Cos'è Excel e come usare i fogli di calcolo online

Excel è un programma che non ha bisogno di presentazioni perchè è tra i più utilizzati in assoluto in buona parte del settore terziario, grazie all’incredibile versatilità dei suoi fogli di calcolo.

A ciò si aggiunga che Excel ha migliorato ulteriormente le proprie possibilità, grazie a Microsoft 365 (ex Office 365). Un’evoluzione nel cloud della suite Office, che è andata più o meno di pari passo con la nascita di Excel online e dei fogli di calcolo online condivisi.

Non a caso, sono sempre di più le persone interessate a seguire un corso Excel. Il programma permette di svolgere tante operazioni diverse: realizzare tabelle, applicare formule, ma anche convertire da Excel a PDF, o, in alternativa, convertire da PDF a Excel.

• 0. Breve storia di Excel

  

  Forse non tutti sanno che, quando Excel fece la sua prima apparizione, i fogli di calcolo erano già stati inventati. Il primo foglio elettronico in assoluto si chiama VisiCalc, è frutto della creatività di Dan Bricklin e risale al 1978.

  Pare che l’informatico statunitense stesse lavorando a dei calcoli matematici su una tabella e che, trovandosi di fronte a un errore, creò un software capace di sviluppare formule automaticamente. 

  Detto questo, la prima versione di Excel è datata 1985 e venne pubblicata per il sistema operativo Macintosh. Ciò vuol dire che, in origine, i fogli di calcolo apparvero sugli antenati degli attuali computer Mac.

  La versione Windows di Excel, più precisamente Excel 2, sarebbe arrivata soltanto due anni dopo, nel 1989. L’anno più importante per quanto riguarda il rapporto tra Windows ed Excel è il 1992: da allora, con Excel 4, il programma venne integrato all’interno del pacchetto Office. 

  Lo sviluppo e la diffusione della rete Internet avrebbero portato alle varie evoluzioni di Excel online, fino ad arrivare, nel 2013, ad Office 365, suite basata sul cloud, che oggi ha cambiato nome in Microsoft 365.

• 1. Excel, uno degli strumenti più potenti ed utilizzati della suite Office

  

  Excel permette di creare fogli elettronici di calcolo, generalmente organizzati in riquadri noti col nome di celle.

  Grazie a un’organizzazione a griglia suddivisa in colonne e righe, l’utente ha la possibilità di pianificare, organizzare e gestire le attività più diverse.

  Ma non solo, considerato che i fogli di calcolo Excel permettono anche di sviluppare calcoli matematici. Le formule servono proprio a questo: a mettere in contatto i contenuti presenti nelle varie celle e a restituire valori specifici.

  La potenza di Excel e di Excel online sta proprio nella facilità e nella rapidità con cui l’utente può chiedere al computer di sviluppare calcoli, formule e operazioni complesse.

  Per approfondimento: Quali sono le funzioni di Excel più utilizzate

• 2. Excel: esempi pratici di utilizzo

  

  Un primo esempio pratico di utilizzo di Excel consiste nella realizzazione di una tabella in cui inserire determinati valori. Utilizzando le righe orizzontali e le colonne verticali, è possibile organizzare i contenuti in base alle proprie personalissime esigenze.

  È dunque possibile creare delle liste di persone, associando a ciascun nominativo tante altre informazioni: data di nascita, numero di telefono, indirizzo di residenza e così via.

  Con Excel è possibile realizzare tabelle e grafici, ma anche sviluppare formule matematiche come SOMMA e MEDIA

  Volendo fare un accenno alle formule matematiche, è doveroso citare se non altro “SOMMA”. Una delle funzioni più elementari di Excel ed Excel online, che permette all’utente di sommare i valori presenti in un intervallo selezionato di celle. 

  Con la funzione “MEDIA” l’utente deve indicare uno specifico intervallo di celle e digitare una determinata sequenza alfanumerica. Dopodiché, Excel provvederà automaticamente a calcolare la media dei diversi valori coinvolti. 

  Si consideri infine che tutti i valori inseriti nei fogli di calcolo (così come nei fogli di calcolo online), possono venire mostrati sotto forma di grafico.

