Chi è e che ruolo ha il Project Manager

Gestire interi progetti, da quelli più semplici a quelli più complessi, non è affatto facile. Sono sempre tanti gli aspetti che vanno tenuti in considerazione e i pericoli che potrebbero portare al fallimento o al non raggiungimento di tutti gli obiettivi che ci si è prefissati. Le aziende, pertanto, ricercano sempre più persone che abbiano abilità di project management e competenze trasversali.

Per raggiungere i risultati sperati occorre gestire un’intensa fase di pianificazione: definire i budget, i tempi di esecuzione, individuare tutte le persone coinvolte o quelle che potenzialmente potrebbero avere interessi nel progetto, identificare rischi e pericoli, e ricercare soluzioni.

Va inoltre elaborato anche un piano di comunicazione efficace che coinvolga tutti gli stakeholder, chi lavora direttamente al progetto e tutte le persone esterne che hanno la necessità di ricevere informazioni aggiornate.

Alla fase di pianificazione segue quella esecutiva, in cui tutto ciò che è stato immaginato si concretizza in fatti e azioni che si susseguono fino al raggiungimento del risultato. È necessaria anche una fase di controllo e di monitoraggio per individuare immediatamente ogni possibile ostacolo, eliminarlo, trovare percorsi o soluzioni alternative.

Infine, nella fase di chiusura del progetto, bisogna fare una stima dei risultati raggiunti e delle conoscenze e competenze acquisite. È evidente come tutto ciò richieda il coordinamento di una risorsa responsabile, che abbia tutte le doti per guidare agevolmente ogni momento e superare tutte le complessità: il Project Manager (PM). Non si tratta di una mera supervisione tecnica, ma dell’adozione di un approccio completo ed efficiente.

• 0. Il Project Management: cos'è e perché è importante

  

  Il project management è l’insieme di tutte le attività di back office e di front office, metodologie, approcci e strumenti che hanno come fine quello di una buona riuscita di qualsiasi tipo di progetto, sempre nel rispetto dei vincoli stabiliti dal committente e dal contesto. Abbraccia tutte le fasi che vanno affrontare per raggiungere gli obiettivi che ci si è prefissati: l’avvio, la pianificazione, l’esecuzione, il monitoraggio e la chiusura.

  Il project management ha radici antiche, ma nel tempo è diventata una vera e propria disciplina, afferente al campo dell’ingegneria gestionale e dell’economia aziendale, che prevede l’applicazione di diversi strumenti, conoscenze e tecniche. Nel 1969 è stato fondato il Project Management Institute (PMI), per diffondere sempre di più la disciplina e le competenze necessarie per la gestione dei progetti di ogni tipo e per l’elaborazione di procedure standardizzate.

  L’attenzione per la professione è cresciuta anche in Italia, tanto che nel 2017 è stata fondata l’ISIPM Professioni, un’Associazione Professionale che ha come scopo quello di rappresentare gli interessi di tutti i soci che svolgono il ruolo di Project Manager e tutelare la professione.

  Avere una visione di insieme del lavoro da svolgere, saper controllarne tutti gli aspetti, individuare immediatamente problematiche da risolvere o eventuali pericoli è estremamente importante, perché consente di raggiungere tutti gli obiettivi con successo, evitando incomprensioni e fallimenti.

  Per questo è opportuna una figura altamente specializzata che riesca a gestire tutti gli aspetti del progetto.

  Una precisa fase di pianificazione è il segreto per la buona riuscita di un progetto ed è alla base di ogni attività di project management. Permette di avere un quadro completo della situazione e, soprattutto, di aver ben chiari gli obiettivi che si vogliono raggiungere e la strada da percorrere per farlo, stabilendo tappa per tappa.

  Appare evidente come la disciplina del project management abbracci diversi campi, dagli aspetti puramente economici a quelli organizzativi, tecnici o comunicativi. Richiede, quindi, competenze e conoscenze trasversali. Ad occuparsene è il project manager, figura sempre più ricercata dalle aziende, che avvertono la necessità di gestire i propri progetti con metodo e accuratezza.

• 1. Chi è il Project Manager e cosa fa

  

  Il project manager è colui a cui, in virtù delle sue competenze, conoscenze ed esperienze, viene affidata la responsabilità di un progetto. Ne deve seguire la pianificazione e l’esecuzione, coordinando anche i momenti di monitoraggio. Ha un grande potere decisionale, di intervento in ogni fase e di coordinamento di una pluralità di risorse e dell’intero team.

