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Il project management è cambiato nel tempo. La complessità dei progetti è aumentata e si è assistito ad un incremento dei rischi e pericoli da affrontare ogni qual volta viene avviato un nuovo lavoro. Tanti sono gli aspetti e gli elementi che un project manager deve tenere sotto controllo e deve condividere con il proprio team.
A supporto dei responsabili dei progetti sono nati numerosi strumenti facilmente reperibili sul web. Tra questi vi è la piattaforma Miro, che si adatta in maniera flessibile ad ogni esigenza e che permette una più semplice collaborazione tra tutte le figure che hanno interessi in un progetto.
Attraverso Miro, per il project manager sarà più semplice riuscire a mantenere la leadership controllando che tutto il lavoro pianificato venga svolto nei tempi previsti. Sarà in grado di comunicare, anche a distanza, con l’intera squadra e ascoltare suggerimenti o richieste di supporto.
Miro, tutte le funzioni della piattaforma per il project management
Shutterstock
Un progetto viene realizzato in diverse fasi. C’è quella dell’ideazione, che prevede un’analisi approfondita analisi del contesto, la definizione di budget e obiettivi e l’individuazione delle possibili azioni da mettere in atto per raggiungere gli obiettivi sperati.
In questa prima fase, è utile fare riunioni e brainstorming per comprendere quali sono le criticità e per permettere ad ogni soggetto che ha interesse nel progetto o che dovrà lavorarci di esprimere le proprie idee e il proprio punto di vista. Ciò garantirà l’individuazione delle soluzioni migliori.
Segue una fase di progettazione. Una volta definiti gli obiettivi da raggiungere, i mezzi e gli strumenti a propria disposizione, si può pianificare l’intero processo di lavoro. Tutta la squadra deve essere messa al corrente delle attività da svolgere, di tempi da rispettare e di eventuali scadenze.
Creare calendari, mappe e schemi che mostrano visivamente l’intero flusso di lavoro da seguire permetterà a tutti i membri di restare aggiornati e di eseguire il proprio lavoro nei tempi prestabiliti
Durante tutta l’esecuzione del progetto, i responsabili devono assicurarsi che tutto stia procedendo secondo i piani, prevedendo e organizzando incontri ricorrenti e un attento e costante monitoraggio. In questo modo si potranno apportare modifiche e intervenire in tempo reale qualora ce ne fosse bisogno.
Miro può essere di supporto in ogni fase. Permette di organizzare riunioni e workshop a distanza e ad alto impatto visivo, che consentono di attirare l’attenzione dei partecipanti e di coinvolgerli attivamente. Si può interagire da remoto, con il tracciamento di cursori live su una tela di dimensioni variabili.
La piattaforma ha integrati strumenti di videoconferenza, che permettono di discutere liberamente di idee, opinioni e problemi. Durante la riunione si possono utilizzare degli strumenti che favoriscono la concentrazione, come sticky notes e votazioni.
Per incrementare la produttività delle riunioni, Miro consente la creazione di presentazioni passo dopo passo grazie all’esistenza di frame prestabiliti. Possono essere condivisi agente e timer per il conto alla rovescia.
Creando una lavagna collaborativa, si possono invitare gli stakeholder coinvolti a controllare l’intera evoluzione del progetto, attraverso l’utilizzo di mappe, schemi ed altro ancora. Ciò permette un approccio agile e snello.
I vantaggi di utilizzare uno strumento come Miro sono numerosi. Permette di creare, sul posto di lavoro, un clima di fiducia e di trasparenza, attraverso l’inclusione di ogni singolo membro del team. Migliora la concentrazione, favorisce l’allineamento aziendale su ciò che concerne obiettivi da raggiungere, metodologie utilizzate e vision. Riducendo gli sforzi, massimizza l’efficienza delle risorse.
Miro, cosa si può fare sulla piattaforma e come creare una lavagna interattiva
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Su Miro si possono creare uno o più team di lavoro. All’interno di ogni gruppo possono essere invitati tutti i membri ritenuti necessari inserendo gli indirizzi di posta elettronica o inviando loro un link che possono usare per visualizzare tutte le attività.
Si lavora su delle lavagne interattive, che possono essere create partendo da zero o utilizzando dei template preimpostati. La piattaforma ne mette a disposizione diversi divisi per categoria: Meeting e workshop, Brainstorming e Ideation, Agile Workflows, Mapping e Diagramming, Research e Design e Strategy e Planning.
Una lavagna può essere modificata in qualsiasi momento fin quando è ritenuto necessario e fin quando il progetto non viene portato a termine
In qualsiasi punto della lavagna si possono creare dei piani di lavoro delimitati, aggiungere testi dei quali si può scegliere la dimensione, il carattere o aggiungere dei link utili. Ogni membro del team può inserire degli sticky notes di diverso colore e grandezza.
Attraverso l’inserimento di forme geometriche di diversa tipologia e frecce, si possono creare diagrammi, mappe mentali e concettuali personalizzate. Sulla lavagna condivisa si può disegnare a mano libera con lo strumento penna o, con l’evidenziatore, sottolineare i concetti più importanti e da non dimenticare.
Per ogni elemento inserito all’interno dell’area di lavoro, si possono aggiungere dei commenti. Possono essere utilizzati come promemoria, per richiedere modifiche immediate o dei chiarimenti. Si possono avviare sessioni di votazione o aggiungere delle note.
Durante la creazione o la visualizzazione della lavagna, è consentito avviare delle chat a cui possono partecipare tutti, o delle videochat. Durante le chiamate, si può continuare ad aggiungere o a modificare gli elementi presenti sulla board.
Per saperne di più: Chi è e che ruolo ha il Project Manager
