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La mailbox Outlook è una cassetta postale condivisa: una casella di posta elettronica a cui possono accedere più membri, su invito di un amministratore.
La mailbox viene utilizzata soprattutto in ambito professionale, considerato che permette a diversi utenti di utilizzare lo stesso account. Di ricevere e inviare mail, ma anche di visualizzare Calendario e Contatti condivisi.
La prima cosa da fare non appena si riceve l’invito su una mailbox è chiudere e riavviare Outlook. Dopodiché è possibile seguire le singole procedure dedicate: innanzitutto quella per aggiungere e configurare l’account. Quindi quella per inviare messaggi e quella per accedere al Calendario e ai Contatti condivisi.
Mailbox Outlook è un servizio disponibile soltanto per i titolari di Microsoft 365: la suite che aggiorna e porta sul cloud i prodotti classici di Office.
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1. Come funzionano le mailbox Outlook
dennizn / Shutterstock.com
Le mailbox sono caselle condivise della posta elettronica Outlook. Spesso le mailbox vengono utilizzate per ricevere, ma soprattutto per inviare messaggi da un alias pubblico.
In questo modo il destinatario di una comunicazione vede l’indirizzo della mailbox condivisa e non quello del singolo membro che ha effettuato l’accesso e spedito la mail.
Un altro utilizzo delle cassette postali è quello legato alla condivisione di un calendario. In questo caso i team possono accedere alla stessa cassetta di posta elettronica per vedere tutte le task o gli eventi in cui saranno coinvolti i loro colleghi.
È importante sottolineare che la mailbox non prevede l’accesso diretto. Ciò vuol dire che l’account utente rimane disabilitato. Inoltre è utile ricordare che le mailbox condivise sono a disposizione esclusiva dei titolari di Microsoft 365 (ex Office 365): il servizio di abbonamento che rappresenta una specie di evoluzione cloud della classica suite Office.
Ma non solo, la creazione delle cassette di posta elettronica condivise è possibile soltanto per gli utenti che godono del ruolo di Amministratore. Sono loro a crearle e sono loro a aggiungere i membri che potranno operare al loro interno.
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2. Come aggiungere e configurare una mailbox in Outlook
Mongta Studio / Shutterstock.com
Un Amministratore Microsoft 365 ha la possibilità di creare e cancellare cassette postali condivise ogni volta che vuole. I membri invece devono aspettare l’aggiunta per potere visualizzare la mailbox all’interno dell’apposito riquadro cartelle di Outlook.
Nel caso in cui un utente sia stato aggiunto di recente a una mailbox, potrebbe dover attendere qualche minuto prima di riuscire a visualizzarla. Allo stesso tempo sarà sempre e comunque necessario chiudere e riavviare Outlook.
Nel caso in cui la procedura automatica di visualizzazione della mailbox dia dei problemi, è possibile procedere con l’aggiunta manuale.
L’utente deve aprire Outlook, portare il cursore sulla barra multifunzione e scegliere la scheda di nome File. Da qui bisogna fare clic due volte su Impostazioni Account: prima dalla scheda File, poi dal menù di scelta.
A questo punto è possibile selezionare la scheda di posta elettronica e fare clic sulla voce Modifica. Questo però soltanto dopo avere verificato che sia stato evidenziato il giusto account.
Dopodiché bisogna selezionare la voce Altre impostazioni e, a seguire, le voci Avanzate e Aggiungi. Ora non resta che digitare l’indirizzo email condiviso, quello che verrà visualizzato dai destinatari delle comunicazioni. Infine bisogna selezionare Ok e successivamente selezionare: Avanti > Fine > Chiudi.
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3. Come inviare mail e rispondere dalla mailbox Outlook
Screenshot Fastweb Plus
La mailbox Outlook permette di ricevere e inviare email esattamente come una normale posta elettronica. La procedura è molto semplice e può essere seguita soltanto dopo avere aggiunto la casella condivisa all’elenco presente nel proprio account (come mostrato nei capoversi precedenti).
La prima cosa da fare è aprire Outlook, quindi bisogna scegliere la voce Nuovo messaggio di posta elettronica. Qualora non si sia mai utilizzata una mailbox precedentemente, è possibile che non sia visualizzabile il classico campo Da: quella barra che permette di inserire il mittente di una mail.
In questo caso è possibile passare per le Opzionie attivare la visualizzazione del campo, cliccando sulla voce che si chiama proprio Da. A questo punto è possibile procedere con la digitazione dell’indirizzo di posta elettronica condiviso e scegliere la voce Ok.
Ora non resta che computare il proprio messaggio e procedere con l’invio. In tutte le comunicazioni successive dovrebbe essere possibile selezionare l’indirizzo della mailbox tra quelli disponibili all’interno della casella a discesa di nome Da.
Tutti gli step di cui sopra permettono anche di rispondere a un messaggio inviato alla mailbox. Anche in questo caso è possibile che l’indirizzo della cassetta postale condivisa non sia inizialmente disponibile all’interno del campo Da.
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4. Come usare il calendario e l’elenco contatti condiviso nella mailbox
Screenshot Fastweb Plus
Un altro aspetto della configurazione della propria mailbox Outlook riguarda la visualizzazione del calendario della cassetta postale all’interno del proprio account.
Anche in questo caso la prima cosa da fare è chiudere e riavviare Outlook non appena si visualizza l’aggiunta da parte dell’amministratore alla mailbox in questione.
A questo punto è sufficiente aprire l’elenco dei propri Calendari all’interno dell’apposito menù di visualizzazione. Qui dovrebbe essere possibile selezionare il calendario della casella di posta elettronica condivisa.
Gli eventi, le riunioni o gli appuntamenti inseriti in questo specifico calendario vengono visualizzati da tutti i membri aggiunti alla mailbox.
Per visualizzare l’elenco Contatti condiviso bisogna invece fare clic sulla voce Persone. Da qui bisogna accedere a Contatti personali e poi selezionare la cassetta postalecondivisa.
Per saperne di più: Posta Elettronica: tipologie, caratteristiche e come usarla
