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Stanchezza, stress, distrazioni e problemi personali possono portare ad una improduttività e causare difficoltà nel portare a termine le proprie mansioni o nel raggiungere gli obiettivi che ci si è posti e ad una riduzione della propria capacità di time management. Nei momenti in cui ci si sente meno produttivi è necessario prendersi una pausa, ricaricare le proprie energie ed evitare tutte quelle attività che possono portare ad una perdita di tempo e ad un ulteriore sensazione di malessere e di insoddisfazione.
Correggendo il proprio comportamento si possono superare anche gli ostacoli più grandi, ma per farlo occorre individuare quali sono le attività più dannose da non svolgere. Si otterrà una migliore gestione del proprio tempo, una riduzione dello stress e la possibilità di dedicarsi ai propri hobby, interessi, amicizie e famiglia senza trascurare il lavoro o diminuendo le proprie performance.
Tra le attività che causano una notevole perdita di tempo, ce ne sono alcune insospettabili e che vengono eseguite quotidianamente senza la consapevolezza delle conseguenze negative a cui si sta andando incontro. Scopriamo quali sono.
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1. Realizzare una to do list con tutte le attività da svolgere, perché evitare
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Chi ha numerosi compiti da portare a termine tende a stilare delle to do list che comprendono tutte le attività da svolgere. È un modo per evitare delle dimenticanze ed essere estremamente produttivi, ma che ha delle controindicazioni e che potrebbe portare i professionisti a non raggiungere gli obiettivi prefissati e ad avvertire un forte senso di sconforto.
Se la lista delle attività da svolgere è estremamente lunga può rivelarsi impossibile eseguire tutte le mansioni in un solo giorno o in un tempo ridotto. Vedere un elenco che non si riduce può provocare pressione, una sensazione di stanchezza precoce e l’effetto Zeigarnik, ossia la tendenza a focalizzarsi sulle azioni incompiute e non su quelle portate a termine.
Tuttavia, le to do list restano un importante strumento di time management da imparare ad utilizzare. Per renderle funzionali ed evitare spiacevoli effetti negativi, occorre realizzarne di più piccole e che possono essere portate a termine in poco tempo.
È consigliabile creare degli elenchi ridotti, su base quotidiana, ed eliminare, man mano che vengono portate a termine, tutte le attività che vengono eseguite. In questo modo sarà più semplice rendersi conto del lavoro svolto, evitare di dimenticare appuntamenti e scadenze e restare produttivi.
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2. Non fare pause rende meno produttivi
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Lavorare stanca, indipendentemente dalle attività e dalle mansioni che si è chiamati a svolgere. Per questo motivo è importante fare pause adeguate e non avvertirle come una perdita di tempo. Queste, seppur brevi, permettono di rilassarsi, schiarirsi le idee, ritrovare la lucidità e l’energia.
Durante le pause si deve evitare di pensare al proprio lavoro e allontanarsi dalla scrivania. Si possono fare due passi all’aria aperta, prendere un caffè con i colleghi e approfittarne per socializzare con loro o coltivare i propri interessi.
Le pause devono essere programmate e rispettate. Esistono delle tecniche di concentrazione e di time management basate sull’alternanza di momenti di intenso lavoro e di pause. Tra questi vi è il metodo del pomodoro, utilizzato da chi ha la necessità di restare produttivo per lunghi periodi senza stancarsi.
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3. Posticipare i compiti più difficili causa una perdita di tempo notevole
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Quando si inizia un progetto o la giornata lavorativa si tende a posticipare i compiti più difficili e impegnativi. Questa è una pessima abitudine che rischia di ledere gravemente la propria produttività e le proprie performance.
Posizionare i compiti più ardui in cima alla propria lista delle attività da svolgere ed eseguirli con priorità permetterà di affrontarli con la giusta energia, dedicargli la giusta attenzione e il giusto tempo e restare concentrati.
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4. Dire sempre 'sì' non rende lavoratori migliori
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Dire sempre ‘sì’ non è una buona idea, ma è necessario riuscire a capire qual è il carico di lavoro che si è in grado di portare a termine senza sentirsi in difficoltà. Ogni mansione ha bisogno delle giuste attenzioni e, se queste sono troppe, si rischia di non dedicargli il giusto tempo e ridurre la qualità delle proprie performance.
Dire ‘no’ a qualche richiesta non rende l’individuo un cattivo professionista, ma denota la sua capacità di dare valore al proprio lavoro. Per il proprio benessere e per la propria produttività, è importante riuscire a gestire bene tempi ed energie e trovare un equilibrio tra vita professionale e vita privata.
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5. Monitorare i social media ed essere sempre attivi e reperibili
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I social media come Facebook, Instagram, TikTok e tanti altri sono entrati a far parte della vita di tutte le persone, rendendole sempre più reperibili e facilitando le comunicazioni anche tra persone geograficamente molto distanti. Sui social ci si può intrattenere, reperire news in tempo reale o approfondire tematiche, argomenti e informazioni di proprio interesse.
Questi aspetti positivi possono diventare negativi se non si è in grado di gestire la propria presenza online e di limitare il tempo di permanenza sulle piattaforme. Monitorare costantemente i social durante l’orario lavorativo e aggiornare il proprio feed riduce la produttività e ha come conseguenza una perdita di concentrazione e di tempo notevole.
La soluzione non è quella di eliminare tutti i propri account e rinunciare ai vantaggi dell’essere presenti sui social, ma di stabilire quando utilizzare i social e rispettare i tempi che si decide di dedicargli. Si può, ad esempio, accedere alle proprie piattaforme durante le pause o quando sono state portate a termine tutte le proprie mansioni.
Per saperne di più: Cos'è il Self Empowerment Personale
