Come funziona Teams di Microsoft

Microsoft Teams è un programma per videoconferenze che spesso viene integrato con altre app e software della suite Office. Permette di riunire gli utenti in chat o in canali ed offre loro la possibilità di fissare riunioni e appuntamenti su un calendario condiviso. 

La storia di Teams è molto più travagliata di quanto non si potrebbe immaginare. Per un certo periodo il programma rischiò addirittura di non vedere la luce. Microsoft sembrava interessata ad acquistare un altro strumento di messaggistica istantanea e videoconferenze di nome Slack. 

Chiunque non sappia come funziona Teams, deve innanzitutto effettuare il download dal sito ufficiale di Microsoft. Dopodiché basta registrarsi e iniziare a osservare gli aspetti fondamentali del suo funzionamento.

Con Teams è possibile avviare una videoconferenza subito dopo avere cliccato su “Accedi”: la si può generare nell’immediato o posticipare, magari fissandola sul calendario interno. Dalla schermata principale del programma è anche possibile accedere alle informazioni relative il proprio account e alle impostazioni generali. 

Questi due menù sono fondamentali per l’utilizzo di Teams. Una volta effettuato il login, l’utente può intervenire sull’aspetto del programma: ad esempio selezionando il tema chiaro piuttosto che quello scuro. Può scegliere quale periferica attivare durante una videoconferenza e può spuntare o meno le varie voci dedicate alla Privacy.

Quando partecipa a una riunione su Teams l’utente può intervenire in vari modi: attraverso la propria voce, ma anche ricorrendo alla chat scritta interna o alle “reazioni”. In questo caso gli interventi verranno affidati direttamente all’uso di emoji specifiche. 

La versione base di Microsoft Teams è gratuita. Nel caso in cui si voglia avere accesso a funzioni premium e a strumenti aggiuntivi è possibile sottoscrivere tre diversi abbonamenti: Microsoft Teams Essentials, Microsoft Teams Business Basic e Microsoft Teams Business Standard. 

• 0. Breve storia di Microsoft Teams

  

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  La versione numero uno di Microsoft Teams risale al novembre del 2016. Sin dalle fasi di sviluppo iniziali, l’idea era quella di sviluppare una piattaforma che permettesse sia la chat che la videoconferenza, da integrare con la suite Office. 

  Prima di Teams gli utenti Microsoft potevano ricorrere a un servizio di messaggistica istantanea realizzato in collaborazione con Skype. Skype for Business è stato per diversi anni a disposizione all’interno del cloud di Microsoft 365, salvo poi venire ritirato alla fine del luglio del 2021. 

  Il paradosso è che fu proprio Skype for Business a rendere possibile la nascita di Teams. Nel marzo del 2016 Microsoft era interessata ad acquisire Slack: uno strumento di collaborazione aziendale che permetteva l’invio di messaggi istantanei ai vari membri di un team. 

  Secondo diverse fonti fu Bill Gates in prima persona a opporsi all’operazione. La ragione? Il fondatore preferiva continuare a lavorare sul miglioramento di Skype for Business. Pochi mesi dopo questa decisione, Microsoft annunciò pubblicamente il neonato Teams, presentandolo proprio come un concorrente diretto di Slack. 

  Teams è nato con l’idea di fare concorrenza diretta a Slack, ma agli inizi era a disposizione soltanto dei titolari di abbonamento Microsoft 365

  Nella sua prima fase di vita Teams non aveva proprio tutte le carte in regola per fare concorrenza a Slack. Il programma Microsoft infatti forniva funzioni simili a quelle dell’abbonamento 365 e, soprattutto, non permetteva l’adesione di membri esterni. 

  Le cose sono cambiate drasticamente quando Teams ha reso possibile l’accesso alla piattaforma anche agli utenti privi di abbonamento Microsoft. Successivamente, verso la fine del 2017 la stessa corporate di Redmond annunciava ufficialmente che Teams avrebbe via via sostituito Skype for Business.

