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Microsoft Excel è un programma di fogli di calcolo ampiamente utilizzato per inserire, organizzare e analizzare dati grazie ad una vasta gamma di funzioni e formule che consentono di eseguire calcoli complessi. È possibile svolgere operazioni matematiche, statistiche, finanziarie e altro ancora, con la garanzia di ottenere risultati accurati.
Parte della suite di produttività Microsoft 365, insieme ad altre applicazioni come Word, PowerPoint e Outlook, Excel offre un'interfaccia intuitiva e user-friendly, che rende facile creare e gestire tabelle. Anche gli utenti meno esperti possono imparare rapidamente ad utilizzare le funzionalità di base di Excel.
Il programma è basato su una griglia di celle organizzate in righe e colonne, in cui è possibile inserire dati, formule e funzioni. Excel può gestire grandi quantità di dati, consentendo di lavorare con tabelle di dimensioni considerevoli. Ciò lo rende adatto per manipolare dati complessi, ma se si inseriscono manualmente, si potrebbe commettere qualche errore e magari inserire lo stesso codice cliente o prodotto più volte.
C’è però la possibilità di ricercare ed eliminare valori duplicati in Excel. Vediamo come.
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1. L’importanza di cercare e rimuovere valori duplicati
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La ricerca e l'eliminazione dei valori duplicati in Excel sono due operazioni importanti per diversi motivi. Anzitutto la presenza di valori duplicati può rendere complicato interpretare correttamente i dati o influenzare negativamente l’analisi e la rappresentazione grafica dei dati. Rimuovendoli, si ottiene invece un set di dati più pulito e coerente e si contribuisce alla riduzione degli errori umani.
La rimozione dei valori duplicati consente di risparmiare tempo prezioso. Se si dispone di un grande set di dati con molte righe, individuare e eliminare manualmente i valori duplicati può richiedere molto tempo. Utilizzando le funzioni di Excel per individuare e rimuovere i duplicati, è possibile automatizzare il processo e risparmiare energie.
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2. Come individuare i valori duplicati in Microsoft Excel
Microsoft Excel
Per scovare i valori duplicati su Excel, occorre usare la formattazione condizionale. Si tratta di uno strumento utile per evidenziare automaticamente le informazioni rilevanti all’interno di un foglio di calcolo. È possibile usare la formattazione condizionale per portare alla luce le celle con numeri troppo elevati o troppo bassi rispetto ad una soglia prestabilita, oppure celle che contengono testo, numeri o un determinato valore.
Per usare la formattazione condizionale, selezionare le celle in cui si desidera ricercare i valori duplicati, quindi fare clic sulla scheda “Home” nella Barra Multifunzione e nel gruppo di pulsanti “Stili” cliccare sul menu a tendina intitolato “Formattazione condizionale”.
A questo punto, selezionare la voce “Regole evidenziazione celle” e alla fine “Valori duplicati”.
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3. Scegliere come formattare i valori duplicati
Microsoft Excel
A questo punto apparirà una finestra di dialogo sulla destra dello schermo, dalla quale si può scegliere il tipo di formattazione da applicare ai valori duplicati.
Si può decidere di optare tra qualche formato preimpostato (come sfondo rosso chiaro con scritta rosso scuro), oppure definire manualmente lo stile delle celle quindi se apporre grassetto, corsivo, sottolineato, sottolineato doppio o barrato, il colore del riempimento e del carattere, edd infine, il bordo.
Una volta apportate tutte le modifiche del caso, fare clic sul pulsante verde “Fatto” posizionato in basso.
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4. Come eliminare valori duplicati
Microsoft Excel
C’è un comando specifico su Microsoft Excel che permette di rimuovere i valori duplicati. Nel caso in cui si decida di farne uso, è bene sapere che una volta eliminati, non sarà possibile recuperarli a meno che non si annulli subito l’operazione.
Prima di eseguire questo procedimento, è quindi consigliabile copiare i dati originali in un altro foglio di lavoro in modo da non perdere per errore delle informazioni preziose. Fatto ciò, basta selezionare l'intervallo di celle contenente i valori duplicati da rimuovere.
Ora andare nella “Barra Multifunzione” e selezionare la scheda “Dati”. Cercare il gruppo pulsanti “Strumenti dati” e pigiare sul pulsante “Rimuovi duplicati”.
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5. Rimuovere definitivamente i valori duplicati
Microsoft Excel
Dopo aver premuto sul bottone “Rimuovi duplicati”, si apre l'omonima finestra di dialogo nella quale è possibile definire come far procedere l'eliminazione dei duplicati selezionando una o più colonne della tabella contenenti valori duplicati. Nel caso che abbiamo portato alla vostra attenzione, basando il confronto sul solo campo “codice cliente” bisognerà lasciare il simbolo di spunta solo questa singola voce.
Una volta impostato il confronto su una o più colonne basterà cliccare sul pulsante “OK” presente in basso a destra nella finestra di dialogo. In questo modo, Excel restituirà all'interno di una finestra di dialogo un report molto sintetico, in cui indicherà quanti record (schede) sono stati individuati come doppi e di conseguenza, rimossi e il totale di quanti record sono rimasti nell’archivio.
Per saperne di più: Cos'è Excel e come usare i fogli di calcolo online
