcunché. La posta elettronica archiviata viene spostata automaticamente all’interno di una cartella di nome Archivio (o Archive).
L’utente ha sempre modo di recuperare le email archiviate, ma non solo. Nel caso in cui effettui una ricerca generica all’interno del proprio account, tra i risultati in linea recupererà anche quelli presenti in Archivio.
In sostanza è possibile archiviare tutte quelle mail che non vengono considerate necessarie per l’attività di tutti i giorni. Molte persone ad esempio archiviano le comunicazioni relative a bollette e utenze, in modo da non appesantire eccessivamente la Posta in arrivo.
Tutte queste comunicazioni vengono comunque conservate e, soprattutto, tornano immediatamente a disposizione nel caso in cui si inseriscano le giuste parole chiave all’interno della barra di ricerca di Outlook.
Il discorso cambia quando si parla di posta elettronica cancellata. Anche le email cancellate vengono trasferite all’interno di una cartella dell’account, nominata Postaeliminata.
Questi messaggi però non appaiono nel momento in cui viene effettuata una ricerca generica e, soprattutto, vengono cancellati automaticamente ogni 30giorni. Dunque cancellare uno o più messaggi di posta elettronica è un gesto irreversibile, anche se la cancellazione effettiva avviene dopo circa un mese di tempo.
Infine merita una menzione anche la cartella dedicata alla Posta indesiderata: uno spazio in cui è possibile spostare tutti i contenuti a cui non si è interessati. La Posta indesiderata è uno step intermedio rispetto all’eliminazione diretta.
I messaggi contenuti in questa cartella vengono trasferiti dopo 10 giorni all’interno della Posta eliminata. Dopodiché, passati altri 30 giorni, vengono cancellati definitivamente.
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2. Recuperare i contenuti cancellati su Outlook
Schermata della Posta Eliminata in Outlook
Outlook
Le operazioni da eseguire per recuperare un contenuto cancellato su Outlook dipendono dallo stato di avanzamento di eliminazione a cui è arrivata la posta elettronica della suite Microsoft Office.
Questo senza mai dimenticare che la posta elettronica archiviata non è di fatto cancellata. Viene soltanto trasferita all’interno di una cartella diversa rispetto a quella di Posta in arrivo ed è sempre a disposizione dell’utente.
La prima cosa da fare per provare a recuperare una mail perduta consiste nell’aprire la cartella dedicata alla Posta indesiderata. Infatti, è possibile che il mittente sia considerato non sicuro, o che il messaggio sia stato spostato lì inavvertitamente.
La posta Indesiderata può essere individuata all’interno del menù verticale posizionato sul lato sinistro della schermata, nell’ambito della versione desktop del servizio. Per selezionare questa o qualsiasi altra cartella da mobile, bisogna invece cliccare sul pulsante in alto a sinistra rappresentante il logo di Outlook.
Una volta individuato il messaggio, è possibile spuntarlo e poi scegliere una voce a scelta tra Non indesiderato e Sposta in. La prima opzione indica al programma che il mittente della mail va considerato sicuro: ciò vuol dire che i suoi messaggi successivi verranno inseriti direttamente nella Posta in arrivo. Sposta in permette invece di trasferire la singola mail in un’altra cartella a discrezione dell’utente.
Se questa operazione non dovesse dare i suoi frutti si può passare a controllare la Posta eliminata: la cartella in cui finiscono tutte le email effettivamente cancellate dall’utente. Se si trova il messaggio in questione, lo si deve selezionare cliccando sul cerchio vuoto alla sinistra del mittente.
Quindi si può scegliere la sopracitata opzione Sposta in, per trasferirlo in un’altra cartella a scelta. In alternativa si può scegliere la voce Ripristina, che riporta la mail direttamente dove si trovava al momento dell’eliminazione.
L’ultima opzione a disposizione degli utenti Outlook riguarda quelle email che sono state già cancellate dalla cartella Posta eliminata. Per provare a recuperare questi messaggi è possibile entrare nella Posta eliminata e quindi cliccare sulla voce Recupera gli elementi eliminati da questa cartella.
Se si dovesse trovare il messaggio che si stava cercando, è possibile spuntarlo e poi cliccare su Ripristina, in modo tale da riportarlo nella sua posizione originaria. Questa operazione permette soltanto di recuperare singoli messaggi: le cartelle eliminate definitivamente non possono essere recuperate.
Per saperne di più: Posta Elettronica, tipologie, caratteristiche e come usarla