  Un’altra data fondamentale nella storia di Microsoft Teams è il 12 luglio 2018: il giorno in cui è stata resa disponibile una versione gratuita del software, che offriva la maggior parte delle funzioni complessive. Gli unici limiti considerevoli erano il numero di utenti invitabili durante una videoconferenza e lo spazio di archiviazione in cui salvare i file del gruppo di lavoro. 

  Non a caso nel novembre del 2019 Microsoft Teams raggiungeva la soglia dei 20 milioni di utenti attivi, raddoppiando i suoi numeri in poco più di un anno. Per il resto il 2020 è l’anno della funzionalità Walkie Talkie, che permette di usare il push-to-talk sia su smartphone che su tablet, sia tramite connessione dati che tramite Wi-Fi.

  Il 2021 è l’anno in cui Skype for Business viene ufficialmente ritirato. Da allora Teams è l’unico software Microsoft con funzione di messaggistica aziendale.

• 1. Che cos’è Microsoft Teams

  

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  Per capire come funziona Teams bisogna innanzitutto entrare a contatto con le diverse categorie di riunione, gruppo o chiamata presenti all’interno del software. Il servizio Microsoft propone di riunire un team in videoconferenza. 

  Le modalità di accesso sono molteplici. La prima consiste in una semplice condivisione di URL specifico. In alternativa è anche possibile ricevere un invito da parte dell’amministratore o del proprietario del team in questione direttamente sulla propria email.

  Lo spazio dedicato a un team può articolarsi a sua volta in più canali. Tutti i membri possono impostare uno o più canali e possono farlo in base alle loro personali esigenze. Ad esempio è possibile creare dei canali in base ad argomenti di conversazione specifici.

  In questo modo tutti i membri del team possono rimanere aggiornati sulle diverse task o questioni aziendali semplicemente tenendo d’occhio il canale dedicato. Inoltre, è sempre possibile inviare messaggi privati a uno o più membri, anche all’interno di un singolo canale. 

  Un’altra modalità di comunicazione di Microsoft Teams sono le chiamate, che possono venire effettuate in vari modi: tramite messaggistica istantanea, tramite VoIP (Voice over IP) o videoconferenza. Il software permette di chiamare direttamente dei numeri di telefono dal client, considerato che supporta anche le conferenze in PSTN (rete telefonica generale). 

  Microsoft Teams permette di creare dei canali dedicati ad argomenti specifici e di effettuare chiamate tramite rete telefonica generale

  Infine, le riunioni, che sono semplicemente delle videoconferenze create ad hoc e annunciate in anticipo. I membri di un team e i visitatori di un canale possono ricevere un invito in anticipo. In alternativa possono notare la presenza di una o più riunioni in corso anche al momento dell’accesso. 

  Microsoft Teams integra le sue funzioni principali con i cosiddetti connettori: dei servizi che sfruttano programmi di terze parti e che permettono di inviare informazioni dentro un canale in maniera alternativa. Tra i connettori più apprezzati di Teams si trovano ad esempio Twitter, MailChimp, Facebook e Bing. 

  Inoltre, presenta delle funzioni specificamente pensate per settori particolari. Ad esempio gli abbonati a Microsoft 365 for Education possono usufruire di una particolare scheda di nome Assegnazioni: un sistema che permette agli insegnanti di pubblicare rapidamente voti e suggerimenti, ma anche di assegnare incarichi ai loro studenti.

  Allo stesso modo i membri di un team possono integrare la pianificazione Teams con quella Microsoft Planner. In questo modo monitorare progetti complessi e condividerli con i membri di un gruppo diventa molto più semplice e immediato. 

• 2. Come funziona Microsoft Teams: download, login, account

  

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  Microsoft Teams è disponibile per tutti i principali sistemi operativi: da Windows a macOS, passando per Linux. L’utente può scegliere di visitare il sito di Teams e selezionare il download del programma direttamente sul proprio dispositivo. In alternativa è possibile usare Microsoft Teams anche da browser. 

  Nel caso in cui si voglia organizzare un team, un canale o una riunione, la prima cosa da fare è registrare le proprie credenziali. Per farlo bisogna individuare l’area di Teams dedicata al login (Accedi): a prescindere dal fatto che si usi il software offline, la versione browser o una delle varie app mobile disponibili.

