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I feedback sono uno strumento di comunicazione spesso sottovalutato, ma estremamente importante e utile. Consente di aumentare le performance sul luogo di lavoro o di fornire uno stimolo alle realtà con cui si collabora o con le quali ci si interfaccia a migliorarsi e ad offrire servizi e prodotti sempre più soddisfacenti.
Saper dare dei feedback è un’abilità vera e propria, una soft skills richiesta. Indipendentemente dal loro contenuto, che sia negativo o positivo, se espressi nella maniera sbagliata possono mettere sulla difensiva il proprio interlocutore e interrompere la comunicazione, rendendo la via del confronto costruttivo impraticabile.
Al contrario, se espressi nella maniera corretta questi diventano altamente efficaci e possono portare ad ottimi risultati e performance migliori. scopriamo come fare.
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1. Feedback, che cosa sono e perché sono necessari
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Prima di capire come dare un feedback è bene comprendere che questo non è un giudizio e non è una critica. Se quest’ultimi vengono espressi per asserire il proprio punto di vista senza possibilità di un confronto e senza l’intenzione di andare a migliorare, modificare, correggere un attività, un comportamento o l’esecuzione di un lavoro, i feedback vengono forniti per raggiungere delle prestazioni migliori.
Vengono forniti, generalmente, da un manager o dal leader della squadra che monitorano i vari progetti in corso. In un ambiente lavorativo in cui tutte le competenze vengono esaltate, sono gli stessi dipendenti a poter fornire dei riscontri costruttivi, sia ai colleghi che ai propri superiori.
Essere dei leader in grado di dare feedback o avere una squadra di lavoro capace gestire questa abilità, consente di incrementare la produttività, raggiungere più facilmente obiettivi di business e di migliorare il proprio operato.
Si possono programmare dei momenti specifici e ufficiali per il rilascio dei feedback, come le valutazioni periodiche, o darli ogni qualvolta se ne senta la necessità e se ne presenti l’occasione. Sono uno degli elementi che rendono possibile un ascolto attivo, perché prevedono uno scambio. Un feedback fa crescere e rende più efficaci ed è un prezioso strumento di formazione continua.
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2. Come dare un feedback: dichiara le tue intenzioni, sii positivo e crea un clima sereno
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Per far sì che il feedback venga concepito come tale e non come una critica o un giudizio, la propria intenzione deve essere dichiarata fin dall’inizio della conversazione. È opportuno mettere al corrente il proprio interlocutore che si intende parlare del lavoro svolto, dei risultati ottenuti e di come questi potrebbero essere migliorati in futuro con un approccio diverso.
La conversazione non deve mai essere completamente negativa, anche se sono state disattese delle aspettative, ma bisogna mostrare sempre un atteggiamento positivo, volto a intervenire per colmare eventuali lacune o a porre rimedio agli errori. In caso contrario, si rischia di far sentire il destinatario delle nostre parole a disagio e di portarlo ad assumere un atteggiamento difensivo e di non ascolto.
L’importante è mettere in risalto le competenze e l’operato di chi ha svolto il lavoro e dimostrare che la propria fiducia nei suoi confronti non è venuta a mancare. I feedback devono essere dati in un clima di serenità.
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3. Dare un feedback efficace: essere specifici, immediati e ascoltare la risposta dell’interlocutore
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Quando si da un feedback è sempre opportuno non essere generici, per fornire indicazioni specifiche ed esempi pratici per essere sicuri che l’interlocutore comprenda ciò che occorre fare per migliorare le performance. Essere ambigui rende i feedback inefficaci.
È necessario essere immediati, senza troppi giri di parole andare dritti al punto della conversazione: ciò non solo farà risparmiare tempo, ma consentirà al destinatario del feedback di concentrarsi sulle parti più importanti del discorso. Devono essere rilasciati con frequenza e, possibilmente, devono essere immediati.
Dopo aver esposto la propria opinione e la propria idea, dare suggerimenti pratici o indicare delle alternative per ottenere dei risultati migliori. Concludere sempre esprimendo tutta la propria fiducia, riassumendo quanto stato detto e ribadendo le possibili soluzioni e offrire il proprio aiuto e il proprio supporto qualora si presentassero ulteriormente delle difficoltà.
Al destinatario del feedback, in ogni caso, deve essere lasciata la possibilità di rispondere, di esporre le proprie considerazioni. Se quest’ultimo è restio a farlo, incoraggiarlo con domande che indagano sul suo pensiero e il suo punto di vista.
Dare dei feedback efficaci è un’abilità che deve essere allenata con il tempo. Ogni volta che si affrontano questi momenti di confronto è bene cercare di capire quali sono gli effetti che ne seguono, se ci si ritrova di fronte a risposte negative o positive o se si ottengono degli effettivi miglioramenti.
In conclusione, il modo giusto per fornire dei feedback prevede un primo momento in cui si avvicina l’interlocutore e gli si dichiarano le proprie intenzioni, un secondo momento in cui si analizza il problema e le eventuali migliorie da apportare, un terzo momento in cui si rinnova la fiducia nel proprio dipendente e collaboratore e, infine, una fase di studio e analisi.
Per saperne di più: Cos'è il Self Empowerment Personale
