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In Breve (TL;DR)
- Usare l’opzione "Adattamento automatico" su Excel regola altezza righe e larghezza colonne per adattarle al contenuto, mentre unire celle consente di creare intestazioni ordinate e visivamente chiare.
- Allineare i dati, sia verticalmente che orizzontalmente, e utilizzare il testo a capo migliora la leggibilità del foglio di calcolo; l’applicazione di ombreggiature o colori alle celle chiave evidenzia informazioni importanti.
- Strumenti avanzati come la convalida dei dati impediscono errori di inserimento, mentre la formattazione condizionale evidenzia automaticamente valori che superano soglie predefinite, rendendo i dati più leggibili e organizzati.
I trucchi di Excel non riguardano necessariamente formule matematiche, algoritmi o funzioni complesse. Esistono tantissimi “Excel tips” dedicati alla formattazione, ovvero a tutte quelle operazioni che influiscono sulla strutturazione visiva del testo.
A partire dai consigli per una disposizione più omogenea delle celle, le righe orizzontali e le colonne verticali, fino ad arrivare a quelli che permettono di dare risalto e organizzazione proprio all’informazione scritta, a prescindere dal fatto che si tratti di parole di senso compiuto o valori numerici.
Infine spazio anche ad alcuni trucchi più avanzati, che mettono gli interventi di formattazione a disposizione di una gestione più complessa e completa del dato.
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1. Trucchi Excel per una formattazione migliore delle celle
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Esistono tantissimi diversi trucchi di Excel (o Excel tips) che permettono di intervenire sulla formattazione del foglio di calcolo, rendendo l’esperienza di lettura e di lavoro più rapida ed efficace.
Alcuni di questi prevedono la modifica diretta delle celle, l’elemento base del foglio di calcolo, le righe orizzontali e le colonne verticali. E un primo aspetto a cui prestare attenzione in tal senso è la regolazione di altezza e larghezza.
L’altezza delle righe e la larghezza delle colonne di Excel definiscono lo spazio disponibile all’interno delle celle in cui andranno inserite le informazioni. La scelta della giusta dimensione è fondamentale per una corretta lettura del documento di lavoro, ma è anche importante evitare sproporzioni che potrebbero risultare sgradevoli alla vista, se non addirittura di difficile comprensione.
In questo senso esiste una funzione Excel di nome Adattamento automatico, che adatta automaticamente l’altezza delle righe e la larghezza delle colonne in base ai contenuti inseriti al loro interno.
In alternativa è anche possibile selezionare contemporaneamente più righe e più colonne, andando poi a modificare manualmente la dimensione di larghezza e altezza: in questo modo l’intervento verrà applicato a tutta la selezione, evitando disomogeneità fastidiose.
L’utente può modificare anche le dimensioni della singola cella, o, in alternativa, può aumentare lo spazio disponibile attraverso l’unione di più celle. Questa funzione porta alla creazione di un’unica intestazione, in cui i dati verranno centrati automaticamente.
L’unione delle celle viene spesso utilizzata per inserire delle titolazioni all’interno delle righe, in modo da rendere immediatamente visibile la distinzione tra più blocchi caratterizzati da titolazioni diverse e, in definitiva, velocizzare i fogli Excel.
Parlando di celle e formattazione, infine è importante non perdere mai di vista l’opportunità di calcare o meno il tratto e lo spessore del bordo. Anche in questo caso Excel permette all’utente di scegliere tra diverse opzioni, che possono essere applicate a una selezione di celle più o meno estesa.
Dall’inserimento dei bordi esterni a quello che va a coinvolgere soltanto uno dei quattro lati della selezione. Senza dimenticare la possibilità di evidenziare maggiormente tutti i bordi che separano le diverse celle coinvolte nella selezione.
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2. Trucchi Excel per una lettura migliore del testo
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Un’altra categoria di Excel tips legati alla formattazione riguarda la gestione del testo ed è pensata per agevolare il più possibile la sua lettura. In questo senso la prima cosa da fare è selezionare la disposizione del testo all’interno della cella, andando a definire un allineamento omogeneo.
La disposizione del testo può venire gestita sia lungo l’asse verticale che lungo quella orizzontale, con opzioni che partono dal centro per poi andare verso i quattro lato della cella (alto, basso, destro, sinistro).
Allineare i dati simili è il segreto per avere una lettura agevole del documento: volendo ragionare sull’orientamento verticale, è possibile decidere di centrare tutti i testi che svolgono il ruolo di titolo o di nome di categoria.
Passando invece all’orientamento orizzontale, è invece possibile posizionare da un lato della cella (ad esempio a sinistra) le informazioni di natura testuale, andando poi invece a posizionare dall’altro (a destra) i valori di natura numerica, oppure i link e i collegamenti.
Un altro trucco Excel di formattazione particolarmente apprezzato riguarda l’attivazione del testo a capo: una funzione che porta la cella ad adattarsi automaticamente in base alla quantità di informazioni contenute al suo interno.
Il testo a capo permette di non perdere mai di vista informazioni importanti, ma è importante tenere sotto controllo le proporzioni tra celle, righe e colonne, in modo da non trovarsi di fronte a un foglio di calcolo eccessivamente disomogeneo.
Infine anche il colore può giocare un ruolo chiave nell’evidenziazione del testo. In questo senso molti utenti scelgono di evidenziare alcune sezioni o alcune celle chiave attraverso la funzione di ombreggiatura delle celle.
Applicare l’ombreggiatura, o in alternativa la colorazione, di una selezione di celle, permette di dare risalto alle diverse informazioni contenute nel foglio di calcolo, senza che alcune sezioni siano più o meno esposte di altre.
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3. Trucchi Excel per una gestione migliore del dato
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Dopo aver passato in rassegna consigli utili per la personalizzazione delle celle e la lettura del testo, è possibile entrare nel merito di trucchi Excel avanzati, in cui la formattazione garantisce una gestione più approfondita e proficua del dato: dalla convalida dei dati alla formattazione condizionale.
La funzione Excel di convalida dei dati permette di controllare che una particolare tipologia di informazione possa essere effettivamente inserita all’interno della cella di destinazione.
Si pensi in tal senso a una riga o una colonna che è stata pensata per ospitare valori numerici e in cui l’utente prova a caricare del testo scritto. Ebbene, grazie alla funzione di convalida dei dati, questo genere di inserimento andrà a generare un messaggio di errore, impedendo all’utente di andare a “sporcare” il foglio di calcolo.
La formattazione condizionale è invece una specie di sovra funzione che dipende dai valori delle celle e che può coinvolgere e attivare diversi interventi di formattazione: dalla selezione di un colore all’impostazione di un bordo.
Grazie alla formattazione condizionale l’utente può evidenziare automaticamente tutte le celle che superano un determinato valore e rendere più leggibili i file. Così come può confrontare set di dati diversi con pochi clic, individuando rapidamente affinità e divergenze.
Per saperne di più: Cos'è Excel e come usare i fogli di calcolo online