  Per accedere è necessario disporre di un account Microsoft, che può essere creato ricorrendo a qualsiasi indirizzo di posta elettronica come nome utente: Outlook, Gmail, ma anche Yahoo!

  Dopodiché occorre chiaramente inserire la giusta password e, se necessario, gli ulteriori elementi richiesti da un’eventuale autenticazione a due fattori. 

  Arrivati a questo punto non resta che capire come funziona Teams nella sua schermata principale (si prende come riferimento la versione desktop). In alto a destra è possibile visionare le informazioni relative all’account che ha effettuato il login. 

  La schermata principale della versione desktop di Microsoft Teams si suddivide in tre parti: una colonna verticale in alto a sinistra, uno spazio centrale e un’immagine profilo utente in alto a destra.

  Da qui l’utente può impostare il proprio stato, magari scegliendo tra uno di quelli suggeriti: da Disponibile a Non Disponibile, da Offline a Torno Subito. In alternativa è anche possibile digitare un proprio messaggio di stato e persino impostare l’orario dopo il quale si cancellerà automaticamente. 

  Cliccando sull’immagine profilo utente si entra nella gestione dell’account: lo spazio in cui sarà possibile aggiungere un nuovo indirizzo, come ad esempio quello aziendale. Accanto all’immagine profilo invece, cliccando sull’icona che rappresenta tre puntini orizzontali, si accede a diverse voci: si parte con la possibilità di ingrandire o ridurre le dimensioni della schermata.

  Si arriva alla possibilità di aggiornare la propria versione di Microsoft Teams o di scaricare l’app mobile (disponibile per Android e iOS). 

  Partendo dall’icona rappresentante tre puntini orizzontali, l’utente può anche visionare diverse informazioni tecniche: quelle relative alla versione installata, ma anche quelle legali e quelle riguardanti la privacy e i cookies. Infine, da qui è possibile accedere alle Impostazioni generali, che verranno analizzate nel dettaglio nei capoversi a seguire.

• 3. Come funziona Microsoft Teams: Impostazioni

  

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  Per imparare a usare Microsoft Teams, superato il login, conviene sicuramente osservare le Impostazioni in maniera più dettagliata. La voce Generale permette di effettuare diversi interventi estetici: ad esempio la selezione del Tema, che può essere predefinito (chiaro), scuro o caratterizzato da un contrasto più elevato del normale. 

  Dalla voce Generale è anche possibile intervenire sulla densità dei messaggi che appaiono in una finestra, così come è possibile selezionare la Lingua dell’app e quella della tastiera. È inoltre possibile scegliere se aprire le chat nella finestra in cui ci si trova o in una nuova. 

  Sempre da Impostazioni > Generale si possono spuntare o meno le voci dedicate all’apertura automatica di Teams all’avvio e al mantenimento dell’applicazione dopo chiusura schermata. Ma anche quelle dedicate all’abilitazione o alla disabilitazione dell’accelerazione hardware e della registrazione delle riunioni per motivi diagnostici.

  La voce delle Impostazioni dedicata all’Account permette di tornare su alcuni passaggi già descritti nei capoversi precedenti. Quella dedicata a Piani e Aggiornamenti consente di osservare i vantaggi di un account Premium e di effettuare un upgrade. 

  Le Impostazioni di Microsoft Teams permettono di intervenire su aspetti generali, di cambiare o aggiungere account, di passare alle Funzioni premium e tanto altro ancora

  La voce Privacy è molto importante, innanzitutto perché permette di attivare o disattivare la sincronizzazione dei contatti trovati tramite dispositivo mobile. Inoltre sempre da qui è possibile visionare o modificare la lista di contatti bloccati: coloro che non possono chiamare l’utente, né vederlo quando è online. 

  Da Privacy è anche possibile aggiornare il numero di telefono e l’indirizzo email legati alla propria utenza e decidere di mostrarli o meno al pubblico. Infine da Privacy si possono spuntare ulteriori voci: quelle dedicate all’utilizzo delle scelte rapide da tastiera, alle conferme di lettura, alla partecipazione a sondaggi Microsoft Teams. 

