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Essere competitivi, ottimizzare tempi e costi, mantenere elevate le performance e soddisfare le esigenze dei clienti sono gli obiettivi che ogni impresa si pone quotidianamente. Per raggiungerli ci vuole un buon metodo di organizzazione e di gestione aziendale, che renda tutto il processo produttivo efficiente, profittevole e flessibile.
Tra le metodologie utilizzate in tutto il mondo per perseguire questi scopi c’è la Lean Methodology, che garantisce il raggiungimento di risultati con una netta riduzione dei costi e degli sprechi.
Avere una migliore gestione di tutti i processi aziendali è fonte di grandi vantaggi, tra i quali spicca la maggiore solidità economica che consente continui investimenti per apportare miglioramenti ed innovazioni e che mette anche al riparo le imprese da eventuali periodi di crisi.
D’altronde, la Lean Methodology è frutto di un momento storico in cui la necessità di trovare nuovi modi per aumentare i profitti riducendo gli sprechi era fortemente avvertita per evitare il fallimento.
La Lean Methodology è molto più di un semplice modo di organizzare i processi produttivi.
È una vera e propria filosofia del lavoro, che coinvolge tutti coloro che svolgono attività all’interno della stessa azienda, indipendentemente dal ruolo ricoperto, e che impone, prima di tutto, il rispetto tra le persone. Richiede, di conseguenza, un cambio di mentalità e di approccio a lavoro, in cui ogni membro del team deve assumersi le proprie responsabilità e essere consapevole del fine ultimo da raggiungere.
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0. I principi della Lean Methodology
La Lean Methodology è un approccio al lavoro e alla gestione e organizzazione aziendale nata nel secolo scorso, alla fine della seconda guerra mondiale in Giappone. In un periodo di grande difficoltà economica, dovuto alla fine del conflitto bellico, le imprese hanno sentito la necessità di trovare nuovi modi e metodologie per ridurre i costi e l’utilizzo di risorse e, al contempo, aumentare profitti e ricavi.
Nello specifico, nel 1933 la Toyota Automatic Loom, azienda produttrice di telai per la tessitura, volge il suo sguardo al mercato automobilistico. Tuttavia, il contesto economico del dopoguerra si rivela particolarmente sfavorevole, e nel giro di pochi anni l’azienda Toyota si ritrova di fronte a grosse difficoltà che ne minano la sopravvivenza. Si fa così avvertire chiaramente il bisogno di un cambiamento dei processi produttivi per evitare il fallimento.
Il primo ad ideare nuove tecniche è stato Taiichi Ohno, un ingegnere industriale della Toyota che, lavorando con altri colleghi, ha cercato di migliorare l’efficienza dell’azienda senza andare ad intaccare la qualità dei prodotti offerti ai clienti.
Con capitali scarsi, macchinari arretrati e spazi produttivi ridotti, la strada da lui indicata è stata quella di puntare ad una produzione di breve serie, periodicamente riprogrammata in base alle esigenze del mercato e alle richieste dei clienti.
Le tecniche e l’approccio di Ohno, chiamate Toyota Production System, hanno superato così i limiti della produzione di massa e sono alla base della Lean Methodology.
Il principio ispiratore è quello di togliere tutto il superfluo, ciò che non aggiunge valore, che non è necessario e tutti gli sprechi per aumentare il profitto e mantenere elevate le performance.
I risultati sono stati estremamente positivi, tanto che la Toyota da piccola realtà locale si è affermata tra i grandi produttori di automobili a livello mondiale, riuscendo nel tempo a superare importanti crisi economiche che hanno decretato il fallimento di tante attività analoghe.
La Lean Methodology si èvelocemente diffusa e la sua applicazione, oggi, avviene non solo nei processi di produzione, ma in tutti i tipi di industrie, comprese quelle orientate ai servizi.
Nella pratica, la Lean Methodology si traduce nell’ottimizzazione di tutte le attività, di tutti i processi interni ed esterni all’azienda per raggiungere il maggior profitto possibile, ottimizzare costi e tempi e potenziare la produzione.
Si parte, quindi, dalla valutazione di tutte le risorse di cui si è già in possesso, cercando di capire quali possono essere utilizzate al meglio e quali, invece, sono da eliminare per mantenere alte le performance e raggiungere una posizione finanziaria sempre più stabile.
