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PowerPoint è la scelta di riferimento per molti professionisti che si affidano al programma di Microsoft per le loro presentazioni.
Allo stesso modo, sono moltissime le aziende che chiedono specificatamente ai propri dipendenti di realizzare presentazioni con questo sistema, in modo da ottimizzare i tempi e avere sempre a portata di clic uno schema coinciso da rileggere e, nel caso, condividere con terze parti.
Nel tempo, sono state moltissime le “teorie” dietro l’utilizzo di PowerPoint e in tutto il mondo migliaia di esperti hanno formulato regole e soluzioni varie per utilizzare in maniera efficace le presentazioni.
Tra quelle più conosciute la regola 7x7 e la regola10/20/30, scopriamo di più al riguardo.
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1. La regola 7x7, cos’è e come funziona
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PowerPoint ha il pregio di essere molto semplice da utilizzare, soprattutto se bisogna comunicare informazioni in modo rapido e conciso.
Per questo motivo gli esperti suggeriscono di optare per slide orientate verso i contenuti visuali piuttosto che su quelli testuali, nel tentativo di snellire i blocchi di testo e rendere la presentazione molto più immediata.
Ed è propria in questa prospettiva che nasce la regola 7x7 che dice semplicemente che per ogni diapositiva, non bisogna utilizzare più di sette righe di testo (o sette punti elenco) e non più di sette parole per riga.
Chiaramente i titoli delle diapositive non sono inclusi in questo conteggio.
Naturalmente nessuno vieta alle persone di utilizzare uno schema diverso ma dietro questa regola c’è un’idea molto semplice: quella di eliminare le informazioni superflue per migliorare la comprensione della presentazione.
Oltretutto è fortemente consigliato inserire delle immagini all’interno delle diapositive e, seguendo la regola 7x7, snellire ulteriormente le varie slide, in modo che il pubblico che assiste a un talk possa concentrarsi attivamente sul fulcro della questione, senza perdersi dietro a informazioni non necessarie.
Alcuni, invece, teorizzano un ulteriore 7 da aggiungere a questa regola (che diventerà quindi 7x7x7), nel tentativo di non utilizzare più di 7 parole in ogni riga, non più di 7 righe per ogni diapositiva e non più di 7 diapositive in totale.
Non è una cosa semplice da ottenere ma potrebbe rendere molto più efficace la presentazione.
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2. La regola 10/20/30 di PowerPoint, cos’è e come funziona
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Un’altra delle tecniche più conosciute per creare una presentazione efficace in PowerPoint è la regola 10/20/30.
Un concetto molto semplice che, in sintesi, dice che nessuna presentazione dovrebbe avere più di dieci diapositive, non dovrebbe durare più di 20 minuti e non dovrebbe utilizzare caratteri didimensioni inferiori a 30 punti.
La regola è nata da un’idea di Guy Kawasaki, uno dei primi dipendenti Apple, che a suo tempo ha lavorato fianco a fianco con Steve Jobs nel tentativo di creare una “fanbase” solida per i primi computer prodotti da Apple.
Oggi lavora per Canva, ma indubbiamente il suo intento per l’azienda di Cupertino è più che riuscito, tanto è vero che oggi Apple non è solo un brand ma è praticamente uno stile di vita.
Tornando alla regola 10/20/30 è uno degli strumenti di marketing più utilizzati per le presentazioni in PowerPoint e, naturalmente, aiuta a catturare l'attenzione del pubblico, enfatizzando i punti salienti del discorso e migliorando la leggibilità delle presentazioni stesse.
Andando nello specifico, secondo Guy Kawasaki è molto difficile per chi segue una presentazione comprendere più di dieci concetti durante la durata del talk.
Perciò gli esperti di marketing dovrebbero ridurre il numero delle slide a un massimo di dieci, cercando di concentrarsi su pochi elementi che possano, però, essere compresi pienamente dal pubblico.
Questo significa, ovviamente, realizzare diapositive specifiche che vanno dritte al punto. È importante anche evitare quantità eccessive di testo nelle slide: chi ascolta vuole un discorso che sia coinciso e, in questo senso, le diapositive dovrebbero essere di ausilio al parlante e non esplicative di ciò che sta dicendo.
La seconda parte della regola 10/20/30 consiste nel presentare le 10 slide in 20 minuti.
Sapendo di avere poco tempo a disposizione aiuta a pianificare e a strutturare meglio il discorso, con il parlante che saprà sempre quanto soffermarsi su ciascuna diapositiva, così da affrontare tutti i punti rilevanti senza perdersi in chiacchiere.
La regola finale di Guy Kawasaki dice che nessun carattere all'interno della presentazione deve essere inferiore a 30 punti.
In questo modo tutti i punti chiave saranno letti in maniera facile da tutti gli utenti, saranno brevi e focalizzati, proprio perché con una grandezza del genere non ci sarà posto per le parole inutili.
Oltretutto ci sarà anche molto meno testo da leggere e il pubblico passerà più tempo ad ascoltare il parlante piuttosto che a cercare di leggere un muro di testo infinito.
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3. Altri consigli per una presentazione efficace
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Costruire una slide su PowerPoint è un processo relativamente semplice. Costruirne una che sia efficace e cha sappia spiegare in maniera diretta e coincisa un argomento è una cosa ben diversa che non a tutti riesce.
Vediamo allora alcune best practices per migliorare le proprie presentazioni.
Anzitutto ogni diapositiva dovrebbe affrontare un singolo argomento in modo che l'approccio a un determinato concetto possa aiutare il pubblico a mantenere alta l’attenzione e, al contempo, indicare al parlante uno schema da seguire che possa collegare le varie diapositive.
Le immagini non sono solo un qualcosa in più da aggiungere alle diapositive ma rappresentano anche un’ottima soluzione per spiegare un concetto in maniera più immediata partendo, appunto da una foto. Oltretutto aiutano anche ad aggiungere un po’ di colore e a rendere meno pesante la presentazione.
Uno dei suggerimenti degli esperti riguarda i “momenti divertenti” inseriti all’interno di una presentazione. Contrariamente a quanto si crede, infatti, questi non alleggeriscono l’argomento e, anzi, distolgono l’attenzione del pubblico da quello che è il focus centrale.
Prima di creare una presentazione, il consiglio è quello di realizzare uno schema che possa evidenziare il concetto principale del discorso, come dovrebbe essere trasmesso e in che modo (numero di slide, tipo di presentazione ecc). Perciò prima di partire con la costruzione della presentazione è sempre meglio iniziare da uno schema mentale.
Per saperne di più: PowerPoint, come fare una presentazione