  Per saperne di più: Quali sono le funzioni di Excel più utilizzate: la sezione editing

• 3. Le funzioni di Excel più utilizzate ed apprezzate

  

  “SOMMA” è soltanto una delle formule maggiormente utilizzate anche dagli utenti meno esperti di Excel ed Excel online. Anche perché la stessa funzione presenta diverse varianti, come ad esempio “SOMMA.SE” o “SOMMA.PIÙ.SE”.

  Per restare in tema formule matematiche, va poi ricordato che i valori presenti nei vari fogli di calcolo .xls, così come nei fogli di calcolo online, non possono soltanto venire sommati automaticamente. 

  Ad esempio, la funzionalità “PRODOTTO” consente di moltiplicare numeri in maniera facile e veloce. Allo stesso modo è possibile effettuare divisioni, riempiendo una casella vuota con indicazioni relative alle celle da prendere in considerazione, intervallate dal segno “/”. Ad esempio: “=A1/B2”

  In tutti questi casi non è assolutamente necessario seguire un corso Excel per potere portare a termine questo genere di operazioni. Basta memorizzare la giusta sequenza di caratteri da digitare.

  Questo discorso vale anche per le funzioni “MEDIA” e “CONTA”. La prima chiede ad Excel di calcolare automaticamente la media dei valori presenti all’interno di un intervallo selezionato di celle.

  La funzione “CONTA” permette di contare il numero di occorrenze relative a un valore del foglio di calcolo. La funzione può essere estesa anche come “CONTA.SE”: in questo caso Excel conterà soltanto i valori che rispettino una condizione specifica.

• 4. Formule matematiche: dalla funzione MEDIANA a CONTA

  

  Excel ed Excel online hanno ulteriori funzioni pensate per mettere in relazione i dati presenti nelle diverse celle dei fogli di calcolo.

  Volendo entrare appena più nel merito delle formule che verrebbero studiate in un corso Excel vero e proprio, è possibile partire dalle funzioni “MAX” e “MIN”. La prima permette di definire il valore più alto di una selezione. La seconda consente di individuare il valore più basso.

  In alternativa, si può ricorrere alla funzione “MEDIANA”, che invece, come è facile immaginare, propone il valore intermedio dell’intervallo di celle selezionato nei fogli di calcolo .xls, o nei fogli di calcolo online. 

  Le varie funzioni Excel “CONTA” permettono di tenere conto del numero di celle di un intervallo contenenti determinati valori.

  Con questa soluzione si possono contare tutte le celle che caratterizzano un singolo intervallo. Inoltre, risulta fondamentale in tutti quei casi in cui ci si trova ad avere a che fare con una lista.

  La funzione “CONTA” è inoltre caratterizzata da tante possibili diversificazioni, che verranno scelte in base a ciò che deve essere contato da Excel. 

  Digitando in uno spazio vuoto “=CONTA.NUMERI” il programma terrà conto del numero di celle presenti nell’intervallo selezionato contenenti numeri. Digitando “=CONTA.VALORI” il programma conterà il numero di celle non vuote, che contengano numeri o, in alternativa, testo.

  Infine, digitando in uno spazio vuoto “=CONTA.VUOTE”, Excel ed Excel online terranno conto del numero di celle vuote all’interno dell’intervallo selezionato. 

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  5. La funzioni da usare nelle tabelle estese

  

  Le formule di Excel non hanno però soltanto a che fare con l’elaborazione di calcoli matematici. Esistono infatti tante altre funzioni adatte alle esigenze e agli ambiti professionali più disparati.

  Ad esempio, con “ARROTONDA” è possibile chiedere al programma di arrotondare i numeri presenti all’interno di un intervallo selezionato, sia per eccesso che per difetto. L’utente inoltre può inoltre decidere di troncare direttamente il valore in questione fino a portarlo a un numero intero, ricorrendo alla formula “TRONCA”.

  Esistono poi funzioni che non hanno davvero niente a che vedere con il mondo dei numeri. È il caso, ad esempio, di una particolare funzione nota col nome di “ADESSO”: una formula Excel che permette di visualizzare sia l’ora che il giorno corrente, all’interno di fogli di calcolo e fogli di calcolo online.

