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Quando si svolge un lavoro, si esegue un progetto o si portano a termine degli impegni, per ottenere dei risultati positivi e soddisfacenti per tutte le parti in causa occorre dare, richiedere ed ottenere dei feedback. Si tratta di un momento di verifica essenziale, che non può mancare in nessun flusso di lavoro.
Chi è chiamato a rilasciare dei feedback deve assicurarsi che questi siano produttivi e non abbiano effetti negativi e opposti a quelli desiderati. Per darne di qualità, in grado di motivare lavoratori e collaboratori occorre seguire delle regole.
Feedback, perché sono necessari e tipologie
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Il feedback è uno strumento di comunicazione che porta gli individui, siano essi colleghi, conoscenti, amici, uniti da un legame familiare o lavorativo, a scambiarsi un messaggio che non deve essere percepito come critico o giudicante, ma deve essere volto ad un miglioramento e al raggiungimento di un obiettivo comune.
C’è una profonda differenza tra critiche e feedback positivi. Quest’ultimi sono produttivi, vengono rilasciati in un ambiente positivo e mirano a valorizzare senza screditare, a rinforzare una relazione e non a distruggerla. Sono caratterizzati da un ascolto attivo, la comprensione di chi si ha di fronte e da una comunicazione non aggressiva e non violenta.
Tra gli obiettivi che si possono raggiungere con un feedback efficace c’è il riconoscimento di chi si ha di fronte e delle sue abilità. Lo scopo, in questo caso, è quello di rafforzare un comportamento per far sì che si ripeta anche in futuro. Può altresì essere fornito per migliorare qualitativamente le performance o per porre fine ad un comportamento che arreca danni all’organizzazione. Quest’ultima tipologia di feedback è quella più complessa da dare, perché potrebbe essere percepita come una critica.
Un feedback efficace è in grado di rinforzare un comportamento positivo o di porre un freno ad un comportamento negativo
Saper dare un feedback efficace significa progredire, apportare dei miglioramenti, esaltare delle qualità e le competenze, ed è essenziale per un leader che deve guidare un team verso un traguardo. La mancanza di un feedback efficace può avere delle conseguenze estremamente negative, come il mancato raggiungimento dell’obiettivo stesso.
Essere in grado di dare dei feedback è un’abilità necessaria e richiesta, una soft skills che può essere necessaria per esercitare una buona leadership e per accedere ad importanti opportunità di carriera e a promozioni lavorative.
Cosa fare prima di fornire un feedback
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Il feedback deve essere fornito nella maniera corretta sia per quanto riguarda la tempistica, ma anche nella forma. Per far sì che ciò accada occorre essere quanto più razionali possibili, cercando di riconoscere e tenere sotto controllo la propria emotività e tenendo in considerazione quella dell’interlocutore.
Se ci si rende conto di avere una emotività molto accentuata, se si percepisce una momentanea situazione di disagio, di ansia o di agitazione è consigliabile rimandare il rilascio del feedback. Essendo quest’ultimo oggetto di scambio tra due persone (chi lo fornisce e chi lo riceve), è bene che venga esplicitato nel momento in cui ci sono meno possibilità di fraintendimenti.
Prima di affrontare la conversazione ed esporre il proprio punto di vista, bisogna assicurarsi di avere tutte le informazioni necessarie per poter analizzare la situazione in proprio possesso e accertarsi della veridicità di ciò che si sta per affermare.
In caso di dubbi, è sempre bene confrontarsi con colleghi o superiori e raccogliere ulteriori prove dell’evento oggetto del feedback. Solo in questo modo è possibile evitare tensioni e contrasti che potrebbero avere effetti negativi sul progetto, sulla relazione con l’interlocutore e che potrebbero causare la nascita di un clima negativo e poco stimolante nell’ambiente lavorativo.
I feedback, soprattutto quelli che hanno l’obiettivo di correggere o impedire un comportamento negativo, devono essere sempre forniti in privato. Prima di aprire il discorso, è opportuno individuare il tempo necessario e organizzare l’incontro.
Come dare un feedback, le regole da seguire
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Un feedback, per essere positivo ed efficace, deve essere fornito in maniera tempestiva, il prima possibile rispetto all’accadimento dei fatti. Sia che abbia uno scopo correttivo, che rilasciato per rinforzare un comportamento, deve essere dato subito, quasi in tempo reale.
È sconsigliato accumulare più feedback, ma affrontare ogni problema o questione fin da subito è necessario per evitare che si crei un clima di sfiducia, contrasti e tensioni. Fornire più feedback contemporaneamente, inoltre, potrebbe generare confusione o senso di insoddisfazione.
Quando si fornisce un feedback, il proprio intento deve essere dichiarato fin dall’inizio della conversazione, così come l’oggetto dello stesso feedback. Se lo scopo è quello di correggere un comportamento, assicurarsi che lo scambio comunicativo non venga percepito come un giudizio o una critica dando sempre una valenza positiva al discorso o un incoraggiamento verso il miglioramento.
Un feedback che mira a correggere un comportamento potrebbe essere percepito come una critica, per questo motivo è importante far comprendere fin da subito all'interlocutore le proprie intenzioni e terminare la conversazione con un incoraggiamento per il futuro
Tuttavia, è bene non minimizzare le eventuali conseguenze, prendendosi tutto il tempo necessario per esporle. Le possibili reazioni dell’interlocutore non devono far sorgere timori e i fatti devono essere spiegati e presentati con estrema oggettività.
Quando si fornisce un feedback si avvia uno scambio comunicativo molto delicato. L’attenzione deve essere posta sulla comunicazione verbale, calibrando parole e toni, e su quella non verbale, come la mimica e la postura.
Per saperne di più: Cos'è il Self Empowerment Personale
