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Organizzare attività di lavoro e personali, pianificare i compiti da portare a termine entro determinate scadenze e condividere i propri piani e i propri impegni con persone della propria squadra di lavoro o con amici e familiari per poter prendere appuntamenti in comune può essere molto difficile, soprattutto in una realtà piena di stimoli e di imprevisti. La tecnologia corre in soccorso, grazie alla presenza di numerosi software e tools che possono semplificare alcune operazioni.
Per una migliore organizzazione, gestione dei progetti e del tempo e pianificazione di attività e task si possono usare delle soluzioni facilmente reperibili online. Si tratta principalmente di calendari digitali, che consentono la programmazione di eventi che coinvolgono più persone e una migliore pianificazione delle attività.
Alcuni software per la condivisione e pianificazione possono essere utilizzati gratuitamente, altri richiedono la sottoscrizione di un abbonamento per poter accedere a funzioni avanzate. Ogni soluzione ha delle caratteristiche specifiche e bisogna conoscerle prima di individuare quella più adatta alle proprie esigenze.
Google Calendar, la soluzione di Google per una migliore gestione delle proprie giornate
Ascannio / Shutterstock.com
Google Calendar è lo strumento ideato e messo a disposizione degli utenti da Google per consentirgli di dedicare meno tempo alla pianificazione e più tempo alla loro vita, ai loro hobby e ai loro interessi. Per utilizzarlo è necessario essere in possesso di un account Google, che si può realizzare gratuitamente e che può essere sfruttato per accedere ad altri servizi, come Gmail, Google Drive e tanto altro ancora.
Il programma si può utilizzare sul proprio personal computer accedendo al sito ufficiale di Google Calendar, o tramite dispositivi mobili, scaricando l’apposita applicazione ufficiale realizzata dalla società. Le informazioni inserite sul calendario sono tenute al sicuro. Google ha integrato dei sistemi che rilevano e bloccano minacce, spam, phishing e malware
Le impostazioni sulla privacy possono essere personalizzate dall’utente, che può controllarle e modificarle in qualsiasi momento rendendole più restrittive se lo ritiene necessario
Tante sono le funzionalità offerte da Google Calendar. Tra le più apprezzate, quella che rende possibile la condivisione di calendari specifici.
Si possono realizzare più calendari, privati o condivisi con altre persone. Questi vengono riuniti tutti in un unico posto, semplificando la gestione del lavoro, della vita privata e di altre attività. L’utilizzo di Google Calendar è semplice. Si può creare un evento, indicando la data e l’orario, aggiungendo invitati, programmando una videoconferenza su Google Meet e indicando dettagli sull’incontro.
Oltre agli eventi, si possono pianificare le attività, creando un elenco di cose da fare quotidianamente che può essere spuntato man mano che si portano a termine. Si possono impostare dei promemoria, per evitare di dimenticare scadenze e impegni, o realizzare una pagina di prenotazione degli appuntamenti da condividere con altri (ad esempio clienti), in modo da prenotare in autonomia.
La visualizzazione dei calendari può essere personalizzata in base alle proprie esigenze. Se si ha necessità di funzionalità premium si deve optare per i piani Google Workspace Business o Enterprise.
Calendly, per schedulare tutti i tipi di appuntamento in pochi clic
Shutterstock
Calendly è un software che permette la programmazione di riunioni, appuntamenti, video conferenze, interviste e tanto altro ancora in maniera automatica. È adatto ad aziende, liberi professionisti e privati che vogliono semplificare l’organizzazione delle loro giornate.
È integrabile con altri calendari digitali, come Google Calendar, e consente di creare dei link per la pianificazione e delle pagine di prenotazione in cui i clienti e altri utenti potranno verificare le disponibilità dell’account per eventuali appuntamenti tra i 15 e i 30 minuti.
Le funzioni base di Calendly possono essere utilizzate gratuitamente, per quelle avanzate si può sottoscrivere un abbonamento il cui costo varia tra gli 8 dollari e un massimo di 16 dollari
Nell’attività di pianificazione possono essere coinvolti altri membri del team, che possono collaborare per ottenere dei migliori risultati. Possono essere inviati promemoria, follow-up, collegare diverse piattaforme e organizzare videoconferenze.
Doodle, uno strumento di pianificazione efficace
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Doodle è uno strumento di pianificazione professionale per la programmazione tutti gli incontri lavorativi, le riunioni e le collaborazioni. Tra le funzionalità sono presenti quelle che consentono di condividere un invito o una booking page, una pagina in cui terze persone, selezionate dall’utente, possono prenotare appuntamenti. È integrabile con altri strumenti, come Google Meet.
I vantaggi di utilizzo di Doodle sono tanti: garantisce un risparmio di tempo, eliminando catene di email e chiamate organizzative, aumenta la produttività, offre maggiore flessibilità, rafforza il coordinamento e la collaborazione e migliora la comunicazione.
ATracker, l’app per la gestione del tempo
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ATracker è un’applicazione per il tracciamento del tempo molto semplice da utilizzare. Restituisce grafici a barre o a torta che aiutano a pianificare meglio le proprie attività e ad incrementare la propria capacità di time management.
Si può tenere traccia di progetti, compiti, riunioni, allenamenti, appuntamenti e altro. È un sistema che sottolinea il proprio progredire verso gli obiettivi che ci si è prefissati. Le attività possono essere ordinate attraverso i tag, filtrate e facilmente individuate.
Per saperne di più: Chi è e che ruolo ha il Project Manager
