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Al giorno d’oggi probabilmente non serve seguire un corso Excel per imparare come fare per posizionare dati all’interno di un foglio di calcolo. Ma, al tempo stesso, un’impostazione scorretta del lavoro può portare a problematiche e malfunzionamenti più o meno gravi.
Alcuni dei problemi più patiti dagli utenti riguardano la gestione di righe, colonne e celle, ma anche la creazione manuale di tabelle o di sequenze di valori. A ciò si aggiungono controindicazioni legate a funzioni più avanzate, come ad esempio i riferimenti o la convalida dati.
Per fortuna però è sufficiente seguire pochi consigli pratici per settare il proprio foglio di calcolo riducendo sensibilmente il rischio di incappare in ostacoli o imprevisti.
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1. Come fare per risolvere i problemi con righe, colonne e celle Excel
Shutterstock
Alcuni tra gli errori più diffusi su Excel hanno a che fare con le righe, le colonne e le celle: più precisamente con l’unione delle celle e la gestione di righe e colonne vuote.
L’unione delle celle è uno dei basilari di un qualsiasi corso Excel: una procedura sicuramente utile, che però può presentare diverse controindicazioni, specie nel fatto in cui si vogliano eseguire altre azioni più o meno avanzate con i dati nei fogli di calcolo.
Per poter tornare a ordinare i dati, o anche solo copiarli e incollarli altrove, bisogna innanzitutto separare le celle attraverso il pulsante di nome Unisci e centra.
Dopodiché è possibile selezionare la scheda Home, passare per il gruppo dedicato all’Allineamento e passare in rassegna le opzioni disponibili. Tra queste ce n'è una che garantisce una visualizzazione dei testi praticamente identica, ma al tempo stesso garantisce che le celle rimangano divise, risolvendo le principali problematiche di gestione del dato.
Un altro grande problema di Excel ha a che fare con le righe o le colonne vuote: spazi utilizzati per una lettura più semplice di gruppi di dati, che però possono nuovamente portare a controindicazioni in caso di operazioni avanzate successive.
Nel caso in cui ci si trovi di fronte a un numero limitato di righe o di colonne vuote, è sufficiente rimuoverle manualmente andando a utilizzare il tasto destro del mouse e poi selezionando la voce di nome Elimina.
Nel caso in cui il foglio di calcolo sia ricco di righe o colonne vuote, è invece possibile usare una funzione di Excel di nome CONTA. La prima cosa da fare è selezionare tutte le celle contenenti dei dati, quindi bisogna portare il cursore sul menù Home di Excel, nell’area dedicata alla Modifica.
Da qui bisogna utilizzare il comando Ordina e filtra, facendo attenzione a selezionare anche la voce di nome Espandi la selezione. In questo modo le righe o le colonne vuote verranno automaticamente raggruppate, rendendo la loro eliminazione molto più semplice.
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2. Come fare per risolvere i problemi con tabelle e sequenze Excel
Kamil Zajaczkowski / Shutterstock.com
Non serve sicuramente un corso Excel per imparare a creare manualmente una tabella all’interno di un foglio di calcolo: basta utilizzare la suddivisione in righe, colonne e celle, assegnando nomi e valori specifici in base alle proprie esigenze.
Purtroppo però spesso le tabelle create e formattate a mano finiscono per creare problematiche successive: ad esempio nel caso in cui i dati della tabella vogliano essere utilizzati per la creazione di un grafico. Ma anche nel caso in cui si vogliano aggiungere altri campi o altri dati ex post, mantenendo però la formattazione originale.
Per ovviare a queste controindicazioni è consigliabile inserire la tabella attraverso la scheda di nome Home e la voce dedicata alla formattazione dei dati all’interno di una tabella. O, in alternativa, facendo clic sulla voce di nome Inserisci e selezionando poi l’output di nome Tabella.
A questo punto è possibile assegnare un nome alla tabella, ma anche entrare nel merito della gestione delle sue intestazioni, del suo stile e di eventuali funzionalità aggiuntive: ad esempio il pulsante con opzione di filtro, o la possibilità di raggruppare righe e colonne.
Settando le regole della tabella a monte, si risolve automaticamente la maggior parte delle possibili problematiche successive. Infatti, anche in caso di aggiunta di campi o dati, la formattazione rimarrà fedele alle regole impostate in precedenza.
Un altro problema molto patito dagli utenti Excel è quello della digitazione manuale di sequenze molto lunghe di dati numerici o di date. Il rischio maggiore è quello di incappare in errori di battitura, che potrebbero compromettere la validità di operazioni successive.
Per fortuna Excel è dotato di diverse funzionalità di compilazione automatica, che riconoscono il modello di dati di riferimento e lo portano avanti autonomamente con pochi clic.
L’utente non deve fare altro che digitare due o tre valori, per poi utilizzare la funzione Compilazione automatica e completare l’operazione. Ma in alcuni casi è sufficiente selezionare le celle contenenti i valori e trascinarle lungo la riga o la colonna di riferimento.
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3. Come fare per risolvere altri problemi comuni di Excel
mindea / Shutterstock.com
Questo breve corso Excel dedicato alla risoluzione di problematiche comuni si conclude con alcuni consigli dedicati all’uso dei riferimenti, il blocco delle celle e la convalida dei dati.
Quando si impostano determinati riferimenti alle celle nelle formule Excel, c’è la possibilità di compromettere il funzionamento delle funzioni di compilazione automatica. Il consiglio in questo caso è rinunciare ai riferimenti relativi, preferendo invece i riferimenti assoluti.
Il blocco delle celle e la convalida dei dati sono soluzioni applicate soprattutto quando si condivide un foglio di calcolo Excel, per evitare che altri utenti intervengano su dati che non devono essere modificati o rimossi.
Il blocco delle celle impedisce azioni su spazi e di conseguenza valori specifici, mentre la convalida dei dati permette di immettere nel foglio di calcolo soltanto determinate tipologie di informazione.
Per abilitare il blocco delle celle bisogna utilizzare il tasto destro del mouse, selezionare la voce di nome Formatta celle e poi entrare nella scheda di nome Protezione. Per impostare la convalida dei dati bisogna invece passare per il menù di nome Strumenti e la scheda di nome Dati.
Per saperne di più: Cos'è Excel e come usare i fogli di calcolo online
