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Google Drive è il servizio di Google a cui gli utenti possono accedere con il proprio account gratuitamente (se non è necessario utilizzare le funzionalità avanzate) per poter conservare i propri file, organizzarli in cartelle, archiviarli e condividerli dal proprio personal computer o altro dispositivo. È apprezzato in ambito lavorativo poiché consente di accedere a tutti i documenti di cui si ha bisogno in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo ci si trovi, purché si sia connessi ad internet.
È un'app pensata per semplificare la collaborazione tra colleghi, team e professionisti grazie agli efficienti strumenti offerti dall’applicazione. Ma queste non sono le uniche funzioni di questo prezioso alleato per tutti gli utenti. Ne possiede diverse e alcune sono sconosciute ai più: scopriamole tutte.
Google Drive, il servizio per archiviare e condividere documenti di Google
Nopparat Khokthong / Shutterstock.com
Google Drive è un servizio web di memorizzazione e sincronizzazione online di file di diversa natura. È stato lanciato online ad aprile del 2012 e da quel momento sempre più utenti lo hanno scelto per poterlo usare sia nella vita privata che per il proprio lavoro.
Tante le funzionalità, tra cui quelle che lo hanno reso noto e famoso: file hosting, file sharing e la modifica collaborativa di diversi formati di documenti. Per utilizzarlo occorre avere un account Google, che si può ottenere gratuitamente iscrivendosi sul sito ufficiale e inserendo poche informazioni. Può essere utilizzato sia da personal computer, collegandosi alla pagina ufficiale del servizio o con l’app per desktop, o da dispositivi mobili, grazie all’applicazione ufficiale.
Con l’account Google si può accedere non solo a Drive, ma anche a Gmail, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Docs, Sheets, Slides, Keep, Sites, Forms e AppSheet
Google Drive supporta tutti i formati di documenti, di video, di testo, di immagine e di altre tipologie di contenuti più diffusi.
Può essere utilizzato gratuitamente per uso personale, in tutte le funzioni basilari del servizio. In tal caso si avranno ben 15 GB di spazio a disposizione per l’archiviazione sul cloud, la possibilità di creare contenuti (documenti, fogli, presentazioni e tanto altro) e, con le stesse credenziali, sarà possibile utilizzare Gmail, Meet per videoconferenze e conferenze vocali fino a 100 partecipanti e ottenere un’assistenza clienti self-service online.
Se ciò non è sufficiente, si può optare per uno dei piani in abbonamento previsti. Business Starter, dal costo di 5,75 euro al mese, mette a disposizione 30 GB di spazio d’archiviazione per utenti. Business Standard aumenta lo spazio di archiviazione fino a 2 TB, consente conferenze e videoconferenze con Meet fino a 150 partecipanti al costo di 11,50 euro al mese.
Business Plus mette a disposizione 5 TB di spazio di archiviazione e videoconferenze fino a 500 partecipanti al prezzi di 17,25 euro al mese. Infine, se nessuno di questi soddisfa le esigenze dell’azienda, si può optare per un piano Enterprise costruito su misura dal team di vendita e dal prezzo variabile.
È una soluzione estremamente sicura, poiché fornisce l’accesso criptato a tutti i file. Quelli condivisi con l’utente possono essere analizzati e rimossi qualora presentino tracce di malware, spam, ransomware o tentativi di phishing.
Google Drive, le funzioni meno note: ricerca avanzata, link diretti e compatibilità con i file Microsoft office
dennizn / Shutterstock.com
Con il tempo si tende ad archiviare una gran quantità di file su Google Drive e, se non vengono organizzati bene, può essere difficile ritrovarli a colpo d’occhio. Non c’è da temere, perché tra le funzioni meno conosciute del servizio c’è la ricerca avanzata che rende semplice l’individuazione dei contenuti che si ricercano.
Per utilizzarla occorre inserire una parola chiave o una frase nella barra di ricerca e aggiungere le opzioni che si preferiscono. Si può indicare il tipo di contenuti (foto e immagini, documenti, PDF, fogli di lavoro, video, audio e altri), il proprietario, il nome dell’elemento o le parole contenute nel file, la posizione, la data di modifica, l’utente con cui è stato condiviso o altri dettagli.
Una volta indicate le caratteristiche del file fare clic su Cerca. In pochi secondi verranno mostrati tutti i file archiviati in Google Drive e che corrispondono ai termini indicati dall’utente
Seconda funzionalità che in pochi conoscono è quella che permette di ottenere un link diretto ad un file senza la necessità di aprire il file. Salvandolo nelle note o inviandolo ad un collaboratore si può accedere ai documenti in maniera rapida.
Per permettere ad un collaboratore di visualizzare il file condiviso bisogna intervenire sulle impostazioni di accesso e rimuovere eventuali limitazioni.
Su Google Drive si possono utilizzare tutti i file realizzati con Microsoft Office, come Word, Excel o PowerPoint.
Visualizzare versioni precedenti dei file, dettagli dei contenuti e aggiungere commenti
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Piotr Swat / Shutterstock.com
La possibilità di visualizzare versioni precedenti dei file e gestirle è particolarmente utile, seppur poco conosciuta. Si può utilizzare con file PDF e i documenti creati con Microsoft Office.
Facendo clic sulla voce gestisci versioni si ottiene l’elenco di tutte le versioni del documento, compresa quella attuale. Le versioni precedenti possono essere scaricate, conservate per sempre ed evitare che spariscano dopo circa 30 giorni o eliminate definitivamente.
Per ogni file contenuto in Google Drive si possono visualizzare i dettagli, la descrizione o tutte le attività che sono state svolte dall’utente stesso e dai collaboratori.
Infine, è possibile aggiungere dei commenti a dei file. È una funzione estremamente utile quando si collabora con altre persone perché consente di fornire indicazioni, idee, note e appunti senza modificare il documento.
Per saperne di più: Google: il motore di ricerca più diffuso ed efficace