  Tra le qualità richieste ad un buon project manager vi è una grande abilità organizzativa e la capacità di saper gestire più risorse.

  Da questo può dipendere la buona riuscita del progetto e, di conseguenza, il benessere e la reputazione dell’azienda stessa. La sua responsabilità è enorme e riguarda vari ambiti di intervento.

  Il PM gestisce le risorse materiali e immateriali, valuta e limita i rischi associati a un progetto, coordina tutte le risorse umane coinvolte, ingaggia, comunica e negozia con gli stakeholder, dialoga con il cliente e guida il team. In ogni fase, ha dei compiti specifici da portare a termine e degli elementi da tenere sotto controllo.

  Generalmente, il project manager viene coinvolto già nella fase di avvio, in cui svolge delle analisi preliminari che precedono il momento vero e proprio della pianificazione. Vengono individuati rischi e opportunità del progetto, gli stakeholder interessati, i costi e le risorse necessarie per sostenerlo.

  Tutta l’analisi viene inserita in un documento descrittivo e, se approvato, si formalizza l’avvio del progetto, si raccolgono tutte le informazioni necessarie per proseguire con i lavori, e si legittima la figura responsabile a seguire tutto il ciclo di vita del processo.

  A quella di avvio, segue la fase della pianificazione. Il project manager, tenendo in considerazione le necessità del cliente, le opportunità e i vincoli, elabora un piano di gestione del progetto con una descrizione approfondita di tutti gli elementi che possono influire.

  Il project manager elabora un Work Breakdown Structure (WBS), una rappresentazione grafica che raffigura la scomposizione del lavoro. Vengono definite tutte le attività che devono essere eseguite per raggiungere l’obiettivo finale e la loro sequenza logica.

  Viene, quindi, sviluppato un programma che indica cosa fare e quando farlo, e che contiene una stima indicativa sulla durata di ogni singola attività. Il PM, in questa fase, individua anche tutte le competenze necessarie per ogni mansione che deve essere svolta e il numero di risorse necessarie. È il momento in cui viene creato l’organigramma del progetto, con una definizione specifica dei vari ruoli di ciascun individuo coinvolto.

  Tra gli strumenti utilizzati per pianificare c’è il GANTT, un diagramma in cui vengono tracciate le tempistiche e, andando avanti, l’avanzamento del progetto. Consente di tenere facilmente sotto controllo l’intero flusso di lavoro.

  È importantissimo, quando si pianifica, fare anche una stima dei costi necessari per portare a termine ogni singola attività, determinare i budget, individuare i requisiti di qualità da raggiungere, le metriche da utilizzare nella fase di controllo e dare un’indicazione per la compilazione dei documenti.

  Il PM deve essere in grado di individuare i potenziali rischi per il progetto, farne un’analisi qualitativa e quantitativa per comprendere la loro probabilità di accadimento, gli effetti che avrebbero sul flusso di lavoro e la soluzione da applicare con rapidità. Per ogni problema e la corrispondente strategia di risposta, vanno valutati i costi e l’impatto. Il tutto va inserito in un documento, il piano di gestione dei rischi.

  La comunicazione rappresenta un importante aspetto da pianificare. Per ogni stakeholder individuato, deve essere stabilita la strategia di gestione e il modo in cui rapportarsi. Viene elaborato un piano di comunicazione, in cui vengono indicati i metodi di raccolta delle informazioni, cosa, come e quando comunicare.

  Dopo aver pianificato e inserito tutto nel Piano di progetto, si passa alla fase esecutiva.

  Tutto ciò che è stato pianificato si concretizza. Il Project manager guida il team nello svolgimento dei lavori. Controlla, inoltre, ogni performance, gestisce i rapporti con tutte le figure coinvolte (dipendenti, collaboratori esterni, fornitori, stakeholder, clienti, etc.), si occupa della comunicazione e si assicura che tutti gli accordi presi vengano rispettati, cercando di rispondere positivamente a tutte le aspettative delle parti interessate.

  Non può mancare la fase di controllo. Il project manager monitora, in qualsiasi momento tutto il flusso di lavoro, provvedendo a mettere in atto eventuali modifiche, se necessarie, e gestisce l'andamento dei rischi e degli imprevisti. Viene valutata anche la gestione dei costi, la qualità dei risultati e quella della comunicazione.

