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Il Project Management è inteso come l’insieme delle attività di back office e front office portate avanti da una o più risorse specializzate con lo scopo di conseguire gli obiettivi di un progetto, gestendolo in tutte le sue fasi.
Vi sono, quindi, momenti di analisi, pianificazione, organizzazione e monitoraggio che devono essere gestiti nel migliore dei modi. I project manager si occupano di tante attività: analisi di fattibilità, identificazione delle tasks per raggiungere ciascun deliverable, stima delle risorse necessarie, definizione del budget, individuazione e controllo rischi, organizzazione del lavoro del team e così via.
Per poter svolgere tutto ciò è richiesta una grande abilità organizzativa, di leadership e di problem solving. Fortunatamente esistono strumenti e tecniche che facilitano il lavoro.
Tra le principali tecniche rientra l’elaborazione di mappe mentali e concettuali, diagrammi di Pert, di Gantt, di causa ed effetto e per la rilevazione degli indicatori. A seconda di quella che risulta più utile al raggiungimento del proprio obiettivo, il project manager può decidere quale applicare.
Tanti, poi, gli strumenti che nel tempo sono stati sviluppati e che vengono utilizzati dagli esperti di project management nello svolgimento delle loro mansioni. Si tratta principalmente di piattaforme, software, suite, applicazioni o prodotti di diversa tipologia che facilitano l’organizzazione e le analisi.
Ogni tool ha specifiche funzionalità e rispondono a diverse esigenze, tra cui la possibilità di elaborare report, di assegnare tasks alle risorse, di monitorare lo svolgimento delle attività, tenere sotto controllo le tempistiche dei progetti e notificare le scadenze.
I vantaggi dell’utilizzo dei tool sono innegabili. Permettono l’ottimizzazione di ogni processo, la coordinazione e la comunicazione tra tutti i membri del team, la diffusione delle informazioni e favoriscono una maggiore produttività.
Quali tool può utilizzare un project manager
Gli strumenti utilizzabili da un project manager sono veramente tanti. Scegliere quello che più risponde alle proprie esigenze può apparire difficile se non si conoscono tutte le funzioni che ogni piattaforma, applicazione e software offre.
È bene informarsi anche sui costi da sostenere. Alcuni tool sono gratuiti, altri prevedono l’acquisto o la sottoscrizione di un abbonamento che va periodicamente rinnovato. È opportuno, inoltre, fare sempre attenzione che siano rispettati i requisiti di sicurezza per evitare di subire truffe e furti da parte di cyber criminali.
Microsoft 365
Una delle suite più apprezzate dai professionisti del project management è Microsoft 365, poiché offre una serie di programmi che, integrati tra loro, permettono di gestire gran parte del flusso di lavoro. Uno dei punti di forza di questa soluzione è la possibilità di collaborare con altri utenti in tempo reale.
Ciò consente di condividere informazioni, documenti e attività con i colleghi o con altri membri del team. I dati vengono archiviati in cloud e sono accessibili in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo, possedendo le dovute autorizzazioni.
Tra le applicazioni della suite ci sono Microsoft Team, che facilita la comunicazione tra colleghi, e Microsoft Project, realizzato specificatamente per la gestione dei progetti. Molto utilizzati anche Word, Excel, Outlook, One Drive e Power Point.
Asana
Asana è una soluzione completa per la gestione dei progetti. Permette di pianificarli e monitorali dall’inizio alla fine, in ogni loro fase, evitando l’utilizzo di fogli di lavoro o di altri strumenti. Consente la collaborazione tra il team e il coordinamento delle attività.
Ogni risorsa, con l’utilizzo di Asana, potrà accedere alle informazioni di cui ha bisogno e sapere, in tempo reale, chi sta facendo cosa. È possibile, inoltre, condividere feedback, che aumentano l’efficacia e la produttività dell’intero team.
Wrike
Wrike è una soluzione nata con lo scopo di aumentare la soddisfazione dei clienti di ogni azienda o organizzazione. Consente di allineare gli obiettivi del team, creare processi affidabili e semplificati e condividere dashboard e report con colleghi per fornire un quadro completo del progetto e del flusso di lavoro.
Trello
Trello è un software gestionale gratuito e facile da utilizzare. Consente di analizzare i progetti di diversi gruppi di lavoro, automatizzare task e flussi di lavoro, semplificare le procedure, condividere le informazioni e tenere sotto controllo le scadenze.
Slack
Slack è un’applicazione che ha come obiettivo quello di facilitare la comunicazione all’interno delle aziende e delle organizzazioni. Semplifica il contatto con i colleghi permettendo di inviare messaggi e collaborare. Ha un’organizzazione che consente il lavoro in modalità asincrona.
Lifesize
Lifesize è una soluzione per le videoconferenze per le aziende. Permette video-chiamate uno a uno o con due o più persone connesse. È, inoltre, possibile accedere alle riunioni in un momento successivo in modalità streaming.
Clickup
Clickup è un’applicazione pensata appositamente per il project management. Permette di gestire tutti gli step del progetto, dalla programmazione alla reportistica. Facilita la collaborazione tra tutti i membri del team e la condivisione di informazioni.
Basecamp
Basecamp è la soluzione pensata per facilitare la collaborazione tra colleghi e sul posto di lavoro. Possono essere stabiliti obiettivi da raggiungere, scambiare file, fissare date di scadenza, comunicare con il team con messaggi istantanei o conversazioni di gruppo ed elaborare report.
Per saperne di più: Chi è e che ruolo ha il project manager
