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La cache mode è un’impostazione presente di default all’interno degli account Exchange: quegli account Microsoft che ricorrono a server particolari per la gestione della posta elettronica.
Rientra tra i servizi extra messi a disposizione dei titolari di abbonamento Microsoft 365: prodotti e pacchetti che spostano su cloud l’esperienza classica di Office.
Di base la cache mode (o modalità cache) prevede che venga creata una specie di copia delle email, ma anche dei contatti e dei calendari condivisi.
Più precisamente porta alla generazione di un file .ost che viene scaricato sul dispositivo di chi accede e che viene aggiornato ogni qualvolta ci si riconnetta al server. Grazie alla cache mode è dunque possibile gestire le mail e i vari contenuti offline.
Per disattivare o riattivare la cache mode Outlook bisogna partire dalla scheda File e poi accedere alle Impostazioni account. Passare per il profilo Exchange, entrare nelle Impostazioni offline e levare o mettere la spunta alla casella di nome: Usa modalità cache.
In alternativa è anche possibile limitare l’attivazione della modalità cache a una o più cartelle di posta elettronica condivise. In questo caso bisogna entrare nelle Impostazioni avanzate e poi nelle Impostazioni modalità cache.
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1. Cos’è la cache mode di Outlook
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La cache mode (modalità cache) si lega a doppio filo con Microsoft Exchange: una tipologia di account che permette di recapitare e salvare i messaggi di posta elettronica all’interno di server specifici.
Gli account Microsoft Exchange possono accedere alla posta elettronica attraverso metodi differenti. Da una parte ActiveSync MAPI/http, che prevede la lettura delle mail direttamente dal server, senza download o archiviazione sul proprio dispositivo.
Dall’altra il metodo IMAP, che prevede la sincronizzazione dei messaggi tra server e dispositivo. A ciò si aggiunge la possibilità di accedere alla posta elettronica da più device.
Infine il metodo POP, che scarica la posta elettronica su dispositivo per poi eliminarladal server. Il metodo POP prevede che si utilizzi un unico device per accedere alle mail.
La modalità cache (o cache mode) di Outlook permette di accedere alla posta elettronica anche nel caso in cui non si sia connessi a un server Microsoft Exchange. Si tratta dunque di una modalità di gestione offline.
Con la cache mode viene realizzato un file di dati Outlook .ost: al suo interno sono presenti copie dei messaggi email, ma anche elementi del calendario e profili dei contatti. Questo file permette di continuare a lavorare anche nel caso in cui non ci sia accesso diretto al server.
Si tratta dunque di una copia a tutti gli effetti della cassetta postale condivisa. Ma non solo, visto che il file .ost della modalità cache viene aggiornato e sincronizzato ogni qual volta si accede al server Microsoft Exchange.
Un altro aspetto interessante della modalità cache è che il file dati .ost può essere creato e trasferito su nuovi dispositivi senza dover necessariamente passare per un backup.
La modalità cache è l’impostazione predefinita degli account Exchange e, più in generale, degli account Microsoft 365. Allo stesso modo tutti i titolari dei servizi cloud targati Office possono disattivarla seguendo una procedura specifica.
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2. Come disattivare e riattivare la cache mode in Outlook
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Per disattivare la modalità cache Microsoft Exchange bisogna innanzitutto aprire Outlook. Da qui bisogna fare clic sulla scheda File e, a seguire, sulle voci Impostazioni account.
Dopodiché bisogna cercare la scheda di nome Exchange e bisogna fare clic sulla voce che recita Cambia. Si aprirà una nuova finestra, che mostrerà tutta una serie di impostazioni.
Per disattivare la cache mode bisogna cercare l’area dedicata alle Impostazioni offline e levare la spunta dalla casella Usa modalità cache. Questa stessa procedura permette di attivare la modalità cache, semplicemente mettendo la spunta nella casella di cui sopra.
Anche i titolari di abbonamento Microsoft 365 con aggiornamenti semestrali devono entrare nel merito delle Impostazioni dell’Account Exchange. Da qui devono levare la spunta dalla voce presente nelle Impostazioni offline che recita: Usare la Modalità cache per scaricare la posta elettronica in un file di dati di Outlook.
Questa particolare voce permette anche di limitare il periodo da tenere in considerazione per il download della posta elettronica. Un aspetto di cui tenere conto nel caso in cui si scelga di riattivare la cache mode.
Una volta conclusi gli iter di cui sopra la modalità cache sarà stata effettivamente disattivata (o attivata, a seconda delle singole necessità). In entrambi i casi per rendere operativa la modifica è necessario uscire da Outlook e riavviare.
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3. Cartelle condivise e impostazioni della cache mode
La cache mode ha un impatto anche sulla gestione delle cartelle condivise di Outlook: da quelle di Exchange a quelle di SharePoint. In tutti questi casi, la modalità cache prevede che venga scaricata una copia locale delle cartelle all’interno del dispositivo dell’utente.
Questa impostazione può essere disattivata, ma anche modificata. Ad esempio è possibile selezionare quali cartelle pubbliche verranno scaricate nel momento in cui la cache mode è attiva.
Per accedere a queste impostazioni bisogna partire dalla scheda File di Outlook e poi selezionare Impostazioni account > Impostazioni account.
Dopodiché bisogna entrare nell’Account Exchangee fare clic sulla voce Cambia. Da qui bisogna selezionare prima la voce Altre impostazioni e poi la scheda Impostazioni avanzate.
All’interno di Impostazioni avanzate bisogna individuare la voce Impostazioni modalità cache. A questo punto sarà finalmente possibile selezionare tutte le caselle di controllo e tutte le opzioni del caso. Togliendo la spunta a tutte le caselle di posta elettronica disponibili si procederà alla disattivazione totale dell’impostazione.
Per saperne di più: Posta Elettronica: tipologie, caratteristiche e come usarla