  Nella fase di chiusura, quando tutte le attività sono state completate, il project manager raccoglie i risultati del lavoro svolto dall’intero team. Verifica che il cliente sia soddisfatto e le necessità di integrazioni, formalizza la chiusura dei lavori, valuta le performance, produce report finali inclusivi di best practice, raccoglie le lessons learned (tutte le lezioni apprese dall’esperienza) e le diffonde ai membri della sua squadra, chiude tutti i contratti e archivia l’intera documentazione.

• 2. Quali sono i pilastri del Project Management

  

  Il Project Management è una vera e propria disciplina a cui sempre più persone si approcciano. Tanti sono gli aspetti fondamentali, come il metodo e la pianificazione, e tante le caratteristiche che un buon project manager deve avere, come la proattività e l’abilità relazionale.

  I veri pilastri del project management sono, però, le persone, i processi e la tecnologia. Sono i tre elementi che garantiscono il successo dei progetti e che sono indispensabili per il raggiungimento di ogni obiettivo.

  Qualsiasi organizzazione voglia avere successo, deve assicurarsi di poter contare su solide basi.

  Le risorse umane, le persone, sono fondamentali per lo svolgimento di qualsiasi attività. Le loro conoscenze e abilità devono sempre essere valorizzate. Per la buona riuscita di un progetto, infatti, c’è bisogno di formare un team che sia altamente competente, coeso e in grado di collaborare avendo sempre chiari gli obiettivi da raggiungere.

  Per guidare le persone, occorre una solida leadership che abbia consapevolezza del valore del team e sia sempre pronto ad ascoltare punti di vista, a usare l’arte della diplomazia per appianare le divergenze, a formare i collaboratori, a ispirarli e motivarli.

  Poter contare su solidi processi e su un metodo o procedure standardizzate è importante per ogni azienda. Questi, tuttavia, devono anche essere flessibili per poter essere velocemente adatti ad ogni situazione, in modo da poter cogliere tutte le occasioni che si presentano.

  Anche la tecnologia ricopre un ruolo fondamentale nella gestione dei progetti. Avere a disposizione tutte le risorse tecniche necessarie per la riuscita di un progetto è fondamentale. Possono essere sviluppate all’interno dell’azienda o acquistate da un fornitore esterno. Sul mercato sono presenti sempre più tool e software che permettono di organizzare, monitorare, definire task, controllare l’intero flusso di lavoro e di affidare le mansioni alle risorse giuste.

• 3. L'importanza della leadership in un progetto

  

  Per gestire i progetti in maniera efficiente c’è bisogno di sviluppare diverse capacità tecniche, che sono tipiche di discipline come l’ingegneria gestionale, l’economia e persino le scienze umane. È necessario, quindi, un ampio bagaglio di competenze estremamente diverse fra di loro.

  Ma non sono solo le hard skill a fare un buon project manager. Le soft skills sono estremamente importanti e da non sottovalutare e, in molti casi, rappresentano la chiave del successo. Sono molte le qualità personali richieste. La più importante è, senza ombra di dubbio, la capacità di leadership.

  Un Project Manager deve essere in grado di guidare e motivare l’intero team, avendo un forte orientamento al risultato.

  Deve saper trainare la squadra tra ostacoli, scadenze, mansioni e imprevisti, stimolando la coesione e lo spirito di condivisione. Il lavoro che un project manager deve svolgere a stretto contatto con l’intero team è estremamente complesso.

  Inoltre, deve gestire le relazioni tra i suoi collaboratori e tutti le risorse esterne e coloro che hanno interesse nel progetto, deve essere in grado di far circolare le informazioni nella maniera corretta senza lasciare nessuno indietro, deve promuovere una cultura che ha come obiettivo il cambiamento e l’innovazione.

  Spesso il PM si trova a lavorare con una squadra solo saltuariamente o per un periodo limitato di tempo. L’autorevolezza per guidarla non può arrivate dall’alto, ma deve essere conquistata con abilità comunicative e persuasive, e con la capacità di motivare il prossimo facendo leva sulle emozioni, sulla sfera delle relazioni e dell’autostima. C'è poi da condurre le conversazioni, evitare i conflitti e dare valore ad ogni singolo collaboratore, mettendone in luce i punti di forza e aiutandoli a superare le debolezze e i propri limiti.

