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Un’opzione particolarmente apprezzata di Microsoft Outlook, sono le risposte automatiche. La posta elettronica di Office permette di inviare una email anche nel caso in cui non si sia effettivamente di fronte al proprio computer.
Questa funzionalità viene utilizzata soprattutto dai professionisti in vacanza. In questo modo riescono a comunicare la loro assenza e, se necessario, a fornire dei recapitialternativi.
Per imparare come mettere la risposta automatica in Outlook bisogna partire dalle Impostazioni. Da qui bisogna selezionare una voce di menù intitolata proprio Risposte automatiche.
Da qui si entra nel merito di come impostare la risposta automatica di Outlook: a partire dalle scelte di formattazione, fino alle indicazioni di inizio e di fine del servizio. Senza dimenticare la possibilità di attivare la risposta automatica soltanto per una selezione specifica di mittenti.
Infine è bene ricordare che esistono diversi modelli di mail preimpostate da usare come risposte automatiche. Da questo punto di vista il web è pieno di suggerimenti, che spesso condividono determinati aspetti.
Il primo è lo stile impersonale, considerato che non si può mai sapere a chi verrà inviata la risposta. Il secondo riguarda il tipo di informazioni da inserire nel messaggio: questo aspetto però è strettamente legato alle esigenze del singolo utente.
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1. Dove si trova la risposta automatica in Outlook
Screenshot Fastweb Plus
Imparare come mettere la risposta automatica in Outlook è molto rapido e semplice. La prima cosa da fare è individuare le Impostazionidella posta elettronica della suite Office.
La posizione del menù delle impostazioni varia a seconda del software utilizzato. Aprendo la posta elettronica in versione desktop bisogna portare il cursore del mouse nella zona in alto a destra della schermata, sull’icona a forma di ingranaggio. Dopodiché bisogna cliccare sulla voce Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
Nel caso in cui si acceda alla mail dall’app mobile, bisogna innanzitutto cliccare sul logo di Outlook, posizionato in alto a sinistra. Quindi bisogna spostarsi verso l’angolo in basso a sinistra, per individuare la stessa icona delle Impostazioni di cui sopra.
Arrivati a questo punto ci si trova di fronte a diversi menù e sotto-menù di livello differente. Le voci principali riguardano le impostazioni generali, quelle relative alla posta, al calendario e alle persone.
La prima voce da scegliere è Posta. A questo punto nella colonna a destra appariranno diverse voci ad hoc: da Layout ad Allegati, da Regole a Pulisci, da Personalizzazioni a Sincronizza la posta elettronica.
Bisogna scorrere visivamente questa colonna fino alla sua estremità inferiore e poi cliccare sulla voce Risposte automatiche: da qui sarà finalmente possibile iniziare a scrivere le email da inviare.
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2. Come impostare la risposta automatica in Outlook
Screenshot Fastweb Plus
Dalla voce del menù impostazioni Risposte automatiche è possibile iniziare a compilare il messaggio che verrà effettivamente inviato automaticamente da Outlook. Per farlo bisogna innanzitutto spuntare la voce Attiva le risposte automatiche.
A questo punto il software sarà impostato per rispondere automaticamente a tutte le mail ricevute. Per porre dei limiti alle sue azioni bisogna spuntare la casella Invia risposte solo durante un periodo di tempo. Quindi bisogna inserire la data e l’orario di inizio e la data e l’orario di fine attività.
Per scrivere il messaggio bisogna ricorrere alla finestra sottostante: uno spazio che ricorda in tutto e per tutto quello dedicato alla normale compilazione delle email in uscita.
Le email automatiche di Outlook prevedono tutte le principali impostazioni di formattazione degli scambi manuali. L’utente può scegliere la tipologia e le dimensioni del carattere utilizzato, così come può aggiungere elementi in grassetto, in corsivo, in sottolineato o in barrato.
Può intervenire sui colori e sulle evidenziazioni, può aggiungere elenchi, citazioni, apici e pedici. Inoltre può inserire collegamenti ipertestuali e persino tabelle in perfetto stile Excel.
Per salvare la risposta automatica è sufficiente cliccare sul pulsante Salva. Nel caso in cui non venga spuntata la casella Invia le risposte solo ai contatti, il messaggio verrà inviato automaticamente a tutti.
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3. Cosa scrivere nella risposta automatica
Screenshot Fastweb Plus
Il tipo di messaggio da inserire all’interno di una risposta automatica cambia a seconda delle necessità del singolo. Moltissime persone ricorrono a questo servizio nel momento in cui si trovano in ferie.
In questo caso i molteplici esempi di risposta automatica presenti sul web condividono alcuni passaggi fondamentali. Il primo riguarda il tono impersonale: bisogna infatti considerare che il messaggio sarà inviato a persone diverse, con cui potrebbero esserci rapporti più o meno approfonditi.
Tendenzialmente questo genere di comunicazioni inizia senza “buongiorno” o “buonasera”: al contrario si limita a ringraziare il mittente per la mail inviata. Dopodiché si passa alle informazioni più importanti, ovvero quelle relative alla propria reperibilità.
Di solito chi prepara una mail automatica da inviare durante le ferie presta attenzione soprattutto a esplicitare i giorni in cui non sarà disponibile. Nel caso in cui siano previste mezze giornate, è importante specificare anche l’orario di uscita e di rientro al lavoro.
Un altro aspetto importante da tenere in considerazione riguarda i contatti da fornire. Durante le ferie può capitare di trovarsi in condizioni di accesso limitato a Internet: potrebbe quindi essere utile fornire un altro recapito personale (spesso un numero di telefono) da contattare in caso di emergenza.
In alternativa è possibile fare il nome di un/a professionista a disposizione: può trattarsi di colleghi, ma anche di responsabili di reparto. In questo modo il mittente avrà l’opportunità di portare avanti la comunicazione autonomamente.
Per saperne di più: Posta Elettronica: tipologie, caratteristiche e come usarla