  Questo accenno di corso Excel si chiude con delle formule utili soprattutto nel caso in cui ci si trovi a lavorare con tabelle particolarmente estese. 

  La prima funzione permette di indicare il numero di riferimento di righe o di colonne. Per chiedere ad Excel di indicare il numero di riferimento di un insieme di righe, bisogna selezionare una cella vuota e digitare:

  =RIGHE(num)

  Allo stesso modo, per chiedere ad Excel di indicare il numero di riferimento di un insieme di colonne, bisogna selezionare una cella vuota e digitare:

  =COLONNE(num)

  La seconda funzione permette invece di ripulire i fogli di calcolo e i fogli di calcolo online, eliminando automaticamente gli spazi vuoti. Per ottenere questo risultato, la formula da utilizzare è:

  =ANNULLA.SPAZI()

• 6. Funzioni avanzate di Excel

  

  Esistono tantissime altre funzioni più o meno avanzate, che potrebbero semplificare l’organizzazione del proprio lavoro.

  Una di queste ordina al sistema di organizzare i fogli di calcolo evidenziando i giorni lavorativi: un ottimo sistema per monitorare compiti e task, senza fare confusione tra infrasettimanali e festivi.

  Restando in tema conteggio di giorni, è anche possibile chiedere al software di calcolare il numero di giorni o di mesi che passano tra due date: un'altra funzione molto apprezzata nell’ambito del project management. 

  Excel ed Excel online permettono anche di impostare tanti diversi filtri. Il filtro è un’altra funzione particolarmente apprezzata, considerato che permette di selezionare dati specifici in base alle proprie necessità. 

  Le funzioni più avanzate di Excel permettono di impostare filtri e addirittura di mettere in rapporto diversi fogli di calcolo.

  Alcune formule sono pensate per mettere in rapporto i dati provenienti da diversi fogli di calcolo, o fogli di calcolo online. È il caso, ad esempio, di “CERCA.VERT”.

  La funzione “CERCA.VERT” nasce proprio con l’obiettivo di fare dialogare due tabelle differenti, in maniera tale da semplificare il lavoro di compilazione. Si immagini, in tal senso, di avere una tabella “A” contenente informazioni relative a dei dipendenti.

  Si pensi a un elenco ricco, composto da centinaia di nomi, in cui si hanno tanti valori organizzati tra righe e colonne: il nome e il cognome del dipendente, il settore in cui lavora, la città di provenienza.

  Nel caso in cui si volesse aggiungere un ulteriore campo, magari la regione di provenienza, si rischierebbe di dover effettuare un numero impressionante di ricerche “manuali”.

  La funzione “CERCA.VERT” fa risparmiare tempo, a patto che esista un’altra tabella “B” che abbia già messo in rapporto i valori di ricerca. Si pensi, in tal senso, a un foglio di calcolo contenente un semplice elenco di città italiane, abbinate ciascuna al suo capoluogo di provincia e alla sua regione. 

• 7. Campi di utilizzo di Excel: creare un diagramma di Gantt

  

  Riassumere in poche righe tutte le possibili funzionalità di Excel o del più recente Excel online sarebbe semplicemente impossibile. Questo software infatti è uno dei più versatili in assoluto.

  Non a caso, Excel viene quotidianamente usato nei settori più disparati: dalla logistica alle vendite, dal sanitario ai trasporti, ma anche nel marketing, nella comunicazione e così via. Insomma, viene utilizzato in tutti i contesti in cui è necessario creare elenchi ordinati di dati e tabelle di marcia.

  Ma non solo. I fogli di calcolo sono lo strumento perfetto anche per organizzare e monitorare progetti su larga scala. In tal senso è impossibile non citare il celebre diagramma di Gantt: uno strumento che permette di monitorare l’evoluzione di diversi compiti professionali, proprio grazie a tabelle specifiche.