  Oltre ad una forte capacità di motivare, il project manager deve essere in possesso di un forte senso etico verso il lavoro che sta svolgendo.

  Dovrà rapportarsi con tantissime persone, sia del proprio team di lavoro che esterne, e dovrà decidere come comportarsi. La linea da seguire è quella del rispetto e della professionalità.

  Proprio per la necessità di rapportarsi con più persone, di guidare senza creare fraintendimenti o momenti di tensione, un buon leader deve essere anche in grado di comunicare in maniera efficace. Tra i suoi compiti, infatti, rientra anche quello di mediare tra i suoi collaboratori, il cliente e tutti gli stakeholder e di gestire e monitorare il piano della comunicazione.

  Anche l’abilità a negoziare, in questo contesto, risulta importante per poter comprendere e soddisfare le esigenze e le aspettative di tutte le parti interessate

  Nelle fasi di pianificazione del progetto e in quella esecutiva, il project manager dovrà fare sfoggio di una grande capacità di analisi e organizzativa, grazie ad una visione di insieme dell’intero flusso di lavoro. Spetta a lui saper definire le priorità e le attività da svolgere, avere una certa flessibilità per poter intervenire prontamente qualora sia necessario apportare modifiche a ciò che era stato programmato.

  La creatività è indispensabile per poter trovare sempre nuove strade da percorrere per il raggiungimento degli obiettivi e per poter superare anche gli ostacoli più grandi.

  Infine, una delle capacità indispensabili per essere un buon project manager e per poter portare a termine il progetto con successo è la propensione al problem solving. Nella fase di pianificazione vengono individuati tutti i possibili rischi e pericoli a cui si potrebbe andare incontro durante il flusso di lavoro, stabilendone l’eventuale impatto che avrebbero, i costi di gestione e individuando subito le risposte risolutive.

  Anche a fronte di una pianificazione certosina e precisa, però, non si possono escludere degli eventi imprevisti e improvvisi. Un buon leader deve saper gestire i momenti di tensione, analizzare rapidamente il contesto individuando i problemi, le cause e gli effetti e saper trovare velocemente una soluzione.

  Il PM, nella pratica, deve definire il problema e stimolare l’interazione tra il team, ascoltando anche il punto di vista dei suoi collaboratori. In seguito, definisce tutte le possibili alternative, conducendo una discussione tra tutti gli elementi interessati. Sceglie la soluzione più adatta e la mette in pratica con le risorse più opportune. Infine, valuta il risultato attraverso i feedback ottenuti.

• 4. Il Project Manager, il team di lavoro e gli stakeholders

  

  È evidente come, nella gestione dei progetti, una figura responsabile dell’intero flusso di lavoro sia indispensabile. Il project manager guida l’intero team verso l’obiettivo da raggiungere, facendo da mediatore tra gli interessi dei clienti e le altre parti che entrano in gioco: gli stakeholder.

  Il PM si interfaccia quotidianamente con i suoi collaboratori, il team di lavoro. Deve sapersi rapportare con loro, ascoltandoli e motivandoli e fornendo modelli di comportamento e di azione da tenere nella gestione del progetto. Per farlo, non può far leva esclusivamente sull’autorità, ma deve essere in grado di riconoscere ciò che spinge gli individui a dare il massimo. Si tratta di aspetti puramente emotivi, che possono essere compresi grazie all’empatia.

  Altro interlocutore chiave del project manager sono gli stakeholder, ossia tutti coloro che hanno un interesse diretto nel progetto o che, indirettamente, possono avere un impatto sul corso degli eventi e dei lavori.

  Instaurare con loro una relazione basata sulla fiducia reciproca e sulla comunicazione corretta è indispensabile per evitare fraintendimenti che potrebbero mettere a rischio ciò che è stato programmato, causando blocchi e rallentamenti.

  Gli stakeholder che intervengono in un progetto sono tanti e hanno interessi estremamente diversi tra loro. Tra questi vi sono, ad esempio, gli sponsor, i clienti, il management aziendale, i responsabili dei vari settori dell’azienda, i collaboratori esterni, i fornitori, i finanziatori, consulenti, enti governativi, media, etc.

  Il PM deve essere in grado di individuare tutti quelli più importanti e stilarne un elenco, instaurare con loro un flusso comunicativo, decidere la strategia da adottare per ognuno, mediare tra i diversi interessi, negoziando e cercando di soddisfare tutte le aspettative. Un compito non semplice, ma di primaria importanza, per evitare ostacoli indesiderati sulla strada da percorre per raggiungere gli obiettivi stabiliti del committente.

