LOGIN
Quando si parla di gruppi Outlook è anche possibile parlare di liste di distribuzione, o distribution list. Questi gruppi sono fondamentalmente elenchi di utenti e indirizzi email, che vengono organizzati in base alle esigenze più disparate.
Attenzione però, la procedura da seguire per inserire e organizzare contatti su Outlook non è la stessa da seguire per gestire le liste di distribuzione mail. E allo stesso tempo i gruppi Outlook non vanno confusi con i gruppi Microsoft 365.
-
1. Cos’è e a cosa serve un gruppo Outlook, o distribution list
monticello / Shutterstock.com
I gruppi di contatti Outlook sono fondamentalmente gruppi di indirizzi di posta elettronica, anche noti col nome di liste di distribuzione o distribution list. Grazie ai gruppi contatti, gli utenti possono inviare un messaggio a più indirizzi contemporaneamente in maniera facile e veloce.
Le distribution list aiutano inoltre a organizzare ecategorizzare gli utenti in base a necessità specifiche. Ad esempio i colleghi con cui condividere filedi lavoro legati al pacchetto Office. Ma anche le persone che possono accedere a determinati livelli di informazione all’interno delle organizzazioni.
I gruppi di contatti Outlook non vanno confusi con i quasi omonimi gruppi di Microsoft 365. Questi ultimi sono aree di lavoro condivise, che permettono di integrare al loro interno software differenti: dalla posta elettronica ai documenti Word, passando per le presentazioni PowerPoint e i fogli di calcolo Excel.
La prima cosa da fare per creare un nuovo gruppo di mail è aprire Outlook. Da qui è sufficiente portare il cursore del mouse sulla voce di menù Home e selezionare la voce di nome Nuovo Gruppo.
La voce di nome Nuovo Gruppo potrebbe non essere presente all’interno della barra multifunzione legata al menù Home. In questo caso è necessario passare per il reparto IT della propria organizzazione. E chiedere che venga abilitata la creazione di nuovi gruppi.
Una volta creato un nuovo gruppo è possibile indicare un nome e una descrizione di riferimento: due campi testuali in cui spiegare obiettivi e finalità della distribution list in questione.
A ciò si aggiungono le personalizzazioni legate a classificazione e privacy. La classificazione ha a che fare con impostazioni più generali, settate dall’organizzazione di riferimento.
La privacy si lega invece alla gestione dei membri del gruppo. Più precisamente ai processi di approvazione che permettono al singolo utente di visualizzare contenuti all’interno del gruppo.
In tal senso i gruppi Outlook di dividono in gruppi Pubblici e gruppi Privati. Nei gruppi pubblici sono aperti a tutti i membri di un’organizzazione. E ogni membro può visualizzare il loro contenuto. I gruppi privati sono invece visibili soltanto a una selezione di utenti approvati.
-
2. Come aggiungere membri in una distribution list Outlook
Diego Thomazini / Shutterstock.com
Come anticipato nei capoversi precedenti, spesso la creazione di nuovi gruppi Outlook va di pari passo con lo sviluppo di singoli progetti di lavoro. D'altronde le distribution list servono proprio ad agevolare la comunicazione tra utenti uniti da ragioni, competenze o argomenti specifici.
Per questo motivo una delle prime funzioni dei gruppi Outlook da imparare a padroneggiare è legata alla gestione dei membri: ciò vuol dire imparare come aggiungere o rimuovere indirizzi di posta elettronica.
Da questo punto di vista Microsoft Outlook presenta un presupposto piuttosto particolare. Da una parte tutti i membri di una distribution list possono aggiungere nuovi utenti al gruppo. Dall’altra soltanto il proprietario del gruppo ha la possibilità di rimuovere utenti già iscritti.
Per fortuna il ruolo di proprietario di una distribution list non è legato in maniera esclusiva al primo creatore del gruppo. Al contrario può essere assegnato anche ad altri utenti. Ed anzi è addirittura consigliabile, considerato che un singolo proprietario potrebbe non essere sempre disponibile.
La procedura da seguire per aggiungere o rimuovere membri in un gruppo mail Outlook cambia leggermente in base al sistema operativo. Si pensi in tal senso agli iter da seguire su Windows e macOS. Ma anche a quelli che contraddistinguono la versione web e la versione mobile iOS.
In linea di principio bisogna innanzitutto aprire Outlook e poi cercare l’area dedicata espressamente ai Gruppi. Cliccando su questa voce si dovrebbe aprire una nuova barra multifunzione, in cui cercare la voce di nome Aggiungi membri.
A questo punto è possibile cercare i diversi utenti da aggiungere al gruppo: in base al loro indirizzo email, o in alternativa in base al loro nome e al loro cognome completo.
La procedura da seguire per invitare utenti guest all’interno di un gruppo è grossomodo la stessa di cui sopra. Ma le funzionalità degli utenti guest in Outlook sono piuttosto limitate.
Innanzitutto un utente guest non può visualizzare tutte le appartenenze, gli indirizzi email e le informazioni delle schede contatto degli altri membri. Inoltre un utente guest non può diventare proprietario di un gruppo.
-
3. Come rimuovere membri in una distribution list Outlook
Schneider / Shutterstock.com
In conclusione, spazio alla procedura da seguire per rimuovere uno o più utenti da un gruppo di posta elettronica Outlook. Un’operazione che, è bene ricordarlo, è a disposizione dei soli membri proprietari della distribution list.
Anche in questo caso la prima cosa da fare è aprire Outlook, per poi cercare l’area di nome Gruppi. A questo punto bisogna esplorare la barra multifunzione dedicata e cercare la voce di nome Modifica gruppo.
Apparirà un riquadro contenente tutti i membri del gruppo. Per rimuoverne uno o più bisogna fare clic sull’icona a forma di lettera X posizionata alla destra della descrizione del singolo utente.
In questo stesso spazio è anche possibile attribuire a un qualsiasi utente della distribution list il ruolo di membro proprietario. La possibilità di rimuovere il ruolo di membro proprietario a un altro utente potrebbe dipendere dalle impostazioni di base di Outlook della singola organizzazione di riferimento.
Per saperne di più: Posta Elettronica: tipologie, caratteristiche e come usarla