Tra le tecniche utilizzate nella Lean Methodology c’è quella delle 5S. Nella prima fase, la Seiri (separare), si divide tutto il superfluo da ciò che è veramente utile, eliminando tutto ciò che non serve e riorganizzando spazi e ambienti di lavoro.
Nella fase Seiton (riordinare) si mettono in ordine tutti gli oggetti e le risorse materiali, in modo da sapere sempre dove trovare ciò che serve. Nella fase Seiso (pulire) si mantiene l’ambiente pulito, in quella Seiketsu (standardizzare) i risultati vengono mantenuti e valutati in base a procedure già conosciute.
Infine, nella fase Shitsuke (diffondere) si utilizza lo stesso metodo individuato nelle altre fasi in tutte le attività. Dei controllori monitorano il lavoro e si assicurano che tutti i membri siano allineati e che si stiano raccogliendo i risultati sperati, con una continua propensione al miglioramento, con l’utilizzo di premi per le performance e una forte incitamento allo sviluppo dello spirito di appartenenza.
Il metodo lean porta ad un netto cambiamento dei comportamenti all’interno dell’azienda, sia per chi si trova nelle posizioni di responsabilità e ha il potere di prendere decisioni, ma anche nei dipendenti. La fase di controllo è importantissima e oggi stanno nascendo sempre più software e strumenti hardware che aiutato a monitorare ogni fase del processo produttivo. La gestione efficiente delle informazioni riveste infatti un ruolo fondamentale.
Il punto da cui partire, per l’applicazione della Lean Methodology, è la comprensione di ciò che per l’azienda è di valore.
Questo viene definito dal cliente, che indica in termini di prodotti e servizi ciò che soddisfa le sue esigenze e, soprattutto, ciò per cui è disposto a pagare. Una volta individuato, si valutano quali sono le attività necessarie per produrle, quelle non eliminabili e quali, invece, tutte quelle che non sono affatto necessarie.
Per ogni flusso aziendale (trasporti, magazzini, tempi di attesa, gestione ordini, etc.) vengono eliminate o ridotto tutte le lavorazioni inutili, portando al minimo gli sprechi di risorse. Per la produzione, invece, ci si basa sulle effettive richieste del mercato: è la domanda a determinare ciò che è di valore. Si produce solo ciò che di volta in volta viene richiesto dal cliente e venduto, evitando l’accumulo di scorte e merce in giacenza.
Eliminando la sovrapproduzione si passa da una logica push, che mira ad anticipare i bisogni dei clienti e a produrre in nome delle vendite attese, ad una logica pull, dove la produzione è determinata dagli ordini ricevuti. Il tutto è basato su una flessibilità dei flussi di lavoro, che si adattano velocemente alle richieste ricevute.
Molte e diverse sono le tecniche e tanti i modi di applicazione nella Lean Methodology. Questa si basa su alcuni principi imprescindibili da seguire: il miglioramento continuo di prestazioni e risultati, il rispetto per tutti i collaboratori, eliminazione di tutto ciò che non serve per un miglior utilizzo delle risorse già disponibili e una produzione orientata esclusivamente a ciò che richiede il mercato per evitare problemi di scorte inutilizzate e inutilizzabili.
Per approfondimento: La "produzione snella" applicata alla Toyota Giappone
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1. Miglioramento continuo
Il miglioramento continuo, in giapponese Kaizen, è uno dei principi cardine della Lean Methodology. È l’approccio scientifico trasversale che le aziende che seguono questa metodologia utilizzano in ogni processo e in ogni attività. L’obiettivo è quello di ricercare costantemente la perfezione, con continui interventi migliorativi, per raggiungere un elevato grado di competitività sul mercato.
Il miglioramento, nell’approccio snello, non è visto come un cambiamento radicale di tutti i processi introdotto esclusivamente attraverso risorse materiali, ma come un processo continuo e graduale che non deve essere mai interrotto.
Questa filosofia, applicata a tutti la struttura aziendale, fa sì che quotidianamente le imprese possano fare piccoli passi avanti che portano ad un’elevata soddisfazione del cliente e ad un innalzamento degli standard qualitativi.
Ciò significa, nell’atto pratico, apportare miglioramenti quotidiani, seppur piccoli, in seguito ad un controllo costante di tutte le attività e ad una corretta gestione del flusso di informazioni. Un concetto che si contrappone nettamente alla tendenza a cercare, invece, grandi cambiamenti attraverso l’introduzione di innovazioni tecnologiche e alti investimenti saltuari.