• 5. Cos'è la Metodologia Agile

  

  La metodologia Agile nasce nel 1970, ma è solo agli inizi del 2001 che viene recepita e teorizzata grazie al manifesto redatto da circa venti progressisti tra cui Martin Fowler e Kent Beck. Il manifesto Agile è diventato un documento che elenca e spiega i quattro valori su cui si poggia questa metodologia, oltre ai dodici principi permettono di metterla in pratica.

  Sebbene sia nata nel campo di lavoro dei software, è spopolata in molti ambiti totalmente diversi, tra cui il project management. Oggi tutte le aziende che vogliono essere competitive sul proprio mercato decidono di adottare il metodo Agile, che permette di gestire progetti e lavori in modo più veloce e flessibile.

  Il cuore di questa metodologia sono le persone e le interazioni tra di loro. Le aziende devono stimolare i propri dipendenti e fare in modo che ognuno dia il massimo. Questi ultimi non ricevono ordini imposti dall’alto, ma devono imparare ad organizzarsi in autonomia, confrontandosi con gli altri colleghi per trovare una soluzione ad eventuali problemi.

  La flessibilità di questo metodo si traduce anche in un diverso rapporto coi clienti e con il cambiamento. Nel momento in cui un piano muta, la metodologia Agile consente di rispondere subito al cambio di rotta, senza attendere ulteriore tempo. Inoltre, l’aspetto più importante nella relazione con il cliente è la collaborazione che deve nascere con lui, dando meno importanza alla contrattazione del contratto.

  I vantaggi del metodo Agile sono molteplici. In primo luogo, le aziende che abbracciano questa nuova metodologia dimostrano una maggiore resilienza. Le loro squadre comunicano in maniera più diretta e più facilmente.

  Tra le tante varianti che si rifanno al metodo Agile, la Scrum è la più utilizzata e apprezzata, perché consente di lavorare su progetti complessi in breve tempo grazie alla divisione del lavoro in blocchi con scadenze che vanno dalle due alle quattro settimane. Le riunioni sono quotidiane e si concludono con uno Sprint review e uno Sprint Retrospective, che aiuta il team a migliorarsi sempre più.

  Per approfondimento: Cos'è la metodologia agile e quali sono i vantaggi

• 6. Metodo Agile vs Metodo Waterfall

  

  Il project management è un insieme di attività di back e front office che vengono eseguite per conseguire un obiettivo. Ci sono diverse metodologie per strutturare e organizzare i flussi di lavoro. Il project manager può decidere se applicare un Metodo Waterfall o un Metodo Agile, entrambi estremamente diffusi, ma profondamente diversi tra di loro.

  Il metodo Waterfall è quello più tradizionale, estremamente rigido e poco predisposto per accogliere gli input provenienti dall’esterno. È di facile gestione, perché è basato su un processo lineare. È sequenziale: ad ogni fase di lavoro, ne segue un’altra.

  È adatto soprattutto quando devono essere gestiti progetti di piccole e medie dimensioni, con gruppi di lavoro grandi. È facilmente documentabile, perché l’intero flusso di lavoro viene stabilito in fase di pianificazione e non viene mai modificato.

  Il cliente interviene poco e le comunicazioni con lui sono ridotte al minimo. Può constatare la qualità del prodotto solo nella fase di consegna.

  Il metodo Waterfall può portare a gravi sprechi di risorse in caso di ritardi o blocchi in una delle fasi o dei team di lavoro.

  Il Metodo Agile è più flessibile e aperto al cambiamento. L’obiettivo principale è quello di soddisfare i bisogni e le aspettative del cliente, che ha un intenso scambio comunicativo con il project manager e i team di lavoro durante tutto il processo. La sua opinione è fondamentale, fornisce numerosi feedback e può richiedere modifiche.

  Il lavoro è organizzato in sprint, brevi periodi di tempo che vanno dalle due alle quattro settimane, in modo da rilasciare soluzioni innovative rapidamente e frequentemente. Vi è un monitoraggio costante, basato sull’analisi dei dati, e una riorganizzazione periodica dei lavori. 