  La voce delle Impostazioni dedicata alle Notifiche permette di scegliere dove ricevere indicazioni nel caso in cui si riceva una menzione, un messaggio, un “mi piace” o una reazione. A seconda della notifica, si può optare per il banner, per il feed o per entrambi. Inoltre da qui è possibile scegliere se riprodurre suono assieme a una notifica o una chiamata.

  L’ultima voce delle Impostazioni Microsoft Teams è dedicata ai Dispositivi. Permette di configurare le periferiche audio e video che verranno utilizzate durante chiamate e videoconferenze. Si va dalla scelta dell’altoparlante a quella del microfono, la cui sensibilità può venire regolata automaticamente. 

  È possibile eliminare i rumori eccessivi, selezionare la presenza di un’eventuale suoneria secondaria e indicare la videocamera da utilizzare nell’ambito delle videoconferenze. In quest’ultimo caso è anche possibile visionare in diretta un’anteprima dell’inquadratura a disposizione. 

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  4. Come funziona Microsoft Teams: Chat, Riunioni, Calendario

  

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  La parte centrale della schermata di Microsoft Teams cambia a seconda del menù o della sezione scelta dall’utente. Le voci principali si trovano in una colonna verticale, che si trova in alto a sinistra nella versione desktop del programma. 

  Da qui è possibile eseguire numerose operazioni differenti. La voce Azioni permette di osservare un Feed dedicato alle ultime attività dell’utente online. Un elenco delle risposte e delle menzioni ricevute, o, più in generale, una lista delle notifiche generiche. 

  La voce Chat permette di creare una nuova videoconferenza, ma anche di osservare lo storico delle proprie partecipazioni precedenti. Microsoft Teams propone innanzitutto dei modelli di chat preimpostati: quello dedicato alla Famiglia, quello dedicato alla Rete Aziendale e quello dedicato agli Amici. 

  La voce di nome Calendario, è quella in cui è possibile vedere tutte le chat, le riunioni o le videoconferenze a cui l’utente è stato invitato. Da questa sezione è anche possibile avviare una nuova riunione o partecipare a una riunione in corso. Infine il Calendario di Microsoft Teams è in grado di integrarsi con quello di Google. 

  Infine la voce Avvia Riunione, ovvero quella dedicata alla creazione di videoconferenze. L’utente può scegliere se fissarne una in tempo reale, ma anche di posticiparla a una data specifica, magari fissandola direttamente sul calendario. 

• 5. Come funziona una videoconferenza su Microsoft Teams

  

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  Dopo avere osservato come funziona Teams in termini di download, login, schermata e impostazioni, non resta che entrare nel merito delle videoconferenze. Quando si avvia una nuova riunione in tempo reale ci si trova di fronte a una schermata dedicata all’invito.

  Da qui l’utente può aggiungere partecipanti alla riunione in vari modi: ad esempio può copiare un URL specifico e inviarlo nelle modalità che preferisce. In alternativa può utilizzare le opzioni di condivisione diretta proposte dal programma: quella tramite Calendario Outlook (suite Office), quella tramite Google Calendar e quella tramite email predefinita. 

  Nel caso in cui si acceda come utente esterno (guest), la prima cosa da fare sarà invece inserire il nome con cui venire identificati dagli altri partecipanti. Questo discorso vale sia nel caso in cui si avvii una propria riunione, sia nel caso in cui si venga invitati da altri. 

  Durante una Riunione l’utente può attivare o disattivare webcam e microfono. Può cambiare immagine sfondo e può applicare un effetto sfocato all’inquadratura

  La schermata dedicata all’inserimento del nome utente è anche quella in cui è possibile attivare o disattivare l’audio o il video. Le periferiche potranno comunque venire abilitate o disabilitate anche nel corso della videoconferenza, cliccando sulle icone predisposte, dedicate rispettivamente a Webcam e Microfono.

  Una volta dentro una Riunione, la parte alta della schermata contiene un menù orizzontale. Da qui è possibile osservare i Partecipanti, aprire la Chat o pubblicare delle Reazioni tramite emoji: un cuore in segno di apprezzamento, una mano alzata per chiedere la parola e così via. 

