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La PEC (Posta Elettronica Certificata) ormai è obbligatoria per moltissimi professionisti: dalle imprese agli iscritti ad albi specifici; dalle ditte individuali agli imprenditori con partita IVA.
I lavoratori dunque sono i primi interessati a capire come fare una PEC o come inviare una PEC. Due iter piuttosto facili da portare a termine, considerato che non presentano differenze sostanziali rispetto ai loro corrispettivi con la posta elettronica tradizionale.
Ma che cos’è la PEC? Per capirlo bisogna pensare ai vantaggi garantiti dalle comunicazioni effettuate con raccomandata A/R. La posta elettronica certificata infatti è una specie di corrispettivo digitale della posta cartacea inviata con avviso di ricevimento.
Che cos’è la PEC
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La PEC è uno standard italiano regolamentato a partire dal febbraio del 2005. Il suo sviluppo e la sua gestione da allora sono affidati prima al CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatizzazione della Pubblica Amministrazione), quindi a DigitPA (Pubblica Amministrazione Digitale).
Per capire che cos’è la PEC basta pensare alla classica raccomandata con ricevuta di ritorno. Ebbene, la posta elettronica certificata PEC è fondamentalmente il suo corrispettivo digitale. Le comunicazioni fatte tramite PEC garantiscono prova di invio e di consegna e sono dotate dello stesso valore legale di una raccomandata tradizionale.
La posta elettronica certificata non deve essere confusa con la firma digitale. La prima serve fondamentalmente ad attestare invio e ricezione delle comunicazioni tramite email. Può venire utilizzata in tutte le circostanze che generalmente richiedono l’utilizzo di una raccomandata A/R e garantisce tempi di consegna infinitamente più veloci.
La firma digitale serve invece a garantire l’autenticità di un documento ed è un corrispettivo della firma manuale. La PEC ha già validità legale, se si fa riferimento alla data di invio e consegna della comunicazione. La firma digitale quindi si integra alla PEC, considerato che rende il documento valido dal punto di vista legale anche per quanto riguarda la sua autenticità e la sua paternità.
Come avere una PEC
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Chiunque non sappia come fare la PEC può tirare un sospiro di sollievo. Il processo di attivazione è molto semplice e non è molto diverso da quello necessario per registrare un indirizzo di posta elettronica standard.
La prima cosa da fare consiste nel trovare un client, ovvero un software di gestione che permette di inviare, ricevere e conservare le email. L’elenco dei client accreditati per la gestione della PEC può essere consultato sul sito dell’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale).
Al momento della stesura di questo articolo i client accreditati erano 18: da Aruba PEC a Infocert; da Poste Italiane a Register. Tutti i gestori vengono presentati attraverso la loro ragione sociale, l’indirizzo della loro sede legale, il nome del loro rappresentante legale e la data di iscrizione. Il sito dell’AGID permette, a titolo puramente informativo, di consultare anche l’elenco dei gestori PEC che hanno cessato la loro attività.
I singoli gestori forniscono tutte le indicazioni necessarie a capire come fare la PEC e, in certi casi, come fare la PEC gratis. L’utente non deve fare altro che leggere le offerte disponibili e scegliere quella più adatta alle proprie esigenze.
Dopodiché bisogna compilare i moduli o i form del singolo operatore, fornendo tutto il materiale richiesto. Essendo la PEC un servizio con valore legale, potrebbe essere necessario fornire un documento di identità valido al fine della registrazione.
I client di posta elettronica certificata propongono piani con costi e servizi differenti. In alcuni casi è possibile ottenere la PEC gratuitamente
Scegliere una posta elettronica certificata (PEC) piuttosto che un'altra significa scegliere tra tutta una serie di servizi disponibili. Tanto per cominciare, alcuni client sono gratuiti, mentre altri invece a pagamento.
Esistono poi dei casi, come quello della webmail PEC di Aruba, in cui è possibile scegliere tra più piani tariffari. Si parte con uno piano PEC Standard, dotato di funzionalità base: una casella con 1 GB di spazio di archiviazione con software antispam e antivirus e la possibilità di accedere tramite app mobile per Android e iOS.
Optando per il piano PEC Pro o per il piano PEC Premium è possibile integrare l’offerta di cui sopra: ad esempio lo spazio di archiviazione può salire fino a 8 GB, così come è possibile ricevere notifiche speciali via SMS. Inoltre gli utenti possono scegliere di creare una PEC su dominio personalizzato.
In alternativa è possibile scegliere Register, un’ottima opzione per tutti coloro che non sanno come fare la PEC gratis. Con questo sito è possibile creare un indirizzo da cui inviare e ricevere messaggi non PEC e su cui leggere le fatture elettroniche.
Con Register l’utente viene dotato di un domicilio digitale in cui tutti i messaggi verranno conservati per 10 anni. Il servizio prevede l’invio di notifiche SMS e mette a disposizione 2 GB di spazio di archiviazione.
Tutti i vantaggi della PEC
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Il principale vantaggio della PEC è già stato anticipato nei capoversi precedenti: si tratta di un sistema che permette di avere la validità legale delle comunicazioni tramite raccomandata, risparmiando tempo e denaro.
La PEC costa di media pochi euro all’anno, è assolutamente sicura ed è davvero molto facile da utilizzare. Per imparare come inviare una PEC basta visionare un tutorial dedicato all’invio di email tradizionali.
La Posta Elettronica Certificata è perfetta per tutti coloro che devono inviare o visualizzare fatture elettroniche. Inoltre è necessaria per entrare in contatto con diversi servizi legati al mondo della Pubblica Amministrazione.
Infine è possibile ricorrere alla PEC per snellire tantissime pratiche: la si può utilizzare per disdire un contratto di fornitura o magari una polizza assicurativa. Ma anche per prenotare una visita e, in certi casi, addirittura per comunicare con scuole e condomini.
Per saperne di più: Posta Elettronica: tipologie, caratteristiche e come usarla
