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Realizzare una presentazione in PowerPoint che sia efficace ma che, soprattutto, non duri più di cinque minuti può essere un lavoro complesso.
La durata relativamente breve di questo “compito” potrebbe farlo sembrare semplice, in realtà cercare di condensare tutto in pochissimo tempo, nel tentativo di mantenere alta l’attenzione di chi ascolta non è così intuitivo come sembra e ci sarà bisogno di qualche accortezza.
Le domande sono molte e naturalmente è possibile seguire diverse strategie. Scopriamo le più efficaci per realizzare una presentazione PowerPoint in 5 minuti.
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1. Quante slide ci sono in una presentazione di 5 minuti
Wachiwit / Shutterstock
Una persona, in media, riesce a pronunciare dalle 120 a 160 parole al minuto e ciò significa che per una presentazione in PowerPoint di cinque minuti saranno necessarie dalle 600 alle 800 parole.
A fronte di questo sarebbe opportuno regolare la costruzione del progetto in modo da riuscire a condensare tutto in cinque o sei slide da riempire con pochi e semplici concetti da fissare per articolare il proprio discorso che, ovviamente, sarà molto più corposo rispetto alla diapositiva.
Generalmente, infatti, non bisogna appesantire il progetto con blocchi di testo troppo imponenti, non è il discorso ma è uno schema da seguire per raccontare un determinato argomento e per fare in modo che il pubblico riesca a mantenere alta l’attenzione.
È una buona regola, infatti, mantenere le diapositive semplici e focalizzate sulla grafica anziché sul testo e questo è un suggerimento che vale per un progetto di qualsiasi lunghezza.
Utilizzare elementi visivi immediati e si ricolleghino tutti all’argomento trattato è un modo per stimolare il pubblico a seguire le diapositive e, ovviamente, per seguire uno schema da cui impostare il proprio discorso.
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2. Come fare una presentazione in 5 minuti
Postmodern Studio / Shutterstock
Naturalmente non esiste un modello prestabilito per creare un PowerPoint di cinque minuti, ma è possibile seguire uno “schema mentale” che può essere molto utile per organizzare i propri pensieri e costruire le varie slide.
La prima diapositiva, generalmente, è quella di copertina e deve stabilire sin da subito il “cosa”, cioè il fulcro del discorso.
Deve essere diretta e non deve girare troppo intorno all’argomento ma deve dire semplicemente “stiamo parlando di questo argomento”, in modo che le persone realmente interessate seguano il discorso.
È bene, quindi, evitare qualsiasi tipo di distrazione e andare dritti al nocciolo della questione.
Nella seconda diapositiva bisogna entrare nel vivo dell’argomento e iniziare ad approfondire ciò che si sta dicendo.
Il perché è semplice: perché in questo preciso momentoil parlante ha la massima attenzione del pubblico, che da questo punto in poi si abbasserà gradualmente.
Per essere chiari, si può immaginare questa seconda slide come l’unica cosa che il pubblico dovrebbe ricordare di tutto il discorso.
Forse può sembrare un po’ brutale ma, come già detto, da questo punto in poi l’attenzione inizia lentamente a scemare, per cui in queste prime 120/160 parole bisogna dire tutto il necessario.
La diapositiva numero tre è quella che parla del problema da risolvere o, più nello specifico, nel perché il parlante sta tenendo questo talk.
In questo punto del discorso bisognerebbe illustrare agli spettatori una necessità o un bisogno particolare che dovrebbe interessarli direttamente.
Una delle strategie più utilizzare dai professionisti è quello di inquadrare negativamente ciò di cui si parla in modo da “spaventare” il pubblico e tenerlo sulle spine per scoprire come risolvere questo problema e, di conseguenza, sentirsi meglio.
La diapositiva numero quattro è quella legata alla soluzione e all’analisi di ciò che si sta raccontando. Insomma qui bisogna puntare al come fare per risolvere il problema della slide precedente.
Arrivati fino a qui il pubblico vuole sapere di più sull’argomento e su quale soluzione propone il parlante per soddisfare il loro bisogno.
La diapositiva numero cinque è facoltativa e molti esperti a questo punto inseriscono qualcosa su di loro e sulla loro “qualifica” per essere riconosciuti come una fonte autorevole in grado di risolvere il problema di cui sopra.
Naturalmente non bisogna inventare cose non vere e bisognerebbe mettere sul piatto esclusivamente le proprie competenze in materia.
Infine l’ultima slide è, chiaramente, quella dedicata alla conclusione e ha il compito di riassumere un po’ tutto il discorso e fissare nella mente del pubblico gli ultimi concetti che racconterai loro.
Quindi nella conclusione si possono inserire anche accenni alla soluzione del problema, che verranno poi approfonditi in separata sede dalle persone davvero interessate.
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3. Come chiudere una presentazione
Shutterstock
Alla fine della nostra presentazione di cinque minuti, prima di “poggiare il microfono” e smettere di parlare c’è bisogno di due ulteriori raccomandazioni: la prima è quella di inserire una slide finale con il classico “grazie per l’attenzione”, non è solo un modo gentile per ringraziare il pubblico che ha partecipato (più o meno) attentamente alla manifestazione, ma è anche un modo per richiamare l’attenzione delle persone sul fatto che il parlante ha concluso il suo intervento
In aggiunta si può mettere anche un’ulteriore slide per invitare le persone in sala a fare delle domande ma solamente se il talk lo prevede e se, naturalmente, si tratta di un argomento che può essere approfondito “in diretta”.
Infine è sempre bene inserire le varie informazioni di contatto in modo che il pubblico possa contattarvi in separata sede per chiarimenti e informazioni.
Per saperne di più: PowerPoint, come fare una presentazione