  Un aspetto particolarmente importante su cui è possibile intervenire riguarda le Impostazioni Sfondo. È possibile arrivarci cliccando sulla voce Altro, rappresentata da tre puntini orizzontali. Questo sottomenu permette all’utente di modificare lo sfondo alle sue spalle: può scegliere un’immagine predefinita, così come può caricarne una inedita. In alternativa è anche possibile applicare un effetto di sfocatura sullo sfondo reale dell’inquadratura.

• 6. Quanto costa Microsoft Teams

  

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  Teams è gratuito, per lo meno nella sua versione più basilare. Per usare il software di videoconferenza integrato a Office dunque è sufficiente visitare il sito ufficiale di Microsoft e iscriversi.

  In alternativa è possibile optare per diverse versioni di Teams a pagamento. Il costo per utente e per mese varia a seconda della tipologia di abbonamento richiesta. Le diverse opzioni offrono vantaggi sempre crescenti.

  Microsoft Teams Essentials aggiunge alle funzionalità della versione gratuita la possibilità di effettuare riunioni di gruppo illimitate (di massimo 30 ore), coinvolgendo fino a 300 partecipanti per riunione. Inoltre offre all’utente 10 GB di archiviazione cloud e supporto web e telefonico dedicati.

  Microsoft Teams Business Basic alza lo spazio cloud di archiviazione a 1 TB e permette di registrare le riunioni con trascrizione. Aggiunge un livello superiore di sicurezza standard e la possibilità di utilizzare la posta elettronica aziendale. Inoltre permette di usare le versioni mobile e web delle appOffice.

  Infine Microsoft Teams Business Standard, che innanzitutto offre funzionalità premium proprio alle app Office (versione desktop).

  Permette l’hosting di webinar e propone diversi strumenti aggiuntivi: da quelli per la reportistica e la registrazione dei partecipanti a una riunione, a quelli per la gestione degli appuntamenti. 

• 7. Come aggiornare la gallery in Teams 

  

   

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  La parola “Gallery”, all’interno di Microsoft Teams, è legata ai vari layout a disposizione dell’utente. Accedendo alla voce Gallery l’utente ha dunque modo di intervenire su diversi aspetti legati alla visualizzazione delle video conferenze. 

  Ad esempio può modificare lo sfondo dietro di sé, così come può intervenire sulla disposizione e sulle dimensioni della griglia: quella porzione di schermata che racchiude al suo interno i vari partecipanti di una Riunione.

  I passaggi da seguire per aggiornare la Gallery di Teams possono variare a seconda del dispositivo di partenza (smartphone, tablet o PC). Allo stesso modo chi accede dall’app o dalla suite Microsoft 365 (ex Office 365), potrebbe trovarsi a effettuare scelte leggermente differenti rispetto a chi accede direttamente da browser. 

  Teams permette di modificare la Gallery nel corso delle sue Riunioni, ovvero delle video conferenze. Per accedere bisogna passare per una voce di nome Altro: è rappresentata da tre puntini orizzontali e si trova nella parte alta della schermata. 

  La voce Galleria (Gallery) di Microsoft Teams permette di cambiare la modalità di visualizzazione dei partecipanti a una Riunione

  Da qui bisogna spostarsi fino alla sezione Galleria, che racchiude al suo interno diverse voci. La voce Galleria è la classica griglia quadrata che generalmente appare come impostazione predefinita: è pensata per mostrare un massimo di quattro partecipanti alla Riunione. 

  La voce Raccolta Grande è in grado di “ospitare” fino a 49 partecipanti a una Riunione: in questo caso la griglia di visualizzazione è del tipo 7x7. Per potere attivare Raccolta grande è necessario che siano collegati almeno 10 partecipanti. 

  L’ultima voce della sezione Galleria si chiama Modalità insieme e permette la creazione di una specie di spazio virtuale: l’utente può scegliere tra diverse scene e applicarle alla Riunione. Per accedere a questa voce è necessario essere organizzatore o relatore della Riunione in corso. Inoltre devono essere collegati almeno 5 partecipanti. 