Per avere un miglioramento continuo, bisogna avere il coraggio di accettare nuove sfide e adottare un pensiero creativo per trovare sempre strade inesplorate per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. L’analisi dei dati è, invece, fondamentale per poter prendere decisioni corrette.
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2. Rispetto per gli altri
La Lean Methodology cambia completamente il modo di vivere in azienda e il modo di approcciarsi al lavoro di ogni singolo individuo, sia di coloro che ricoprono ruoli decisionali e di responsabilità, sia dei dipendenti. Quello che si tende a sviluppare è un vero e proprio senso di appartenenza, che porta i lavoratori a dare il massimo per raggiungere gli obiettivi e per tenere elevati gli standard.
Per far sì che ciò accada, all’interno dell’azienda deve vigere il rispetto per le persone.
Tutti devono far in modo di avere un atteggiamento positivo, cercando sempre di comprendere il punto di vista altrui e cercando di costruire rapporti basati sulla fiducia reciproca.
Il lavoro di squadra è importantissimo. Il team deve essere coeso e ogni membro deve prendersi le responsabilità delle sue azioni, con la consapevolezza che queste possono avere effetti sulle attività degli altri collaboratori. Il miglioramento continuo, infine, deve essere anche personale e professionale, con un graduale accrescimento delle proprie competenze e conoscenze.
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3. Individuazione del giusto processo per ottenere risultati
Una volta individuato il giusto processo e il metodo di produzione, questo va applicato in tutti i settori dell’azienda. Con compiti e procedimenti standardizzati, tutti i dipendenti sapranno come comportarsi e avranno il giusto approccio al lavoro, garantendo il raggiungimento dei risultati sperati.
Con l’applicazione costante del metodo individuato, tutti i problemi non evidenti verranno alla luce e potranno essere risolti. La qualità deve sempre essere il primo obiettivo. Tutta la cultura dell’azienda deve quindi orientarsi al perfezionismo.
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4. Aggiungere valore alla società migliorando il benessere delle persone
La Lean Methodology è fondata sul rispetto per le persone e tra le persone. La crescita personale e professionale, basata su un approccio flessibile e creativo, va di pari passo a quella aziendale. Tutti i dipendenti dell'azienda, infatti, devono interiorizzare i principi e ne ricavano dei vantaggi e dei benefici a livello di competenze trasversali.
Un sistema snello richiede dei leader che abbiano grande consapevolezza di quello che è concretamente il lavoro e che interiorizzino la filosofia alla base di questa metodologia: la crescita continua.
Dopo averla compresa e fatta propria, devono essere in grado di trasmetterla ed insegnarla anche agli altri, creando un team pronto a lavorare fianco a fianco con lo scopo di raggiungere gli obiettivi e di mantenere elevate le performance.
I leader devono essere in grado di gestire e ispirare una squadra che segua la filosofia aziendale, che rispetti tutti i collaboratori, sia interni che esterni (ad esempio i fornitori), trovando il modo per stimolarli e aiutarli a crescere.
Il suo compito è quello di stabilire gli obiettivi e poi lasciare ai dipendenti la libertà di raggiungerli con senso di responsabilità e fiducia nelle proprie capacità. Ciò favorisce un senso di benessere che si ripercuote su tutta la società.
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5. I vantaggi della Lean Methodology
La Lean Methodology apporta dei grandi vantaggi all’azienda. Ne è un esempio la Toyota, che è riuscita a crescere in un clima fortemente ostile e da piccola realtà locale è diventata una grande azienda leader del settore automobilistico, forte e con collaboratori e clienti in tutto il mondo.
L’approccio della Lean Methodology apporta miglioramenti costanti e rende l’azienda in grado di adattarsi velocemente ai tempi che cambiano grazie ad una maggiore flessibilità che permette di individuare immediatamente i problemi nel momento in cui sorgono e le soluzioni per non rallentare i processi.
Tanti, quindi, sono i benefici a cui si può andare incontro applicando tale approccio, come una produzione potenziata, un’ottimizzazione delle risorse (costi e tempi) e un miglioramento della soddisfazione del cliente come conseguenza diretta degli elevati standard mantenuti in tutte le fasi.
Potenziare la Produzione
Il potenziamento della produzione è uno dei vantaggi della Lean Methodology. Capire ciò che è di valore per il cliente e rispondere esclusivamente alle sue esigenze reali, permette di produrre solamente ciò che può essere facilmente venduto.
La produzione, infatti, viene trainata direttamente dalla domanda di mercato, in un’ottica pull.