  I gruppi di lavoro che applicano la metodologia agile sono consapevoli di ciò che accade durante tutto il flusso di lavoro. Conoscono le attività da portare a termine, gli obiettivi e le performance che devono essere raggiunte e le priorità stabilite. Possono adottare le tecniche che trovano più adatte e modificarle ogni qual volta lo ritengano necessario.

  Per approfondimento: Metodo Agile vs Metodo Waterfall

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• 7. Dove lavora un project manager?

  

  Il project management è l’insieme delle attività che sono necessarie per gestire un progetto in tutta la sua complessità. Il project manager interviene sin dalla fase di ideazione, studiando la fattibilità e individuando eventuali rischi e pericoli, lavorando sulla progettazione e programmazione, guidando e coordinando l’attuazione, svolgendo attività di monitoraggio e concludendo con una valutazione finale.

  Quella del project manager è una figura professionale che possiede numerose competenze tecniche e trasversali e che trova sempre più spazio nel mondo del lavoro. Le aziende, indipendentemente dal settore di mercato in cui operano, hanno riconosciuto la necessità di integrare un professionista in grado di intervenire prontamente su tutti gli aspetti di un progetto, con responsabilità, abilità di leadership e con la capacità di coordinare tutte le risorse necessarie per raggiungere l’obiettivo prefissato.

  Il project manager gestisce aspetti economici, organizzativi e strutturali dei progetti, coordina il team e si occupa della comunicazione con tutte le parti interessate.

  I responsabili di progetto lavorano in aziende private e PMI di ogni settore: ICT, elettronica, marketing, industrie, sanità, architettura, immobiliare, terzo settore, supply chain, design, moda, energia, automotive, GDO, etc. Con l’esperienza e la frequenza di corsi di perfezionamento e aggiornamento, ogni professionista può ottenere certificazioni e scegliere l’ambito in cui specializzarsi e operare. 

  Anche nella pubblica amministrazione e negli enti pubblici il project manager ricopre un ruolo fondamentale. Deve fare in modo che i progetti soddisfino i requisiti in termini di costi, tempi di sviluppo e di realizzazione, che rispettino le linee guida dei bandi e che raggiungano elevati standard di qualità.

  Lo stipendio può variare molto, a seconda del settore di impiego, dall’azienda, dell’esperienza, della complessità dei singoli progetti curati e delle competenze richieste. Generalmente si assesta tra un minimo di 25 mila euro l’anno per i lavoratori entry-level, fino ad arrivare a superare i 75 mila euro annui per le figure senior.

• 8. Quali sono gli strumenti del Project management

  

  L’attività di project management prevede il controllo dei progetti nella loro totalità, con la gestione degli aspetti economici, organizzativi e delle questioni prettamente pratiche. Il responsabile dei progetti possiede molteplici competenze, afferenti a differenti disciplinari, che gli permettono di ideare, pianificare, programmare e monitorare tutte le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi prefissati. Si serve, inoltre, di importanti strumenti che permettono un’ottimizzazione di tempo e risorse.

  Il project manager può decidere di fare ricorso a delle tecniche che nel tempo sono state utilizzate e consolidate. Consistono nella creazione di mappe mentali, mappe concettuali e diagrammi di varia tipologia che permettono una migliore organizzazione delle idee e un controllo dei flussi di lavoro.

  Sul web è possibile trovare tool, software o pacchetti di applicativi che, prendendo spunto dalle metodologie del project management, offrono all’utente la possibilità di gestire i progetti tenendo sotto controllo un ampio numero di varianti e di elementi. Consentono, pertanto, una riduzione dei tempi destinati all’attività di controllo, dello spreco delle risorse e della possibilità di incappare in errori che potrebbero avere un impatto negativo sul risultato finale.

  Per gestire progetti più o meno complessi è possibile utilizzare dei software che permettono la pianificazione, la programmazione e un’attività di monitoraggio e controllo delle performance.

  Tra le soluzioni più apprezzate vi è Microsoft 365, una preziosa suite che mette a disposizione dell’utente una serie di programmi che rispondono a più esigenze. Permette di creare fogli di calcolo, presentazioni, documenti, fare video conferenze, scambiarsi contenuti e dati attraverso un sistema di archiviazione in cloud.

  Wrike, Asana, Basecamp, ClickUp e Trello hanno come obiettivo quello di migliorare l’organizzazione del team, facilitare l’assegnazione delle attività ad ogni singolo dipendente e la collaborazione fra tutti i membri del team. Slack e Lifesize mirano a semplificare la comunicazione. Il costo del loro utilizzo può variare: alcuni prevedono dei piani gratuiti, altri necessitano della sottoscrizione di un abbonamento o dell’acquisto di una licenza.