  Teams propone all’utente una serie di scene già costituite: dalla tavola rotonda, alla classe universitaria. Per creare una scena in totale autonomia è possibile utilizzare un altro programma di Microsoft 365 di nome Developer Program.

  Per approfondimento: Come aggiornare la gallery in Teams 

• 8. Windows 11: come disinstallare Microsoft Teams

  

   

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  Teams è il programma della suite Microsoft 365 (un tempo nota col nome di Office 365) che permette di organizzare videoconferenze e riunioni con colleghi, amici e familiari. Si tratta di un software particolarmente apprezzato nel mondo lavorativo, anche per via della sua integrazione con altri tool: dai task manager ai calendari, dalle mail al cloud. 

  Ciononostante può capitare che un utente Windows decida di rimuovere Microsoft Teams, procedendo alla sua disinstallazione. Le ragioni dietro questa scelta possono essere le più disparate: c’è chi ha bisogno di maggiore memoria sul proprio dispositivo e chi invece vuole “alleggerirlo” per migliorare le sue prestazioni.

  Windows 11 è il sistema operativo più recente in casa Microsoft e propone tre iter differenti per disinstallare un qualsiasi programma. L’utente può scegliere il percorso che preferisce: alla fine sarà comunque riuscito a rimuovere il software in questione (in questo caso Teams).

  Windows 11 permette agli utenti di disinstallare Microsoft Teams partendo dal pulsante Start, dalle Impostazioni o, in alternativa, dal Pannello di controllo

  Il primo metodo per disinstallare Microsoft Teams prevede un passaggio per il menù di avvio Start. Da qui bisogna cercare la voce di nome Tutte le app, che porterà alla visualizzazione di un elenco di programmi. 

  A questo punto l’utente deve innanzitutto individuare l’icona di Teams e portarci sopra il puntatore del mouse o del trackpad. Quindi può scegliere se tenere premuto il tasto sinistro o se fare click sul tasto destro. In entrambi i casi deve selezionare la voce Disinstalla per concludere l’operazione. 

  Il secondo metodo per disinstallare Microsoft Teams su Windows 11 passa dalle Impostazioni: un’altra voce che può essere selezionata partendo dal pulsante Start di cui sopra. 

  Da Impostazioni (o Settings) bisogna cercare la voce Apps e poi la voce Apps & Features. Dopodiché bisogna individuare il programma da disinstallare, selezionare la voce Altro e poi selezionare la voce Disinstalla. 

  Questa procedura ha il limite di permettere la disinstallazione soltanto di app a 64 bit. Nel caso in cui si voglia disinstallare un’app a 32 bit bisogna partire dal Pannello di controllo: l’interfaccia grafica di Windows 11 per accedere alle principali impostazioni di base.

  Per approfondimento: Windows 11: come disinstallare Microsoft Teams

• 9. Configurare audio e chiamate di Teams

  

   

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  Teams è il software per video conferenze della suite Microsoft 365, nota fino a qualche tempo fa col nome di Office 365. È perfetto per organizzare Riunioni di business, ma anche per tenersi in contatto con parenti e amici.

  Un aspetto fondamentale delle Riunioni (le video conferenze di Teams) è la qualità, sia per quanto riguarda l’audio che il video. Ecco perché è molto importante imparare a settare correttamente le varie impostazioni a disposizione.

  Scegliere il dispositivo o la periferica in entrata e in uscita, settare i volumi, eliminare i rumori: sono tutti passaggi che permettono di alzare la qualità media delle video conferenze, garantendo agli utenti coinvolti una comunicazione più rapida ed efficace. 

  Teams permette di intervenire sulla configurazione audio e video attraverso due percorsi differenti. Il primo parte dalle Impostazioni, che nell’app desktop appaiono nella porzione in alto a destra della schermata. Più precisamente si tratta dei tre puntini orizzontali che si trovano accanto all’immagine profilo dell’utente collegato. 

