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Avere abilità di time management è necessario in un mondo del lavoro dove i progetti sono sempre più complessi ed eterogenei, dove i ritmi sono incalzanti e dove è prevista una forte collaborazione con colleghi, dipendenti e superiori per poter raggiungere un obiettivo e dei risultati soddisfacenti. Il web mette a disposizione degli strumenti che permettono una efficiente gestione del tempo. Tra questi vi è Google Calendar.
Si tratta un sistema di calendari ideato da Google che ha numerose funzionalità sviluppate con l’obiettivo di semplificare la gestione delle scadenze, la condivisione delle mansioni tra persone differenti, l’organizzazione di riunioni, conferenze, incontri ed eventi.
Google Calendar: cos’è e come utilizzarlo
Google Calendar è un’applicazione di Google che può essere utilizzata a lavoro, a scuola o per organizzare gli impegni quotidiani e personali. Consente una pianificazione veloce e intelligente e la creazione di diversi calendari da poter condividere con familiari, amici e colleghi.
I vantaggi dell’utilizzo di Google Calendar sono numerosi. Grazie all’organizzazione efficiente, si evitano rallentamenti, ritardi e blocchi del flusso del lavoro. Lo stress si riduce, favorendo la creazione di un ambiente di lavoro sereno in cui tutte le risorse possono mettere in luce le loro capacità e competenze e lo sviluppo del self empowerment.
Con Google Calendar si possono pianificare e tenere riunioni in ogni luogo, ricevere la conferma di partecipazione da parte degli utenti chiamati ad intervenire, condividere materiali informativi, prenotare sale, organizzare videoconferenze da remoto e comunicare tutti i dettagli dell’evento.
È una vera e propria agenda, ma con tutti i contenuti memorizzati online. È sufficiente una connessione ad internet per poter accedere al proprio account Google e ai calendari creati per poter tenere sotto controllo tutti gli impegni presi e le attività da portare a termine.
Google Calendar consente una sincronizzazione in tempo reale su tutti i dispositivi posseduti. In questo modo nessuna informazione andrà perduta.
Google offre il servizio gratuitamente. Non serve sottoscrivere abbonamenti o versare somme di denaro, ma è sufficiente creare un proprio account per poter accedere a Google Calendar e ai tool ideati dall’azienda come Gmail, Google Drive, Google Maps, Google News, Google Meet e tanti altri.
Google Calendar: tutte le funzionalità
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L’utilizzo di Google Calendar è semplice e intuitivo. Si presenta come un classico calendario digitale, a cui si possono aggiungere eventi, tasks, promemoria, note e obiettivi da raggiungere. Per sfruttarne tutte le potenzialità, è bene comprenderne le funzionalità, le loro differenze e tutte le attività consentite dall’applicazione.
Creare e gestire gli eventi
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Con Google Calendar si possono creare eventi, pianificando attività straordinarie, come meeting urgenti o conferenze, o incontri e appuntamenti ricorrenti, come le periodiche riunioni con i dipendenti o gli stakeholder di un progetto.
Quando si crea un evento, la piattaforma permette di aggiungere un numero illimitato di invitati, inserendo il loro indirizzo e-mail. All’evento viene allegato automaticamente il link per la riunione video su Google Meet.
Se l’incontro non è virtuale, ma è organizzato in un ambiente fisico, si possono aggiungere indicazioni sui luoghi e sulle sale conferenze. Google Calendar permette di indicare la capienza delle stanze, l’eventuale necessità di supporti tecnologici per videoconferenze o audio conferenze.
Google Calendar permette un’accurata descrizione dell’evento. Si possono indicare il fuso orario, la ricorrenza, informazioni di contatto, istruzioni e link e aggiungere allegati, come documenti o presentazioni.
Tutti gli ospiti possono rispondere agli inviti degli eventi, confermando la propria presenza o annunciando l’assenza. Se consentito dall’organizzatore, possono apportare delle modifiche. Nelle riunioni che prevedono meno di 200 persone, chiunque può proporre nuovi orari.
Creare e gestire le attività
Ogni utente che utilizza Google Calendar può organizzare attività da portare a termine, inserendole nel proprio calendario. Si aggiungono negli spazi vuoi, indicando il titolo e facendone una breve descrizione. La data deve essere necessariamente specificata.
Tutte le mansioni ricorrenti si possono ritrovare in un elenco e sono selezionabili da un menù a tendina.
Solo l’account che ha creato l’attività può visualizzarla sul calendario. I tasks possono essere modificati in qualsiasi momento, eliminati o contrassegnati come completati. Tutti quelli rimasti in sospeso vengono inseriti in un elenco e vi rimangono per trenta giorni.
Creare dei promemoria
Selezionando un intervallo di tempo sul calendario, si possono creare dei promemoria visibili solo all’utente proprietario dell’account. Google Calendar permette di impostare la frequenza delle notifiche o eliminarle del tutto. I promemoria possono essere modificati in qualsiasi momento, aggiornati, contrassegnati come completati o eliminati definitivamente.
Condivisione calendari
I calendari di Google Calendar possono essere condivisi con amici, familiari e colleghi per permettere loro di vedere gli impegni prefissati e capire facilmente eventuali disponibilità. Si può scegliere se mostrare il calendario pubblicamente, solo all’interno di un’organizzazione o con persone specifiche.
Per condividere i calendari è necessario generare un link HTML e inviarlo a chi si desidera. Si può specificare in che modo gli altri utenti possono visualizzare i contenuti e se possono apportare modifiche, ad esempio cambiando dettagli di un evento.
Personalizzazione Calendari
La personalizzazione dei calendari è elevata. Google consente di attivare o disattivare le notifiche, impostare il suono che si ritiene più adatto e modificarle in base ad eventi specifici e ai diversi supporti tecnologici utilizzati.
Si può cambiare l’intera struttura dei calendari, visualizzandoli in base al giorno, alla settimana, al mese o all'anno a seconda delle proprie necessità o cambiandone l’aspetto, intervenendo sulla densità e il set di colori o sulla luminosità degli eventi passati.
Per saperne di più: Google, il motore di ricerca più diffuso ed efficace
