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L’office automation è un insieme di soluzioni, sia hardware che software, che digitalizzano i processi di lavoro e le operazioni di back office e front office e garantiscono un workflow più snello e veloce. Consentono la digitalizzazione dei documenti e l’accesso, la gestione e la condivisione delle informazioni.
I software di produttività individuale introdotti nelle organizzazioni per automatizzare i processi lavorativi rendono inoltre semplice e possibile lo smart working. Tutti i lavoratori e i dipendenti, attraverso applicazioni e programmi, possono accedere a tutti i dati e i documenti di cui hanno bisogno e lavorare singolarmente o simultaneamente con i colleghi, da remoto.
L’office automation ha radici negli anni ’80, quando alcune aziende per incrementare la produttività hanno iniziato ad investire in software, soprattutto programmi per l’elaborazione e la gestione di fogli di calcolo, che semplificavano il lavoro dei dipendenti. L’acquisto prevedeva una singola soluzione a prezzi talvolta onerosi.
Mentre l’office automation si è affermata ed è diventata un’esigenza avvertita da sempre più realtà, sul mercato sono comparse suites, ossia pacchetti di programmi e/o applicazioni che contengono tutto ciò di cui i dipendenti possono avere bisogno per svolgere agevolmente il loro lavoro.
Possono essere erogati in modalità Software As A Service (attraverso una connessione ad Internet), gratuite, avere un costo estremamente vantaggioso o essere utilizzate dopo aver sottoscritto degli abbonamenti che prevedono l’aggiornamento continuo degli strumenti e degli standard di security.
I software di office automation si sono così diffusi velocemente e, oggi, vengono ampiamente utilizzati.
Le suites contengono, generalmente, tool di videoscrittura per l’elaborazione e l’editing di testi, fogli elettronici per gestire dati e fare calcoli complessi, presentazioni per creare slide multimediali, di posta elettronica per inviare e ricevere e-mail, gestione di database e strumenti di collaborazione in tempo reale, come app di messaggistica istantanea e programmi per organizzare conferenze e riunioni a distanza.
La maggior parte dei software presenti sul mercato sono estremamente attenti alla sicurezza, requisito fondamentale per tutte le aziende che decidono di automatizzare i flussi di lavoro, garantendo il rispetto della privacy degli utenti che li utilizzano e tutelando il lavoro dalle minacce di ogni tipo.
I vantaggi che l’utilizzo dei software di office automation riescono ad apportare nei processi lavorativi di un’azienda sono tanti, a partire da un netto risparmio economico, fino ad arrivare ad un aumento delle performance e dei risultati.
Aumento produttività
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L’aumento della produttività è uno dei risultati a cui più le aziende mirano. Gli strumenti di Office automation permettono ai dipendenti di potersi concentrare sulle mansioni più importanti, riducendo, invece, quello dedicato ad attività che vengono completamente o in parte automatizzate (ad esempio, il data entry).
Risparmiando tempo e concentrazione, tutte le risorse potranno essere indirizzate verso nuove attività che apportano maggiore valore all’organizzazione, permettendogli di raggiungere tutti i risultati sperati e di poter allargare la gamma dei servizi (o prodotti) offerti ai clienti.
Efficienza ed efficacia dei processi
L’office automation, con la digitalizzazione dei documenti e delle informazioni e delle attività lavorative, rende il flusso di lavoro estremamente più rapido e snello. Ciò porta ad un aumento dell’efficacia e dell’efficienza dei processi.
Tutti i dipendenti che ne hanno l’autorizzazione, infatti, possono accedere simultaneamente ai documenti aziendali, lavorando di concerto con gli altri membri del team. Al contempo, tutti hanno una visione completa di quelli che sono gli obiettivi da raggiungere e dell’andamento dei processi aziendali.
Qualità del lavoro
La condivisione delle informazioni e la possibilità di accedere a tutti i documenti migliora la qualità del lavoro, favorendo un lavoro di squadra senza rallentamenti e senza incomprensioni. L’utilizzo di software di office automation, pertanto, garantisce un elevato livello di performance.
Consumi ridotti
Uno dei vantaggi più evidenti dell’office automation è la riduzione dei consumi. Innanzitutto, favorendo il lavoro da remoto, l’energia elettrica viene sfruttata in minor misura. La digitalizzazione di tutti i documenti cartacei, inoltre, elimina quasi del tutto lo spreco di carta. Vengono utilizzati meno anche i materiali di consumo.
Tutto ciò si traduce, al contempo, in una minore necessità di spazi fisici per la tradizionale archiviazione dei documenti, per la conservazione degli oggetti e dei materiali d’ufficio e, infine, per gli ambienti destinati all’utilizzo da parte dei dipendenti e dei lavoratori dell’azienda.
Accesso alle informazioni in sicurezza
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Gli strumenti di produttività personale permettono l’accesso alle informazioni, soprattutto quelle conservate in sistemi di archiviazione in cloud, in qualsiasi momento e luogo. Ciò, ovviamente, deve avvenire con la massima sicurezza, per non mettere a repentaglio il lavoro svolto e i dati in possesso dell’azienda.
I software presenti sul mercato sono estremamente attenti alle questioni che riguardano la sicurezza e, costantemente, elevano i loro standard per far fronte alle nuove minacce. Permettono, inoltre, di gestire gli accessi, per consentirli solo a chi è veramente autorizzato a poter visualizzare e lavorare documenti e file.
Processi di approvazione e autorizzazione più snelli
Lavorare su documenti digitali e non di tipo cartaceo, permette di limitare notevolmente tutti gli iter aziendali. Il controllo dei file può avvenire nello stesso momento in cui vengono lavorati, riducendo così anche i tempi per l’approvazione e l’autorizzazione.
Decision making più efficace
Controllare digitalmente i flussi di lavoro, grazie all’utilizzo di software di office automation, consente infine di avere una visione completa di ciò che succede e, soprattutto, di individuare velocemente problemi, rallentamenti o blocchi e prendere rapidamente decisioni efficaci che tengano conto di tutti gli elementi e del contesto.
Per saperne di più: Office automation: cos'è