  La stragrande maggioranza di coloro che hanno a che fare col project management ha realizzato almeno una volta un Gantt di progetto su Excel. Questo diagramma infatti permette di rappresentare le vari task che caratterizzano le attività professionali, in modo tale da potere tenere tutti sotto controllo.

  Il diagramma di Gantt è quindi uno strumento di organizzazione, ma anche di gestione delle attività. Uno strumento attraverso cui è possibile monitorare anche i progetti più complessi.

  A ciò si aggiunga che il diagramma di Gantt è uno strumento totalmente in linea con la versatilità di Excel ed Excel online. I fogli di calcolo infatti possono venire creati sulla base delle necessità dell’utente.

  Questo vuol dire che non esiste un solo modello di Gantt di progetto. Sta al singolo professionista modulare righe e colonne secondo le proprie necessità. C’è chi lo usa per seguire delle campagne complesse e c’è chi invece lo utilizza per seguire lo sviluppo di una singolo task, tenendo conto di più fattori: costi, tempo, risorse e così via.

  Per saperne di più: Creare un diagramma di Gantt con Excel velocemente

• 8. Excel è anche online, come usarlo al meglio

  

  Oggi gli utenti possono sfruttare le potenzialità della suite Office attraverso appositi programmi web. Per farlo, è sufficiente visitare il portale Office.com e accedere con le proprie credenziali Microsoft. 

  Da qui è possibile aprire diversi programmi: da Word online a Excel online. Tutti i documenti aperti vengono automaticamente salvati su OneDrive ed è possibile condividerli con amici e/o colleghi. 

  Office Web non va confuso con Office 365, che, tra l’altro, attualmente ha cambiato nome in Microsoft 365. I servizi di Office Web sono liberi da costi, a patto che si utilizzi un account Microsoft.

  Con Office Web (o Office Online) è dunque possibile utilizzare Excel gratis, così come è possibile utilizzare gratuitamente Word, PowerPoint e tanti altri software.

• 9. Pro e contro dei fogli di calcolo nel cloud

  

  Excel online è davvero molto simile al suo corrispettivo per destkop: sia per quello che riguarda l’aspetto, sia per quello che riguarda le funzionalità.
  
  Dunque, piuttosto che parlare di pro e contro dei fogli di calcolo online rispetto a quelli classici, è utile soffermarsi sulle piccole differenze che intercorrono tra i due programmi.

  Excel online potrebbe avere difficoltà ad aprire i formati di file Excel meno recenti. Esistono poi alcune particolari eccezioni relative a grafici e tabelle che potrebbero venire visualizzati in maniera leggermente differente su browser.

  E, ancora, alcune funzioni delle cartelle si comportano in maniera diversa sul web: è il caso, ad esempio, di “CODICE.CARATT”, di “COLLEG.IPERTESTUALE” e di “AMBIENTE.INFO”.

• 10. I migliori corsi di Excel gratuiti online

  

  Grazie a un corso Excel un utente può imparare tutto quello che c’è da sapere sui fogli di calcolo: ad esempio come organizzare i valori in tabelle e come convertire le tabelle in grafici.

  Ma anche come mettere in rapporto i valori delle singole celle grazie a formule matematiche: dalla sopracitata “SOMMA” alle sue varianti “SOMMA.SE” e “SOMMA.PIÙ.SE”. 

  A ciò si aggiunga che esistono moltissimi corsi Excel gratis: si va dalle lezioni realizzate sotto forma di articolo, ai pratici video-tutorial, spesso catalogati in base al singolo argomento o alla singola funzione. 

• 11. Non solo Excel: i migliori software alternativi basati sui fogli di Calcolo

  

  Si è visto come Excel, Excel Online e Microsoft 365 (ex Office 365) siano diventati degli standard nel mondo del lavoro.

  Detto ciò, esistono comunque delle valide alternative: programmi che si basano comunque su fogli di calcolo offline e online.

  Ad esempio, la suite OpenOffice è una variante totalmente open source di Office. Contiene diversi programmi, tra cui un software basato sui fogli di calcolo di nome Calc. 

  Con Calc è possibile realizzare praticamente tutte le operazioni tipiche di Excel. Inoltre, permette di salvare i fogli di calcolo anche nel formato proprietario di Excel (.xls). 

