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Gestire progetti, sia quelli più semplici che quelli più complessi, non è semplice. Il project management è, infatti, un insieme di attività di back office e front office per la progettazione, la pianificazione, la realizzazione e l’analisi di un progetto e, come è facile immaginare, richiede diverse competenze e conoscenze.
Il project manager, quindi, deve saper tenere sotto controllo diverse variabili, gestire i budget, organizzare i flussi di lavoro, controllare che l’attività proceda senza problemi e rallentamenti e che gli obiettivi prefissati vengano raggiunti. Per far sì può servirsi di diversi strumenti e soluzioni che possono semplificare il suo lavoro.
Tra questi spicca Wrike, una piattaforma di collaborazione e per la gestione dei progetti che mira ad aumentare la produttività dell’intero gruppo di lavoro e che è adatta ad aziende di ogni tipo e settore di appartenenza.
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1. Wrike: che cos’è
Wrike è una piattaforma che permette di gestire e automatizzare i flussi di lavoro. Le sue funzioni sono numerose e permettono il controllo dell’intero ciclo di vita del progetto, senza tralasciare nessuno fase. Ciò ha come conseguenza un aumento della produttività.
Consente la pianificazione, con la creazione di calendari e dashboard personalizzate, diagrammi di Gantt e lavagne Kanban. Con la possibilità di condividere i documenti in cloud, la possibilità di modificarli, revisionarli e approvarli la collaborazione tra colleghi e tra dipartimenti è facilitata.
La piattaforma, inoltre, permette un costante monitoraggio dei budget, dei tempi e dell’andamento generale del progetto grazie alla realizzazione di importanti report che consentono al project manager e a tutti i suoi collaboratori di poter intervenire prontamente qualora i risultati ottenuti non siano soddisfacenti.
Si tratta di uno strumento semplice da utilizzare, con un’interfaccia intuitiva, flessibile, adattabile ad ogni esigenza e sicuro. Può essere utilizzato gratuitamente o sottoscrivendo piani in abbonamento che partono da 9,80 dollari al mese fino ad arrivare a soluzioni personalizzate per le aziende più complesse. È fruibile dai dispositivi mobili grazie ad un’applicazione gratuita disponibile per Adroid e iOS.
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2. Wrike: come fare la registrazione e l’accesso
Per accedere a Wrike è sufficiente recarsi sul sito ufficiale dell’applicazione e premere sulla voce ‘Login’ presente in alto a destra della schermata. A questo punto occorre inserire le proprie credenziali o fare click su ‘Non hai ancora un account di Wrike? Inizia ora’ per avviare il processo di registrazione.
Per registrarsi verrà richiesto un indirizzo di posta elettronica, preferibilmente quella aziendale. Dopo averlo inserita sarà necessario confermarlo attraverso la mail. Si dovranno inserire, nel modulo che si aprirà, il proprio nome completo, creare una password, aggiungere il numero di telefono e il nome dell’azienda.
Proseguendo con la registrazione guidata, verrà chiesto all’utente di descrivere la propria attività: il settore di appartenenza, il numero di dipendenti, inserire il nome del team, il nome del progetto, ciò che è necessario per realizzarlo e la modalità in cui si vuole visualizzare il lavoro (tabella, elenco, lavagna, gantt). Si possono, inoltre, invitare fin da subito i colleghi a collaborare.
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3. Wrike le funzioni principali
La prima schermata che appare dopo l’accesso a Wrike è la home page. Qui si potrà controllare e gestire la posta in arrivo, visualizzare gli spazi di lavoro, gli elementi collegati e cartelle o i progetti consultati recentemente. Sulla destra, invece, sono presenti tutti gli strumenti utili per organizzare il flusso di lavoro e le varie funzionalità: dashboard, report, calendari, carichi di lavoro, schede, etc.
Con la barra di navigazione superiore si potrà navigare facilmente all’interno della piattaforma. Facendo click sull’icona con le tre linee si apre un menù che consente l’accesso a tutti gli spazi di lavoro, sia pubblicati che archiviati.
Facendo click sulla casella di posta si potranno controllare le e-mail in arrivo, quelle inviate e quelle archiviate, selezionando l’icona a forma di casa si torna alla home page. Vi è, poi, una barra di ricerca, un pulsante verde [+] per creare nuovi elementi (attività, progetti, cartelle, spazi di lavoro, richieste e inviti), un pulsante launchpad per accedere a spazi e strumenti come calendari, dashboard, attività personali, attività preferite, schede delle ore, report, etc.
Dalla barra di navigazione superiore, inoltre, in caso di difficoltà si potrà ricevere assistenza cliccando sull’icona a forma di punto interrogativo. Selezionando invece l’icona personale, si può accedere alle impostazioni del profilo.
Nella dashboard sarà possibile monitorare tutte le attività che devono essere svolte, quelle completate e quelle in sospeso. Aggiungendo i widget, premendo sulla voce ‘Nuovo widget’ presente sulla schermata superiore, sarà possibile inserire altre aree, come, ad esempio, liste, file revisioni, attività assegnate e da pianificare.
Con i calendari è possibile avere sotto controllo tutte le attività da fare, le tempistiche dei progetti, le assegnazioni proprie e quelle fatte ad altri colleghi. Sono formati da livelli e, ciascun livello, mostra degli elementi in base ai filtri applicati. Si può avere una visuale settimanale, mensile, trimestrale o annuale.
Wrike permette anche di creare dei report e di raccogliere i dati ritenuti interessanti per il progetto. Possono essere personalizzati o descrivere le attività attive per assegnatario, lo stato del progetto settimanale, le attività scadute, i progetti in scadenza, il tempo impiegato o l’uso del team.
Per saperne di più: Chi è e che ruolo ha il project manager
