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Saper elaborare e dare un feedback è una vera e propria arte, un’abilità che chi è alla guida di un’attività, grande, media o piccola, deve possedere per poter ottenere il massimo dai propri collaboratori, migliorare le performance di tutta la squadra e raggiungere più facilmente gli obiettivi che ci si pone. Per un feedback efficace ci vuole un clima favorevole e positivo, propensione all’ascolto da tutte le parti in causa, abilità comunicative e tanto altro ancora.
Per imparare a dare feedback ci si può allenare, seguendo delle regole essenziali, e si possono adottare modelli e tecniche che sono state testate e che vengono già impiegate da manager di tutto il mondo. Tra questi vi rientra il modello EEC, che si fonda su tre passaggi: evento (evidence), effetto (effect) e cambiamento (change). Scopriamo in cosa consiste nel dettaglio e come può essere applicato.
Che cos’è un Feedback e quali sono i vantaggi
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Quando si gestisce un’azienda o un gruppo di persone è importante riuscire a comunicare in maniera efficace, per poter evitare incomprensioni e per permettere a tutti di lavorare con uno scopo comune chiaro e condiviso. Tra gli atti comunicativi più importanti c’è il rilascio dei feedback, necessari per potersi migliorare, per raggiungere performance più elevate e per individuare eventuali problematiche a cui occorre porre rimedio.
I feedback non sono giudizi e non sono critiche, ma strumenti importanti nelle mani dei project manager, ma non solo, utili ad instaurare un rapporto di cooperazione e collaborazione proficuo che mira a raggiungere risultati positivi e concreti per l’intera azienda o il progetto a cui si sta lavorando.
Si tratta di uno scambio di informazioni raccolte durante lo svolgimento di un’attività, elaborate e riportate al suo termine o in momenti prestabiliti durante il processo lavorativo. Devono essere espressi con frequenza.
Il feedback può essere negativo, attraverso il quale vengono analizzati degli errori, le conseguenze degli sbagli, gli obiettivi mancati o i risultati disattesi, o positivo, in cui si sottolineano le pratiche e le attività che hanno portato a buoni risultati cercando di rinforzare i comportamenti e gli atteggiamenti positivi.
Non devono essere espressi solo i feedback negativi, ma anche quelli positivi, per rinforzare i comportamenti che facilitano il raggiungimento dei risultati
Indipendentemente dalla tipologia del feedback, questo deve essere espresso nella maniera più corretta per evitare di andare incontro ad effetti negativi e controproducenti. Ad esempio, potrebbe essere percepito come una critica o un giudizio e causare un atteggiamento di chiusura e di scarsa collaborazione nel prossimo.
Per dare un feedback in maniera corretta si devono dichiarare sempre le proprie intenzioni, creare un clima sereno e positivo, essere predisposti all’ascolto del punto di vista altrui e cercare di sottolineare sempre la fiducia riposta nel proprio team. Si può seguire il modello EEC, che si fonda su tre passaggi specifici.
Che cos’è il Modello EEC per esprimere un feedback in maniera corretta
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Il modello EEC è un modello per l’elaborazione e la restituzione dei feedback volto al miglioramento delle attività dell’intero team. Il nome deriva dai tre passaggi sui quali è basato: Evidence (evento), Effect (effetto) e Change (Cambiamento). Talvolta, Evidence viene sostituito con Exemplo (Esempio).
Nella prima fase, si analizza l’evento nel suo complesso. In particolare, si fa particolare attenzione all’attività svolta dal destinatario del feedback, che può essere un singolo collaboratore o l’intero team. Si cerca di descrivere la situazione essendo specifici e non generici.
In questa fase occorre ricordarsi che lo scopo è quello di analizzare solo il comportamento e le azioni degli individui, e mai la loro personalità o la loro vita privata.
Nella seconda fase, denominata Effect, si descrivono tutti gli effetti prodotti dalle azioni svolte da una singola persona o dal team di lavoro. Si devono studiare quelli avuti direttamente sui risultati del progetto, sugli altri, sull’ambiente circostante e su terze persone che hanno un'influenza sul lavoro svolto e sugli obiettivi finali.
Devono essere presi in considerazioni tutti gli effetti, sia quelli positivi che quelli negativi, in maniera razionale e senza lasciarsi influenzare dalle proprie emozioni
Nell’ultima fase, quella del cambiamento, Change, si rielaborano tutte le informazioni in proprio possesso e si forniscono indicazioni precise e concrete. È in questo momento che deve essere esplicitato in maniera chiara e senza lasciare spazio a fraintendimenti il cambiamento che si vuole ottenere.
È opportuno continuare a dimostrare fiducia nei confronti del collaboratore, e, anche se il feedback è negativo e ha commesso alcuni errori, continuare a mostrare fiducia nei suoi confronti e nelle sue capacità in modo che sia incoraggiato a modificare il suo comportamento.
Si devono suggerire soluzioni pratiche, dare dei consigli e cercare di apprendere il suo punto di vista e i motivi che lo hanno portato a sbagliare. Se il feedback è positivo, è invece necessario individuare la chiave del successo e rinforzare gli atteggiamenti positivi, in modo che il soggetto li metta nuovamente in atto in futuro, che sviluppi consapevolezza del lavoro svolto e che sia motivato a fare sempre meglio.
Dare un feedback, quali qualità deve avere
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Indipendente dal modello, dal metodo o dalle tecniche seguite, un buon feedback deve avere determinate qualità. Deve essere bilanciato e focalizzato sia sui punti di forza, che su quelli di debolezza. Deve essere basato sull’osservazione: durante lo svolgimento del lavoro deve essere monitorato l’operato dei propri collaboratori.
Il feedback deve essere obiettivo, non essere basato su simpatie o antipatie personali o su percezioni che non hanno riscontri oggettivi. Deve essere specifico e dettagliato e, infine, tempestivo, dato possibilmente in tempo reale.
Per saperne di più: Cos'è il Self Empowerment Personale