  Se si parla di fogli di calcolo online è doveroso citare per lo meno Google Sheets (in italiano Fogli Google) a cui è possibile accedere gratuitamente attraverso le proprie credenziali Google.

  Infine è utile ricordare che esistono diversi programmi utili a integrarsi con i software per fogli di calcolo: è il caso, ad esempio, dei programmi che permettono di convertire file PDF in Excel. 

• 12. Da Excel a PDF, da PDF ad Excel

  

  Proprio la necessità di convertire file PDF in Excel e viceversa è una delle più sentite dagli utenti. I fogli di calcolo vengono generalmente salvati nel formato .xls e si possono aprire solo con software specifici.

  L’acronimo PDF sta per “Portable Document Format”, traducibile in italiano come “Formato di Documento Portatile”. Il formato è stato pensato proprio per permettere agli utenti di trasferire comodamente i loro file, a prescindere dal dispositivo, dal programma o dal sistema operativo utilizzato.

  Oggi i file PDF sono tra i più versatili in circolazione: vengono letti da computer Windows e vari modelli di Mac, ma anche da tablet e smartphone.

  Non sorprende dunque che gli utilizzatori di Excel ed Excel online spesso sentano la necessità di convertire i fogli di calcolo in un formato più comodo e più facilmente trasferibile. 

  Per convertire i fogli di calcolo, così come i fogli di calcolo online, da Excel a PDF è sufficiente utilizzare una apposita funzione del programma. Il software infatti permette di esportare i propri lavori in tanti formati differenti, tra cui, per l’appunto, il Portable Document Format. 

  Per svolgere l’operazione opposta, ovvero per convertire file da PDF ad Excel, bisogna invece affidarsi a programmi esterni. Per fortuna però, anche in questo caso, esistono davvero tante diverse soluzioni: a pagamento e gratuite, che necessitano un’installazione o che possono essere usate comodamente online.

• 13. Excel: le funzioni per gestire le spese di casa

  

  Gestire un budget mensile, settimanale o anche giornaliero non è semplice. Innanzitutto bisogna tenere a mente tante entrate e uscite differenti. Dopodiché è fondamentale mantenere il giusto livello di ordine, in modo da non fare confusione.

  Per fortuna però esistono diversi programmi che possono dare una mano agli utenti più distratti: basti pensare alla gestione delle spese in Excel. Il programma di fogli di calcolo realizzato da Microsoft presenta diverse opzioni che semplificano il controllo dell’economia domestica. 

  Molte tra le funzioni di Excel più famose e apprezzate si prestano a venire utilizzate nell’ambito del controllo di un budget. D'altronde i fogli di calcolo sono fondamentalmente delle tabelle, organizzate in colonne verticali e righe orizzontali. 

  La funzione “SOMMA” di base richiede a Excel di effettuare delle somme matematiche in maniera automatizzata. Questa funzione si presta al controllo di un budget perché consente di visualizzare rapidamente il totale delle entrate o delle uscite di un determinato periodo temporale. 

  Lo stesso discorso riguarda la funzione “CONTA”, che, a differenza di somma, richiede al programma di contare il numero di celle che sono presenti dentro un intervallo o una selezione. 

  “SOMMA” e “CONTA” sono perfette per una gestione delle spese in Excel anche se utilizzate nelle loro varianti “SOMMA.SE” e “CONTA.SE”. In questo caso le funzioni richiedono a Excel di sommare o di contare dei valori a patto che rispettino delle condizioni. Ad esempio solo le entrate di un lavoro “X”, o solo le uscite di un periodo “Y”.

  Se si parla di funzioni Excel e gestione del budget bisogna poi citare per lo meno “MEDIA”, “MIN” e “MAX”, che permettono di calcolare rapidamente il valore medio, massimo e minimo di un intervallo.

  Infine, le funzioni pensate per tenere conto del tempo, come ad esempio “GIORNI” o “GIORNI.LAVORATIVI.TOT”. In entrambi i casi queste formule possono aiutare a monitorare quanti giorni mancano a una qualsiasi scadenza.