• 9. Come si usa Wrike per pianificare l'attività

  

  Postmodern Studio / Shutterstock.com

  Il project management è un’attività complessa che richiede numerose competenze, vaste conoscenze e una grande attenzione da parte dei responsabili dei progetti. Il project manager, fin dalla fase di ideazione e pianificazione, deve tener sotto controllo diverse attività e comunicare con dipendenti, addetti ai lavori, attori esterni e stakeholder.

  Coordinare tutte le attività di un progetto, in particolar modo di quelli più complessi, può essere difficile. Sono stati realizzati alcuni strumenti che possono supportare il project manager nello svolgimento delle sue mansioni e che possono facilitare lo scambio di informazioni. Tra questi vi è Wrike, un tool semplice e intuitivo dalle molteplici funzionalità.

  Wrike permette di gestire i flussi di lavoro, automatizzare alcune attività e condividere con tutti coloro che ne hanno bisogno dati, scadenze e priorità. Ciò garantisce una coordinazione migliore, performance più soddisfacenti e un incremento della produttività dell’intero team.

  L’area di lavoro può essere strutturata a seconda delle proprie esigenze. Possono essere aggiunti widget come liste, to do, indicazioni sulle attività ancora da assegnare al gruppo di lavoro e tante altre soluzioni.

  La piattaforma riunisce in un unico strumento tutto ciò di cui ha bisogno un project manager. Può visualizzare la posta elettronica e rispondere alle e-mail. Attraverso i calendari può pianificare le attività e distribuire i carichi di lavoro.

  Grazie alla struttura della bacheca, il responsabile dei progetti può accedere ad una visione di insieme che gli permette di captare immediatamente la presenza di eventuali problemi o ritardi e di intervenire tempestivamente per riorganizzare il lavoro. 

  La piattaforma consente la creazione di report da presentare agli stakeholder o ai committenti. Possono essere personalizzati in ogni loro parte. Il prodotto può essere utilizzato gratuitamente o se si vuole usufruire delle funzioni più avanzate, è necessario sottoscrivere un abbonamento mensile. Ci sono diversi piani tra cui scegliere e hanno un costo che parte dai 9,80 dollari.

  Per approfondimento: Come si usa Wrike

• 10. Progetto agile: cos'è e come realizzarlo

  

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  Complessità dell’ambiente aumentata, nuove sfide e clienti sempre più esigenti. Per le aziende restare competitive nel mercato di riferimento è sempre più difficile e si trovano costrette a dover rivedere la propria organizzazione, la produzione e il lavoro. La necessità di una maggiore flessibilità ha spinto molte realtà a adottare una metodologia agile.

  Con un modello operativo agile, si ha una tendenza al costante miglioramento e una maggiore attenzione alla qualità dei prodotti e servizi offerti, che prevale sulla quantità.

  Si è inizialmente diffuso tra gli sviluppatori di software, che sono stati i primi a coglierne i vantaggi. Negli ultimi anni, molte realtà di diverso tipo e appartenenti a settori molto differenti tra di loro, hanno iniziato ad assumere questo approccio.

  La soddisfazione del cliente, per chi adotta una metodologia agile, viene prima di tutto. Viene coinvolto fin dall’ideazione dei progetti, ne vengono ascoltati gusti, bisogni, richieste e interessi per tutto lo svolgimento dei processi. L'obiettivo è produrre solo prodotti e servizi di valore e di qualità.

  I progetti elaborati sono flessibili e possono essere modificati in qualsiasi momento. In questo modo si evitano conseguenze difficili da affrontare in caso di imprevisti. Si evita anche lo sviluppo di eventi non previsti in fase di ideazione e pianificazione.

  Massima attenzione anche per i lavoratori, che vengono messi nelle condizioni di poter aumentare le loro conoscenze e competenze e di incrementare la produttività. Il benessere dei dipendenti è importante per creare un ambiente sereno e del quali si sentano responsabili.

  La sperimentazione è incoraggiata, in modo da poter rilasciare in tempi brevi delle soluzioni innovative. Le tecniche di lavoro previste sono diverse, dinamiche e flessibili. Scrum e Kanban sono metodi diffusi, ma ci si può trovare di fronte anche a dei modelli ibridi, realizzati per poter rispondere al meglio alle esigenze organizzative dell’impresa.