  La configurazione audio e video di Microsoft Teams riguarda la scelta delle periferiche, la regolazione dei volumi e l’eliminazione del rumore di fondo

  Da qui bisogna cercare la celebre icona a forma di ingranaggio che rappresenta le Impostazioni di moltissimi programmi. Dopodiché bisogna cercare una voce di nome Dispositivi, che permetterà di scegliere le varie periferiche audio a disposizione. 

  Teams individua autonomamente i dispositivi a disposizione e li posiziona in sottomenù appositi quali Microfono o Altoparlante. Per potere effettuare interventi manuali, l’utente può scegliere una voce di nome Configurazione personalizzata. 

  Lo stesso discorso vale per la videocamera che viene utilizzata nell’ambito delle Riunioni. L’utente può scegliere tra periferiche integrate come la fotocamera dello smartphone e webcam esterne. 

  Il secondo metodo per configurare audio e video di Teams parte direttamente dalle Riunioni. Da qui è possibile attivare o disattivare Webcam e Microfono, ma anche accedere a Impostazioni più approfondite. Dalla regolazione dei volumi alla selezione del livello di eliminazione dei rumori di fondo.

  Per approfondimento: Configurare audio e chiamate di Teams 

• 10. Come aggiungere un'app a Microsoft Teams

  

   

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  Le funzionalità di base di Teams prevedono soprattutto la creazione di video conferenze note col nome di Riunioni: appuntamenti online che possono venire fissati sul proprio calendario e su quello dei propri colleghi o dei propri amici. 

  Il programma della suite Microsoft 365 (ex Office 365), nella sua versione premium, permette però di essere arricchito con tante app differenti. Per farlo è sufficiente passare dalla schermata principale, prestando attenzione alla colonna di sinistra: qui (nella versione desktop) sono presenti diverse voci di menù. Ad esempio Attività, Chat e Riunioni.

  In fondo a questa colonna è presente un’ulteriore voce che si chiama proprio App. Cliccandoci sopra si accede a una specie di home dedicata alle applicazioni e ai programmi pensati per implementare le funzionalità di Microsoft Teams. 

  Per aggiungere app esterne a Teams è sufficiente aprire la home del programma Microsoft. I programmi disponibili sono suddivisi all’interno di categorie specifiche

  I contenuti sono comodamente classificati in base all’argomento o all’obiettivo cui fanno riferimento. Ad esempio la selezione di app pensate per l’Educazione o per la Produttività. In alternativa, è possibile scegliere tra le cosiddette app In PrimoPiano: i software più popolari del momento, quelli più scaricati dagli utenti, o in alternativa quelli appena caricati all’interno dello store. 

  Infine, sempre nella stessa schermata di Teams, sono disponibili le app dell’Utente: quelle che sono già state installate dal suo profilo o che sono già messe in dotazione dall’organizzazione di cui fa parte. Si pensi, in tal senso, alle aziende che scelgono il software Microsoft e lo danno in utilizzo ai loro dipendenti. 

  Per scaricare una qualsiasi app di Teams basta cliccare sul suo nome: si passerà per una schermata descrittiva, che sarà più o meno approfondita in base al singolo contenuto. Alcune app presentano soltanto una descrizione generica, altre offrono all’utente una specie di video tutorial. Da qui bisognerà cercare la voce Aggiungi e scegliere l’opzione che si preferisce: si va dal download generico all’aggiunta all’interno di un Team, una Chat o una Riunione specifica. 

  Per approfondimento: Come aggiungere un'app a Microsoft Teams

• 11. Come cambiare lo sfondo in Teams

  

   

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  Le Riunioni sono il cuore pulsante di Teams. Le video conferenze del programma Microsoft 365 (ex Office 365) collegano milioni di persone in tutto il mondo e vengono utilizzate tanto in ambito professionale quanto in ambito privato. 

  In entrambi i casi a volte capita che un utente voglia intervenire sullo sfondo, ovvero su ciò che appare alle sue spalle all’interno dell’inquadratura. Le ragioni dietro questa necessità possono essere le più disparate: da una parte c’è chi lavora da casa e magari tiene alla propria privacy.

