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PowerPoint è uno dei programmi più famosi della suite per la produttività di Microsoft Office nonché uno dei più utilizzati in tutto il mondo.
Le sue grandi potenzialità, miste a un utilizzo intuitivo ed immediato l’hanno reso nel tempo il vero punto di riferimento per tutti coloro che devono creare una presentazione interattiva e navigabile per lavoro o per lo studio.
Nonostante le diverse alternative gratuite, il programma di Microsoft è rimasto comunque tra le scelte preferite di milioni di utenti che comunemente lo utilizzano per rendere interattivi i propri lavori.
Scopriamo come utilizzare al meglio PowerPoint e come realizzare una presentazione navigabile con pochi semplici clic.
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1. Come creare una presentazione interattiva in PowerPoint
IB Photography / Shutterstock.com
Per creare una presentazione interattiva con PowerPoint per prima cosa occorre aprire il programma e cliccare sulla scheda bianca, che indica l’inizio di un nuovo progetto.
In alternativa è possibile partire da uno dei diversi modelli di default già preimpostati su Microsoft Office, adatti più o meno a tutte le esigenze.
Generalmente questi layout hanno già una struttura di base e sono organizzati in modo da rispondere a precise caratteristiche, di solito tematiche.
Se si sceglie, invece, una nuova Presentazione l’utente si troverà davanti a un foglio bianco su cui potrà iniziare a lavorare partendo da titolo e sottotitolo e aggiungendo le varie slide da comporre come preferisce.
Per aggiungere una nuova diapositiva, eliminarne una già esistente o gestire il progetto si può cliccare col destro sulla barra laterale che mostra la sequenza delle slide del progetto.
La scheda Inserisci permette all’utente di aggiungere al progetto diversi elementi come le forme, le icone, simboli, equazioni, immagini, video, audio e tutto ciò che può essere utilizzato all’interno di una presentazione per renderla più accattivante possibile.
Dopo aver composto lo scheletro del progetto e, quindi, aver inserito tutto il contenuto facente parte del discorso si può iniziare a lavorare su ciò che rende multimediale una presentazione, dedicandosi alle animazioni, ai trigger e alle transizioni che consentono di rendere ancora più dinamico il lavoro.
Naturalmente non esiste una sequenza prestabilita per creare una presentazione interattiva e navigabile, ma occorre andare per step e partire dai contenuti del discorso, andando a “rifinire” il lavoro inserendo tutto ciò che possa aiutare l’ascoltatore a mantenere alta l’attenzione sul topic e, ovviamente, sul relatore.
Una presentazione interattiva, in questo senso, rappresenta un progetto che può essere esplorato a 360° e che ha al suo interno non solo i riquadri col testo e con le immagini, ma contiene anche link a contenuti esterni, animazioni e materiali multimediali realizzati per rendere il progetto ancora più immersivo e interessante per l’ascoltatore.
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2. Creare una presentazione efficace
Wachiwit / Shutterstock.com
Per realizzare un progetto di successo, questo deve contenere al suo interno, anzitutto, contenuti interessanti e che sappiano catturare lo spettatore.
Tutto ciò che ruota attorno alla cosa, quindi l’idea di interattività e multimedialità di un documento, serve a semplificare il lavoro del relatore, rendendo le diapositive interessanti, complete, attendibili e facilmente comprensibili.
Il trucco per creare una presentazione efficace è sicuramente la chiarezza e l’abilità di chi la “costruisce” di non esagerare con le informazioni e con le distrazioni, cercando di restare sempre focalizzato sul discorso che va riportato nel modo più diretto possibile.
Usare PowerPoint o qualsiasi altro programma per stimolare l’attenzione del pubblico è sicuramente un valore aggiuntivo alla presentazione, ma non bisogna mai dimenticare un contenuto che sia credibile, coerente e ben elaborato.
In generale per realizzare un progetto che sia efficace occorre, per prima cosa, stabilire l’obiettivo della presentazione e quello che sarà l’argomento centrale.
Poi si può passare alla struttura che rappresenta l’ordine e le modalità con cui vengono trattati i vari topic del discorso.
Il suggerimento in questo caso è di utilizzare una nuova slide per ogni concetto e lavorare molto sulla personalizzazione, evitando i template standard e dedicandosi a creare un proprio progetto che sia chiaro e che, soprattutto, sappia rispettare il tema principale e il carattere del relatore.
Fatto questo, ci si può concentrare sulle “particolarità” della presentazione e quindi i colori, le immagini, gli effetti e i relativi trigger e i contenuti multimediali che possono aiutare lo spettatore a comprendere il focus del discorso.
Infine si consiglia di lasciare “libere” le slide, senza riempire tutti gli spazi e senza soffocare il contenuto con troppe informazioni, immagini o distrazioni varie che potrebbero distrarre e distogliere l’attenzione dal fulcro del discorso.
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3. Errori da evitare
justplay1412 / Shutterstock.com
Come già detto non esiste uno schema preciso per realizzare una presentazione interattiva e navigabile con PowerPoint e molto dipende da come viene organizzato il lavoro e dal tipo di progetto che si vuole realizzare.
Generalmente, gli errori più comuni riguardano una mancanza di progettualità e l’inserimento di troppo materiale senza avere chiaro in mente il percorso da seguire.
La fase di progettazione, anche con carta e penna, è di vitale importanza e viene molto prima dell’accensione del computer stesso.
Un altro degli errori più comuni è la mancanza di un proprio stile, utilizzando i modelli standard preimpostati da Office e già ampiamente visti e rivisti.
Così facendo non solo non si darà allo spettatore niente di nuovo ma non ci sarà nemmeno la voglia di immedesimarsi e concentrarsi sull’argomento.
È opportuno, inoltre, non esagerare col testo, con le immagini, con i colori e con tutto ciò che possa da un lato appesantire la presentazione e dall’altro diventare causa di distrazione.
Un altro degli errori più comuni riguarda l’abuso di elenchi puntati o numerati che, almeno nelle presentazioni in PowerPoint, non sembrano attrarre lo spettatore ma, anzi, sembrano annoiarlo.
Infine è consigliabile evitare di immaginare una presentazione come se fosse una brochure che le persone devono leggere. Un progetto del genere è un qualcosa che va a sostegno di una presentazione orale e si integra con essa, aiutando lo spettatore a seguire il discorso in maniera più immediata.
Realizzare un PowerPoint uguale al discorso tenuto dal relatore non ha senso e, anzi, sembra distogliere l’attenzione delle persone che ascoltano.
Per saperne di più: PowerPoint, come fare una presentazione
