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Risolvere i problemi e portare a termine i progetti anche di fronte agli imprevisti è essenziale per poter avere successo in ambito lavorativo. Alcune tecniche possono essere utili e possono essere sfruttate per incrementare le proprie soft skills. In particolare, la metodologia PDCA, conosciuta anche come Ciclo di Deming, è utile per sviluppare le proprie abilità di problem solving e può essere applicata nel project management.
La metodologia PDCA consiste in un ciclo di azioni, in quattro fasi distinte che si ripetono continuamente finché non si raggiunge l’obiettivo prefissato. Scopriamo nel dettaglio di cosa si tratta e come applicarlo nella realtà.
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1. Ciclo PDCA, cos’è e quando può essere applicato
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La metodologia PDCA, il cui nome è l’acronimo di Plan, Do, Check e Act, è anche conosciuta come ciclo di Deming o ciclo PDCA o ciclo di Shewart. È un metodo che consente di gestire situazioni complesse in quattro fasi che si ripetono in maniera ciclica finché non si raggiunge il risultato sperato.
Le quattro fasi della metodologia PDCA sono la pianificazione, l’esecuzione del programma, il controllo e la verifica e l’azione.
Il modello è stato elaborato e approfondito negli anni ’50 del Novecento da William Edwards Deming in Giappone, in un contesto in cui si sentiva il bisogno di promuovere la cultura della qualità e ad ottenere una migliore produzione sfruttando in maniera ottimale le risorse.
Si avvertiva, in particolare, la necessità di rivedere il processo di produzione in cui un controllo della qualità avveniva esclusivamente nelle fasi di collaudo. In caso di errori, con questa metodologia, non restavano molte possibilità di azioni correttive. Si potevano solo scartare i pezzi difettosi, aumentando i costi e dando vita a numerosi sprechi.
Deming cercò di introdurre nuovi strumenti per migliorare la qualità. Si è così diffuso il ciclo PDCA, o ciclo di Deming, che con il tempo è stato applicato non solo alla produzione, ma anche ad altre situazioni. Può essere utilizzato nel problem solving, nella gestione del team e dei lavoratori, nel project management, nella gestione e nei processi di crescita delle risorse umane e in tante altre aree.
Il ciclo PDCA porta a produrre prodotti o servizi di qualità elevata, ad avere un costante miglioramento e ad evitare lo spreco nell’ambito della produzione.
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2. PDCA applicato al problem solving
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Se applicato al problem solving, questa metodologia permette la risoluzione della maggior parte delle criticità che possono presentarsi in azienda e nella vita quotidiana. L’approccio consiste nell’individuare tutte le possibili soluzioni ad un problema, testarle e selezionare quella più efficace.
Si arriva di volta in volta ad una soluzione migliore, che richiede l’utilizzo di un minor numero di risorse per ottenere il massimo risultato possibile. Questo avviene perché il PDCA è un modello migliorabile, che punta all’efficienza.
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3. La prima fase della metodologia PDCA: la pianificazione
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La prima fase del ciclo di Deming è la pianificazione e non si può saltare. Senza pianificazione è impossibile raggiungere il risultato sperato ed ottenere dei miglioramenti. È essenziale per poter procedere all’azione con consapevolezza.
In questa fase vengono stabiliti gli obiettivi che si vogliono raggiungere e devono essere individuate tutte le risorse necessarie per ottenere il risultato atteso. Di fronte alle criticità si identifica e si analizza il problema in tutti i suoi aspetti, capendone le cause e valutando le possibili opportunità da cogliere.
Si cercano le soluzioni applicabili e si scelgono, di volta in volta, quelle che si vogliono testare.
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4. La seconda fase della metodologia PDCA: l’esecuzione
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La fase dell’esecuzione, o del fare, segna il passaggio dalla teoria alla pratica, ma, laddove possibile, in contesti circoscritti. Si esegue quello che nella fase precedente è stato elaborato e sitestano le possibili soluzioni su contesti più piccoli, cercando di carpirne i vantaggi o le conseguenze negative.
In questa fase è necessario raccogliere una prima mole di dati che verranno utilizzati nelle fasi successive per studiare i risultati e per poterne ottenere di migliori. Ogni dato raccolto diventa una preziosa informazione, necessaria per raggiungere l’obiettivo desiderato.
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5. La terza fase della metodologia PDCA: il controllo
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La terza fase del metodo PDCA è destinata al monitoraggio e al controllo dei risultati ottenuti nella fase precedente. Dopo l’esecuzione, arriva il momento di studiare i dati raccolti, confrontarli con i risultati attesi e desiderati.
Si deve valutare con obiettività la completezza e la fattibilità del piano iniziale, apportare miglioramenti o cambiare i dettagli necessari per consentire di raggiungere gli obiettivi iniziali che ci si è posti. Se è possibile applicare la soluzione ipotizzata si prosegue con il passo successivo.
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6. La quarta fase della metodologia PDCA: l’azione
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Infine, si passa all’ultima fase. Dopo aver elaborato un piano e trovato delle possibili soluzioni, averle testate, valutate e integrate di eventuali modifiche necessarie, si passa all’azione vera e propria. Le possibilità di errore vengono ridotte al minimo, mentre il raggiungimento di un risultato di qualità elevata è assicurato.
Una volta raggiunto il risultato desiderato e il miglioramento sperato, si può continuare ad utilizzare il ciclo PDCA per andare incontro ad ulteriori progressi e all’innovazione.
Per saperne di più: Cos'è il problem solving e come sviluppare questa competenza
