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La risposta automatica Gmail è il modo perfetto per comunicare un periodo di indisponibilità professionale. Ma anche per informare i propri affetti nel caso in cui non si avesse modo di visionare la casella di posta per un periodo limitato di tempo.
I servizi di risposta automatica vengono utilizzati tanto per i periodi di malattia quanto per le ferie. In entrambi i casi la comunicazione è tendenzialmente asciutta e formale.
L’utente deve ricordarsi di indicare in maniera chiara i giorni durante i quali non avrà accesso alla mail. In aggiunta può scegliere se fornire degli ulteriori contatti di emergenza.
Con Gmail impostare la risposta automatica è davvero molto semplice. Bisogna passare per le Impostazioni ed entrare nella voce di menù di nome Generali.
Da qui è possibile iniziare a scrivere la propria risposta automatica. Ci si troverà di fronte a un foglio di lavoro in stile Word e non si dovrà fare altro che compilare gli spazi dedicati all’oggetto e al testo della mail. Senza dimenticare di indicare le date di attivazione e disattivazione del servizio.
La risposta automatica di Gmail è pensata per essere inviata soltanto una volta ad ogni mittente. Detto questo esistono delle eccezioni a cui potrebbe essere utile prestare attenzione.
Allo stesso modo è importante imparare correttamente gli orari effettivi della risposta automatica, in modo da evitare situazioni impreviste o spiacevoli.
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1. Come accedere alla risposta automatica Gmail
Screenshot Fastweb Plus
Per impostare la risposta automatica su Gmail è possibile utilizzare sia la versione desktop che l’app mobile. I passaggi da seguire sono grossomodo gli stessi. Al tempo stesso la posizione dei menù e delle voci varia leggermente.
Partendo da un computer, bisogna aprire Gmail utilizzando un browser a scelta. Dopodiché bisogna fare clic sulla voce Impostazioni: è posizionata nella porzione in alto a destra della schermata ed è rappresentata da un’icona a forma di ingranaggio.
Si aprirà un menù laterale, a cui però non va prestata troppa attenzione. La voce su cui cliccare si chiama Visualizza tutte le impostazioni e si trova ancora una volta nella parte in alto a destra della schermata.
In questo modo si entra a tutti gli effetti nel menù delle impostazioni di Gmail. Nella parte alta della schermata è possibile visualizzare delle voci che permettono di accedere a diversi gruppi di funzioni: da Generali e Etichette, da Posta in arrivo a Filtri e indirizzi bloccati.
La risposta automatica di Gmail si trova all’interno della voce Generali. Per individuarla bisogna scorrere con il mouse fino in fondo al menù. La si può notare grazie di un riquadro che ricorda le pagine dei programmi di videoscrittura tipo Word.
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2. Gmail: come impostare la risposta automatica
Screenshot Fastweb Plus
Il gestionale della risposta automatica Gmail è molto intuitivo. L’utente deve innanzitutto impostare le date che delimiteranno l’attivazione del servizio: il primo giorno (obbligatorio) e l’ultimo giorno (facoltativo).
Dopodiché deve scrivere il messaggio che verrà inviato automaticamente. Si tratta di una email assolutamente canonica, che quindi può comprendere sia un oggetto che un testo.
Di solito la comunicazione delle email inviate con risposta automatica è volutamente impersonale. L’utente infatti deve immaginare che lo stesso messaggio verrà inviato a più persone.
Nel caso in cui si utilizzi Gmail per impostare una risposta automatica professionale, spesso ci si limita a ringraziare per il contatto e a comunicare i dettagli del proprio ritorno operativo.
Questo approccio alla risposta automatica vale tanto per eventuali giorni di malattia, quanto per periodi di ferie. È importante specificare che si avrà accesso limitato (o che non si avrà accesso) alla casella postale fino a una data specifica.
In aggiunta è possibile lasciare un altro contatto email o magari un numero di telefono da utilizzare in caso di emergenza. Un’eventualità da tenere in considerazione tanto in ambito lavorativo, quanto nel caso di comunicazioni private.
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3. Come funziona la risposta automatica Gmail
Screenshot Fastweb Plus
Per salvare la risposta automatica compilata è sufficiente fare clic sul pulsante che recita Salva modifiche. Prima è possibile spuntare o meno la casella Rispondi solamente a persone incluse nei miei Contatti.
Un aspetto a cui prestare particolare attenzione sono le date di inizio e fine del servizio. La risposta automatica Gmail si attiva dalle ore 00:00 della data inserita come primo giorno. Quindi si disattiva alle 23:59 della data inserita come ultimo giorno.
L’utente può comunque disattivare la risposta automatica Gmail quando lo desidera. Per farlo non deve fare altro che utilizzare il banner che apparirà nella parte alta della schermata.
Si tratta di una banda gialla che riporterà l’oggetto della risposta automatica e la seguente dicitura: Termina adesso impostazioni risposta automatica. Basterà fare clic su questa voce per interrompere immediatamente il servizio.
In linea di principio Gmail organizza la risposta automatica in modo da inviare una sola mail a ogni mittente. Ciò vuol dire che se un indirizzo “X” invia più email in un giorno, riceverà soltanto una risposta automatica.
Esistono però delle eccezioni. Innanzitutto se lo stesso indirizzo “X” invia una nuova mail a quattro giorni di distanza dalla prima, riceverà una nuova risposta automatica.
Dopodiché il conteggio delle risposte automatiche inviate viene azzerato in caso di modifica: ovvero se l’utente interviene sulle date, sull’oggetto o sul testo della risposta automatica Gmail.
Un ultimo aspetto interessante di Gmail e la sua risposta automatica riguarda le possibilità di integrazione con Google Calendar. Un utente può impostare la propria indisponibilità su calendario: in questo modo tutti coloro che lo visualizzano saranno informati circa il suo stato fuori sede.
Questo aspetto vale anche per Gmail, nel caso in cui sia stato attivato Chat di Google: il servizio di messaggistica a disposizione degli utenti Workspace.
Per saperne di più: Gmail, guida definitiva all'utilizzo
