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Google Calendar è il celebre servizio ideato dalla grande G pensato per svolgere tutte le funzioni di un calendario classico ma in una versione più smart.
È disponibile per PC, smartphone e tablet ed è perfettamente integrato con tutta la suite di Google, fungendo per certi versi da anello di congiunzione tra le varie applicazioni.
Una delle particolarità di questa agenda elettronica 2.0 è la possibilità di creare un calendario condiviso con altri utenti in possesso di un account Google. Un modo semplice e veloce per programmare impegni di lavoro e non, consentendo a tutti la gestione e l’organizzazione delle incombenze di un team.
Scopriamo come utilizzare al meglio Google Calendar.
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1. Condividere un calendario di Google esistente
Google
Prima di parlare nel dettaglio dell’argomento occorre sottolineare che per creare un calendario condiviso bisogna necessariamente utilizzare il browser per la navigazione sul web, meglio se Google Chrome.
Al momento, infatti, la funzione sembra non essere ancora utilizzabile dall’applicazione ufficiale disponibile per tablet e smartphone.
Fatta questa premessa si può partire con la creazione di Google Calendar condiviso.
Per prima cosa occorre eseguire il login al proprio account Google e fare clic sull’icona che appare di fianco al nome utente.
Qui bisogna cercare il calendario già redatto nella sezione I miei calendari e cliccare sui tre punti che appaiono di fianco al nome di quello che si vuole condividere.
A questo punto si aprirà una nuova finestra dove bisognerà cliccare sulla voce Impostazioni e condivisione, selezionare l’impostazione Condividi con persone specifiche e aggiungere manualmente i nuovi collaboratori inserendo l’email o il nome dei vari utenti.
Una volta selezionati tutti i partecipanti non resta che inviare l’invito e attendere che la “proposta di collaborazione” venga accettata.
Non appena i contatti avranno confermato sarà possibile regolare le impostazioni di condivisione regolando i diversi privilegi di accesso e gestione del calendar appena inviato.
Per rendere pubblico un calendario e permettere a chiunque di visualizzare gli eventi in programma tramite la ricerca su Google, è sufficiente cliccare sulla sezione Autorizzazioni all’accesso e poi su Rendi visibile pubblicamente.
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2. Come creare e condividere un nuovo calendario di Google
Google
Ovviamente per condividere un nuovo calendar di Google occorre, per prima cosa, crearne uno da zero.
Anzitutto occorre eseguire il login al proprio account e andare sulla pagina relativa a Calendar, disponibile cliccando sull’icona posta di fianco al nome utente.
Una volta entrati all’interno è sufficiente spostarsi col mouse in basso a sinistra, cercare la sezione I miei calendari, cliccare sul pulsante + epoi su Crea nuovo calendario.
Nella nuova scheda sarà necessario inserire il nome da assegnare alla creazione, eventualmente inserire la descrizione e il fuso orario in uso. A questo punto cliccando su Crea, il nuovo calendario sarà pronto per essere utilizzato e condiviso.
Per procedere con la condivisione non resta che cliccare sul nome del calendario appena creato e dalle impostazioni andare su Aggiungi persone.
Anche in questo caso sarà possibile inserire l’email o il nome dell’utente con cui condividere il progetto e inviare l’invito.
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3. Come annullare la condivisione
Google
Ovviamente, dopo aver condiviso un Google Calendar con altri utenti è possibile annullare la condivisione in ogni momento.
Per farlo basta accedere all’account Google e poi andare sull’applicazione in questione. Una volta all’interno occorre trovare il calendario su cui annullare la condivisione, cliccare sui tre pallini dopo il nome e andare alla voce Impostazioni e condivisione.
Per eliminare i singoli utenti occorre andare nella sezione Condividi con personespecifiche e cliccare sulla X al fianco del nome dell’utente da rimuovere.
Se invece si tratta di un calendario pubblico è sufficiente andare nella pagina Autorizzazioni all’accesso e deselezionare l’opzione Rendi disponibile pubblicamente.
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4. Vantaggi di utilizzare un calendario condiviso con Google
Tero Vesalainen / Shutterstock.com
Sono innumerevoli i vantaggi di utilizzare un calendar condiviso con Google.
Anzitutto rappresenta una soluzione semplice ed efficiente per pianificare con altri utenti la propria vita professionale e non, inserendo scadenze, promemoria e tutto ciò che si ritiene importante.
Poi si tratta di un’applicazione semplice e immediata che, tramite l’utilizzo di un qualsiasi browser per il web, consente di gestire e organizzare al meglio tutte le informazioni in essa contenute e sincronizzarle in qualsiasi momento.
Utilizzare un calendar condiviso è anche un’ottima soluzione per inviare promemoria e notifiche sugli eventi in programma in modo che nessun membro del team se ne dimentichi.
In caso si utilizzasse l’intera suite di Google per la produttività è possibile sincronizzare le varie attività e le varie scadenze con il calendario, in modo da utilizzarlo come se fosse una sorta di task manager.
Infine si tratta di uno strumento ampiamente programmabile in modo che sia il più vicino possibile alle singole esigenze degli utenti. È possibile pianificare l’invio di brief per il riepilogo dei vari impegni, informare il resto del team di ferie, eventi e festività, inviare informazioni sulla posizione e sul traffico in caso di impegni che richiedono spostamenti e molto altro ancora.
Insomma, Google Calendar è diventato uno strumento indispensabile sia per il lavoro che per la gestione degli eventi di tutti i giorni. Possiamo immaginarlo come l’evoluzione diretta della classica agenda elettronica, con infinite possibilità di personalizzazioni per rendere l’applicazione più immediata possibile e semplificare notevolmente la vita degli utenti che la utilizzano.
Per saperne di più: Google, il motore di ricerca più diffuso ed efficace
