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Per molte aziende e organizzazioni, i team sono il cuore pulsante di Microsoft Teams: spazi di confronto, lavoro e condivisione, che possono venire organizzati in base ad esigenze specifiche.
I team sono il luogo ideale per portare avanti progetti, per organizzare eventi e, più in generale, per gestire filoni di attività più o meno complesse. Tutto sta nel saperli sviluppare e gestire in maniera corretta.
La prima creazione di un team può essere portata a termine da zero, così come può ispirarsi a un team o a un modello preesistente. La gestione del team sta soprattutto in mano ai cosiddetti proprietari.
I proprietari di Microsoft Teams sono utenti amministratori, che possono intervenire manualmente sulle varie impostazioni disponibili. I proprietari possono aggiungere o rimuovere nuovi utenti, così come possono dare loro autorizzazioni più o meno avanzate.
Attenzione a non confondere l’attribuzione di un ruolo in un team con le cosiddette menzioni. L’attribuzione di ruolo è un classico esempio di comandi su Teams. Le menzioni sono invece delle semplici notifiche. E tutti i membri di tutti i team possono menzionare altri utenti all’occorrenza.
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1. Come creare un team su Microsoft Teams
wichayada suwanachun / Shutterstock.com
Una delle funzioni più apprezzate dagli utenti di Microsoft Teams è la possibilità di creare dei gruppi noti col nome di team. Per creare un team è necessario disporre di un abbonamento Microsoft 365.
La prima cosa da fare è selezionare l’app Teams e, successivamente, selezionare l’icona a forma di segno + posizionata nell’angolo in alto a destra della schermata. Da qui bisogna fare clic sulla voce di nome Crea team.
I nuovi team possono essere creati a partire da un modello specifico sviluppato in precedenza. O in alternativa possono essere creati a partire da zero. L’utente può inoltre impostare il proprio team in base alle sue personali esigenze.
Ad esempio è possibile organizzare il team in base a un numero più o meno ristretto di utenti: ad esempio colleghi con competenze e autorizzazioni specifiche, in base alle informazioni che dovranno visualizzare. Allo stesso modo è possibile creare team eterogenei, in base a un argomento a scelta.
La creazione di un team a partire da un modello preimpostato permette di scegliere tra diverse proposte preimpostate. I modelli di Microsoft Teams sono dei pacchetti “chiavi in mano”: delle soluzioni che non si limitano alla configurazione del team, integrando anche canali, schede e in certi casi app selezionate.
Anche in questo caso l’utente può effettuare la sua scelta a partire da necessità specifiche. Ad esempio esistono modelli dedicati alla gestione di progetti professionali più o meno complessi. Così come esistono modelli dedicati alla pianificazione e l’organizzazione di eventi.
A questi si aggiungono i modelli creati ad hoc per il settore sanitario, il settore finanziario e addirittura il settore delle comunicazionigovernative. Inoltre il catalogo di modelli Microsoft Teams è in costante aggiornamento.
Infine è anche possibile creare un nuovo team partendo da un team o da un gruppo di lavoro preesistente. A prescindere dalla modalità di creazione preferita dal singolo utente, la creazione del nuovo team va di pari passo con la creazione di un sito SharePoint e di un blocco appunti OneNote.
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2. Come gestire un team su Microsoft Teams
Ink Drop / Shutterstock.com
Per portare a termine le principali operazioni di gestione di un team di Microsoft Teams è sufficiente passare per il menù di Impostazioni. La prima cosa da fare è selezionare il team in questione. Dopodiché bisogna fare clic sulla voce di nome Altre opzioni e, successivamente, sulla voce di nome Gestisci team.
Un primo intervento basilare consiste nell’aggiungere nuovi utenti al team. O in alternativa nel gestire le autorizzazioni degli utenti già iscritti. Microsoft Teams prevede tre diversi ruoli all’interno del singolo team: i proprietari, i membri e gli utenti guest.
Il proprietario ha possibilità non troppo diverse da quelle di un classico amministratore. Dunque può aggiungere o rimuovere nuovi utenti, così come può intervenire sulle impostazioni generali del team. E ogni team può avere uno o più proprietari.
I membri hanno invece mansioni non troppo diverse da quelle degli editor. Ciò vuol dire che possono intervenire sui flussi e i file caricati all’interno del team, nel rispetto delle autorizzazioni concesse loro dagli utenti proprietari.
Infine gli utentiguest sono dei veri e propri ospiti. Si tratta spesso e volentieri di risorse esterne all’organizzazione proprietaria del team. Che spesso vengono invitate per periodi di tempo limitati e con possibilità operative ridotte.
Per visualizzare un elenco completo delle capacità operative e delle funzionalità di Teams a disposizione di proprietari, membri e utenti guest è possibile visitare i canali ufficiali del supporto Teams di Microsoft.
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3. Altre opzioni di personalizzazione dei team su Microsoft Teams
monticello / Shutterstock.com
Le attività di personalizzazione di un team su Microsoft Teams non si limitano certo all’aggiunta di utenti o alla gestione delle autorizzazioni. Innanzitutto ci sono diverse impostazioni generali su cui è possibile intervenire.
A partire dalla selezione dell’immagine che contraddistingue il team. Fino ad arrivare alla possibilità di renderlo più o meno privato o di eliminarlo. Senza dimenticare la gestione, la categorizzazione e l’ordinamento dei diversi team all’interno di un unico profilo.
Un’attività molto importante legata al singolo team è la creazione e la gestione di un canale. In Microsoft Teams i canali sono paragonabili a delle chat. Non a caso gli utenti organizzano più canali in base ad argomenti di conversazione specifici.
I canali di Teams di default sono aperti a tutti gli utenti che fanno parte di un team. Ma è anche possibile creare canali con autorizzazioni e accessi mirati. Così come è possibile creare i cosiddetti canali condivisi: flussi di conversazione che ospitano persone esterne al team o all’organizzazione che lo ha creato.
In tal senso c’è almeno un aspetto da tenere in considerazione: per sfruttare al meglio i canali condivisi, potrebbe essere necessario integrare utenti che abbiano sottoscritto un account Microsoft 365.
Per saperne di più: Come funziona Teams di Microsoft