Ciò elimina o riduce al minimo la merce in giacenza, movimenti e trasporti inutili. Si produce meglio, ottenendo risultati di qualità, con l’utilizzo del minor numero di risorse disponibili. La sovrapproduzione è uno dei fenomeni che la Lean Methodology mira ad eliminare, poiché è considerata la prima fonte di spreco e di perdita di risorse in termini economici e di tempo.
Ottimizzare i Costi
Uno degli obiettivi della Lean Methodology è un’ottimizzazione delle risorse già possedute prima di decidere se fare ulteriori investimenti. Si parte, quindi, proprio dalla valutazione e dalla valorizzazione di tutto ciò che è già presente in azienda, facendo ordine, eliminando ciò che non è utile e tagliando quindi i costi inutili.
La valorizzazione delle risorse già possedute porta ad un miglioramento costante delle prestazioni, senza un aumento dei costi. A ciò, poi, si può affiancare anche una politica di grandi investimenti che introduce, periodicamente, delle innovazioni.
Per ottimizzare i costi, infine, si cambia totalmente la concezione delle scorte, cioè di tutta quella merce che è in attesa di essere venduta o lavorata. Si tratta di risorse che sono causa di costi di gestione (magazzino, spostamenti, etc.) e di sprechi di spazio e risorse finanziare. Rischiano inoltre di perdere valore con il passare del tempo, peggiorando la qualità di ciò che viene offerto ai clienti. Pertanto, devono essere eliminate o ridotte al minimo.
Ottimizzare i tempi
Anche i tempi di produzione, con la Lean Methodology, sono ottimizzati. Vengono ridotte tutte le attese che riguardano la gestione delle materie prime, delle scorte in attesa di essere lavorate. Il flusso deve scorrere agevolmente, fase dopo fase, fino alla creazione del valore richiesto dal cliente.
Tutto il processo produttivo, in ogni sua sequenza, viene quindi rivisto per eliminare eventuali blocchi, ritardi e per risolvere problemi che, durante le fasi di controllo, vengono alla luce. I tempi vengono razionalizzati al massimo e la produzione viene organizzata con la realizzazione di piccoli lotti, rinunciando a quella di massa su larga scala.
Miglioramento della soddisfazione del cliente
La Lean Methodology, oltre a ridurre le risorse utilizzate, gli sprechi e a ricercare l’ottimizzazione di tempi e costi, mantiene come obiettivo primario quello di soddisfare pienamente le richieste il cliente. Il valore tanto ricercato è quello voluto da quest’ultimo, che detta le regole della produzione.
Lo scopo è, quindi, quello di utilizzare la minor quantità di risorse possibili, a patto che la qualità della produzione non ne risenta. Le performance devono sempre essere elevate e si deve andare incontro ad un miglioramento continuo.
Si tratta di un approccio vincente, se si considera che le persone hanno standard sempre più elevati e la competitività, tra aziende è sempre più serrata. Ne consegue che le imprese devono continuamente migliorare la qualità dei prodotti e dei servizi offerti per poter raggiungere un alto grado di soddisfazione dei clienti. Concentrarsi su ciò che per loro è di valore è l’unico metodo per raggiungere dei risultati e maggiori profitti economici.
Maggiore stabilità economica
La Lean Methodology si è sviluppata durante un periodo di crisi economica, con lo scopo di risollevare le sorti di un’impresa fortemente provata dalla fine di un conflitto bellico, dalla difficoltà di poter accedere a nuove risorse e sull’orlo del fallimento. La necessità di cambiare approccio e l’impossibilità di seguire le logiche della produzione di massa ha portato a sviluppare un metodo più snello e flessibile attento alle esigenze alla soddisfazione dei clienti.
In breve tempo il nuovo approccio ha dato i suoi frutti e si è diffuso in tutto il mondo.
Tra gli obiettivi che aiuta a raggiungere, c’è proprio quello di una maggiore stabilità economica che aiuta a superare con forza i momenti di crisi e permette di far fronte a nuovi investimenti.
Dopo aver identificato il valore, l'approccio snello porta le aziende ad eliminare tutte le risorse che non aggiungono valore ai processi. Ciò consente alle società di ridurre nettamente i costi inutili e migliorare l'efficienza dei processi. Con l'aumento dei profitti, le aziende possono trovarsi in una posizione finanziaria più solida in un ambiente economico che oggi è sempre più instabile.
