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Innovarsi costantemente, restare al passo con i tempi, rispondere alle esigenze dei clienti con nuove offerte, servizi e prodotti è essenziale per ogni azienda che vuole restare competitiva sul mercato, che vuole crescere e avere successo. Il project management, la gestione dei progetti, risulta quindi importantissimo per qualsiasi tipo di organizzazione che ha intenzione di implementare nuove attività.
Per project management si intende un insieme di metodi, di tecniche, di strumenti, di conoscenze e di competenze utili per la gestione efficace dei progetti che ha come fine il raggiungimento degli obiettivi prefissati nel miglior modo possibile, con un utilizzo ottimale delle risorse e nel rispetto dei vincoli stabiliti dal committente e dall’ambiente.
La figura che si occupa della gestione dei progetti in ogni sua fase è il project manager.
Partecipa all’avvio dei lavori, con una valutazione preventiva di tutti i limiti e le opportunità che è possibile cogliere, alla pianificazione, stabilendo tempi, costi e budget, risorse umane necessarie, guida la fase esecutiva, monitora i risultati e chiude il progetto.
Si tratta di una professione sempre più ricercata nel mondo del lavoro e che sta avendo un forte sviluppo. Per diventare un buon project manager, però, non è sufficiente seguire un percorso di studi specifico. Bisogna acquisire conoscenze e competenze trasversali, che permettono di lavorare con flessibilità in contesti diversi e di affrontare, con creatività, problematiche e situazioni inaspettate.
Come affinare le abilità di un Project Manager
Tra i compiti che vengono affidati ad un project manager, c’è quello della pianificazione delle attività da svolgere in ogni loro aspetto. Pur potendosi avvalere della collaborazione figure esperte, un bravo PM deve essere in grado di comprendere i fondamentali di diverse discipline, a partire dall’economia. Si troverà, infatti, a dover stabilire budget per ogni singolo intervento.
Il PM dovrà anche guidare il team, prevedere e gestire rischi e pericoli, analizzare dati e risultati, eseguire controlli sulla qualità del progetto e sull’esecuzione delle attività stabilite, mediare tra le diverse parti interessate, garantire un ritorno sull’investimento (ROI) ed elaborare report e documenti importanti.
Per diventare un bravo Project Manager bisogna quindi implementare un gran numero di competenze diverse e impegnarsi costantemente per apprendere sempre di nuove.
Non esiste un percorso universitario specifico che forma alla professione, ma il diploma di laurea risulta essenziale per accedervi.
A seconda del campo in cui si desidera lavorare o ci si vuole specializzare, si possono scegliere diversi corsi universitari: economia, ingegneria, marketing, informatica, etc. Il ProJect Management, infatti, abbraccia diverse discipline. Ci sono, inoltre, dei master che forniscono una formazione e una preparazione mirata alla professione e facilitano l’ingresso nel mondo del lavoro.
Oltre alle varie competenze tecniche, ciò che deve sviluppare un project manager sono delle soft skills indispensabili.
Si tratta, principalmente, di competenze organizzative e relazionali che consentono di coordinare progetti più o meno complessi, guidare efficacemente un team di lavoro e di rapportarsi con un gran numero di persone che hanno interessi e necessità diverse.
Capacità di decision making, di gestione delle risorse umane e finanziarie, di ascolto attivo, di problem solving, di negoziazione, di analisi, di apprendimento attivo e senso critico sono alcune delle competenze trasversali utili. Quelle veramente indispensabili sono, però, l’abilità di leadership, il time management e il team management.
Leadership
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Un project manager deve saper creare un team efficiente e guidarlo verso il risultato, nel rispetto delle scadenze e dei limiti imposti dal committente, dal budget e dal contesto. Deve, inoltre, gestire i rapporti tra la squadra di lavoro e gli elementi esterni, gestire il flusso di informazioni e far si che ogni membro abbia tutte le risorse di cui ha bisogno per svolgere agevolmente le sue mansioni.
Un buon leader è in grado di motivare il team, facendo leva anche sull’emotività e individuando i punti di forza e di debolezza di ciascun componente della squadra.
È, inoltre, capace di trasmettere un approccio positivo e orientato al risultato, trasmettendo conoscenze e competenze e mantenendo elevate le performance. La predisposizione ad essere leader è in parte innata e, in parte, può essere sviluppata con l’esperienza.
Team Management
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Oltre a guidare e a motivare il team, un buon project manager deve anche saperlo gestire, organizzandone il lavoro in modo chiaro e puntuale. Per stimolare un lavoro di squadra che sia efficiente, bisogna avere buoni dote comunicative, che evitano fraintendimenti e conflitti.
Un buon PM riconosce ed esalta il valore di ogni singolo individuo della team.
Sa, inoltre, creare un clima di cooperazione in cui tutte le tensioni vengono annullate in favore di uno spirito di squadra, applicando tecniche di team building per favorire la coesione.
Time Management
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Le scadenze fanno parte di ogni progetto e, spesso, possono rappresentare un vero e proprio punto critico difficile da gestire. Ogni project manager si trova sin dalla fase di avvio dei lavori a dover individuare tutte le attività da svolgere, a doverle programmare con una sequenza logica e funzionale e a portarla a termine affidando le mansioni da svolgere ai propri collaboratori.
Ottime capacità di time management sono pertanto indispensabili.
Per programmare nella maniera corretta ed evitare di fissare delle timeline e delle scadenze insostenibili, bisogna essere in grado di riconoscere i limiti e le competenze proprie e del proprio team. Occorre, inoltre, saper gestire la pressione e saper reagire con prontezza e calma agli eventi inaspettati.à
Per saperne di più: Chi è e che ruolo ha il Project Manager
