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Teams è il programma dedicato alle video-conferenze incluso nella suite Microsoft 365, che fino a qualche anno fa era nota col nome di Office 365. Permette di fissare Riunioni, di organizzare le conversazioni in Canali e addirittura di condividere Calendario e task.
Per aumentare ulteriormente il range di operazioni disponibili, è possibile aggiungere un’app: un altro software sviluppato da Microsoft o magari un programma esterno. Le app a disposizione sono tantissime e permettono di raggiungere gli obiettivi più disparati.
La procedura da seguire per aggiungere un’app in Teams è particolarmente intuitiva, ma può essere conclusa soltanto dai titolari di un account Premium. Basta individuare la voce di nome App per accedere a una schermata ricca di prodotti.
Si va dai programmi dedicati al miglioramento della Produttività a quelli legati a Educazione, Immagini, Video o Project Management. Allo stesso modo è possibile integrare a Teams un altro software per video-conferenze, come ad esempio Zoom.
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1. Come aggiungere un’app a Teams
Luca Lorenzelli / Shutterstock.com
La possibilità di aggiungere app in Teams è una delle funzioni Premium del programma. Dunque è a disposizione dei titolari di un account a pagamento o di coloro che utilizzano Teams attraverso un abbonamento a Microsoft 365 (ex Office 365).
La procedura è molto semplice. Per iniziare basta osservare la parte sinistra della schermata: più precisamente la colonna verticale che permette di accedere alle Attività, alle Chat, alle Riunioni, al Calendario e così via. Scorrendo l’elenco fino in fondo dovrebbe essere visibile una voce di nome App.
Basta cliccarci per accedere a una nuova schermata principale, dedicata proprio alla presentazione e all’organizzazione delle applicazioni a disposizione. Può trattarsi di strumenti e prodotti legati alla galassia Microsoft, ma anche di tool realizzati da terze parti.
Le app vengono presentate in categorie tematiche: si va da quelle dedicate all’Educazione o la Produttività alle cosiddette Utilities. Da quelle pensate per il Project Management a quelle che si soffermano sulle Immagini o i Video.
Sono inoltre presenti delle categorie speciali, generalmente posizionate nella parte più in alto della schermata. Di solito Teams posiziona In Primo Piano le app più popolari del momento: può trattarsi di quelle più scaricate in assoluto, ma anche di quelle appena entrate nello store.
Infine è presente un’ulteriore selezione di programmi dedicata all’utente. La piattaforma offre la possibilità di aggiungere al programma app già installate dall’organizzazione di cui si fa parte o da buona parte dei propri colleghi.
Nel momento in cui si individua un’app dall’elenco, basta cliccarci sopra col mouse per aprire una schermata descrittiva di livello inferiore. Qui potrebbero essere presenti sotto-sezioni differenti, che illustreranno tutte le funzionalità del software in questione.
Sempre in quest’area potrebbe essere presente un video che mostrerà l’app già configurata e operativa dentro Teams: un modo rapido ed efficace per farsi un’idea sul suo utilizzo effettivo.
Per aggiungere l’app in questione sarà sufficiente selezionare Aggiungi e scegliere una delle opzioni a disposizione. Le app infatti possono anche essere aggiunte a un singolo Team, a una singola Chat o a una singola Riunione.
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2. Altri metodi per aggiungere un’app a Teams
A9 STUDIO / Shutterstock.com
Teams offre altre strade per aggiungere un’app, che evitano il passaggio per la schermata elenco descritta nei capoversi precedenti. Ad esempio è possibile aggiungere un’app direttamente all’interno di una Chat o di un Canale.
Per farlo bisogna aprire la Chat o il Canale in questione e selezionare la voce Aggiungi una scheda +. Da qui è possibile scegliere l’app in questione, ma anche aggiungere alla scheda dei file specifici.
Allo stesso modo è possibile aggiungere un’app a una Riunione: è possibile farlo prima che la Riunione, ma anche a Riunione in corso. L’importante è che l’utente che aggiunge l’app ricopra il ruolo di Organizzatore o di Relatore.
Per aggiungere un’app prima che una Riunione inizi bisogna aprirla, selezionare Aggiungi + e poi scegliere l’app. Per farlo durante una Riunione bisogna invece cliccare su Altre azioni (o sui tre puntini orizzontali corrispondenti) e poi cliccare su Aggiungi un’app +.
Alcune app permettono di inserire il loro contenuto anche direttamente all’interno dei messaggi di Teams. Per controllare la disponibilità di questa funzione bisogna selezionare la voce Estensione messaggi, rappresentata da tre asterischi (***).
Infine una funzione di Teams di nome Connettore permette di inserire nei Canali anche le notifiche delle varie app installate. La configurazione in questo caso parte dal Canale desiderato e passa per la voce Altre opzioni (***).
Dopodiché bisogna cliccare su Connettori e scegliere l’app desiderata. Da qui l’utente ha due strade percorribili: può configurare le notifiche di un’app già aggiunta in Teams o, in alternativa, può aggiungerne di nuove.
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3. Le migliori app per Microsoft Teams
wichayada suwanachun / Shutterstock.com
Le app installabili in Teams sono classificate per categoria e permettono di ottenere risultati anche molto diversi tra loro. Dunque è difficile stabilire a priori quali siano le migliori, considerato che tutto dipende dalle esigenze del singolo utente.
Ad esempio molte persone passano spesso da video-conferenze su Teams a video-conferenze su Zoom. In questo caso installando l’app di Zoom direttamente dentro Teams è possibile usare entrambi i programmi evitando conflitti, rallentamenti o problemi di sorta.
Chi è abituato a lavorare con software di tipo Task Manager potrebbe pensare all’installazione di Trello: in questo modo i membri del team avranno la possibilità di organizzare le loro attività senza nemmeno dover uscire dalla finestra di Teams.
Detto questo ce n’è davvero per tutti i gusti. Gli utenti che ricevono molti messaggi e temono di perdere informazioni importanti potrebbero pensare a un’app tipo Remind per impostare dei promemoria. Gli utenti o i team interessati a incrementare la loro produttività potrebbero invece pensare a un’app di tracciamento del tempo.
Per saperne di più: Come funziona Teams di Microsoft