  Dall’altra ci sono moltissime circostanze in cui la selezione di uno sfondo su Teams viene suggerita direttamente dal datore di lavoro. Alcune aziende realizzano sfondi brandizzati per mostrare il proprio logo, i propri colori, o magari un qualsiasi altro contenuto ritenuto significativo. 

  Per cambiare uno sfondo su Teams durante una Riunione bisogna cercare la voce Altro: è rappresentata da tre puntini orizzontali e si trova nella parte alta della schermata (nell’app desktop). Quindi bisogna cercare la voce Applica effetti sfondo, che aprirà un nuovo sottomenu. 

  Microsoft Teams permette di cambiare lo sfondo o di applicare degli effetti sia durante le video conferenze che dalla cosiddetta schermata di pre-join

  Da qui è possibile scegliere uno degli sfondi preimpostati di Teams, o, in alternativa, caricare una qualsiasi immagine dal proprio dispositivo. Sempre da qui è possibile selezionare la sfocatura: un effetto che non andrà a sostituire lo sfondo dell’inquadratura, rendendolo però non intellegibile. 

  Tutte le opzioni di cui sopra possono venire attivate anche prima di accedere a una Riunione a cui si è stati invitati. La schermata di pre-join, oltre a permettere di partecipare, offre infatti la possibilità di cliccare su un pulsante di nome Effetti sfondo.

  La tipologia di sfondo o di effetto scelto cambia in base all’obiettivo che si ha in mente. Alcuni si limitano a sfocare l’ambiente in cui si trovano, altri invece preferiscono selezionare un’immagine che simuli un ufficio. Altri ancora utilizzano il cambio di sfondo in maniera più divertente o creativa: scelgono foto di paesaggi tropicali, di fondali sottomarini, o magari di panorami spaziali. 

  Per approfondimento:Come cambiare lo sfondo in Teams

• 12. Microsoft Teams: le nuove funzioni del 2022

  

   

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  Nel corso del 2022 Teams è stato protagonista di aggiornamenti piuttosto significativi. L’ultimo in ordine cronologico (al momento della stesura di questo articolo) è quello di luglio: un upgrade molto denso, che ha aumentato la quantità di opzioni e servizi a disposizione dell’utente. 

  La novità più importante riguarda con ogni probabilità l’integrazione di Teams con Forms: il programma della suite Microsoft 365 (ex Office 365) che permette di realizzare, condividere e visionare sondaggi online. E proprio la creazione di sondaggi è cambiata in maniera abbastanza radicale. 

  La precedente app di nome Moduli è stata sostituita da una nuova che invece si chiama Sondaggi: un’app che può essere individuata e installata dallo store interno a Teams. Ma non solo: Sondaggi può venire utilizzata anche direttamente all’interno di una Riunione (il nome con cui Teams chiama le sue video conferenze). 

  L’ultimo aggiornamento di Teams ha portato a una forte integrazione con Microsoft Forms, il programma per la reazione di sondaggi. Ma ha anche aumentato i servizi della licenza Common Area Phone

  Un’altra miglioria dell’interfaccia Sondaggi riguarda la possibilità di visualizzare in anteprima un sondaggio, prima di condividerlo in una Riunione. L’utente organizzatore può anche scegliere di condividere soltanto i suoi risultati. Infine sono state create delle domande Rating, che permettono a chi vota il sondaggio di effettuare valutazioni molto più mirate. 

  Le novità legate all’aggiornamento di luglio 2022 di Teams non si limitano a Forms. Riguardano anche un’integrazione molto più approfondita con i diversi servizi che si legano alla cosiddetta licenza Common Area Phone. 

  Infine delle modifiche complessivamente minori, che però semplificano l’esperienza d’uso di Teams da tanti punti di vista. Ad esempio il software aggiornato usa la lingua impostata dall’utente per annunciare l’avvio delle registrazioni di chiamata. 

  Anche la gestione delle chiamate è diventata più profonda e adesso l’utente può aggiungerle o rimuoverle dalla cronologia generale. E poi il nuovo pulsante Gestisci, che permette, tra le altre cose, di rilasciare o estrarre stanze riservate. 

  Per approfondimento: Microsoft Teams: le nuove funzioni del 2022