  Per approfondimento: Come fare un progetto agile

• 11. Tecnica Milestone Planning del Project Manager

  

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  Chi si occupa di project management si ritrova di fronte a progetti complessi, da portare a termine impiegando conoscenze e competenze diverse, coinvolgendo stakeholder, uno o più team di lavoro, professionisti e agenzie esterne, valutando rischi e pericoli e mettendo in atto soluzioni innovative per ottenere la soddisfazione del committente e raggiungere il risultato sperato.

  Il project manager per gestire le fasi di ideazione, pianificazione, operative e di valutazione del progetto, può utilizzare dei metodi diversi che aiutano a distribuire correttamente il carico di lavoro, a diminuire lo stress e a migliorare le performance. Una delle tecniche più apprezzate e utilizzate dai responsabili dei progetti è la Milestone Planning.

  La Milestone Planning è una tecnica che prevede l’organizzazione del lavoro in piccole tappe. Sono presenti dei punti di controllo, le milestones. Si tratta di momenti importanti per il progetto, in cui si evidenziano delle criticità, si prendono decisioni o si valuta ciò che si è ottenuto per poter proseguire nel migliore dei modi verso il traguardo.

  Tutti i membri della squadra di lavoro devono conoscere le milestones e gli obiettivi da raggiungere.

  A evidenziare le milestones è il project manager, che individua con precisione i punti di arrivo di ogni fase del lavoro. Si può trattare di eventi importanti e determinanti per il progetto, come la firma di contratti essenziali o la data di esecuzione dei pagamenti ai fornitori.

  Le milestones devono essere chiare, raggiungibili nei tempi stabiliti dal responsabile del progetto, misurabili e verificabili. Per raggiungere ogni punto chiave devono essere effettuate delle attività che si susseguono in modo lineare.

  Tutti gli stakeholder devono essere coinvolti, soprattutto quando si avvicina il raggiungimento di una milestone. In questo modo sarà più facile valutare la qualità dei risultati raggiunti e la soddisfazione dei soggetti coinvolti.

  Per approfondimento: Tutto sulla Tecnica Milestone Planning del Project Manager

• 12. Cos'è il Design Thinking

  

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  Il Design Thinking è un modello innovativo e flessibile adottabile nelle attività di project management per incrementare la soddisfazione dei clienti, di tutti gli stakeholder ed aumentare l’efficacia e la produttività di tutte le squadre di lavoro. Permette di rispondere velocemente ai bisogni emergenti di tutti gli attori coinvolti nei progetti e di trovare soluzioni rapide e adatte a problemi e imprevisti.

  Si tratta di un approccio basato sull’ascolto e sulla collaborazione di tutti i membri del team. Si cerca di creare un ambiente positivo e favorevole e di considerare ogni possibile errore come un momento di crescita da cui trarre importanti lezioni.

  Creando un ambiente di lavoro dinamico e reattivo è possibile prendere decisioni limitando rischi e pericoli, riducendo costi e prestando attenzione al cliente e a tutti gli stakeholder. Tenendo conto delle loro esigenze e coinvolgendoli in ogni fase del progetto sarà possibile aumentarne la soddisfazione.

  L’approccio Design Thinking è adatto ad essere applicato in ogni settore e in ogni tipo di progetto. Spesso viene utilizzato per innovare processi aziendali vecchi e obsoleti.

  Il Design Thinking viene applicato in ogni settore e si fonda su tre principi: fattibilità, desiderabilità e redditività.

  Le soluzioni elaborate devono essere concretamente possibili e basate su una preliminare raccolta e analisi di dati e informazioni. Si deve assumere il punto di vista dei clienti e degli stakeholder, capire quali benefici vogliono ottenere e cosa potrebbero non gradire. Il progetto deve rappresentare un vantaggio per l’azienda o per l’organizzazione.

  Il Design Thinking si articola in cinque fasi. In quella dell’empatia la squadra di lavoro cerca di individuare i problemi da risolvere e gli obiettivi da raggiungere. In quella della definizione si studia l’ambiente interno ed esterno all’azienda. Nel momento dell’ideazione vengono generate le idee, nella validazione vengono realizzati prototipi ed esperimenti e, infine, si crea il prodotto o il servizio definitivo.

  Per approfondimento: Design Thinking, cos'è e a cosa serve

• 13. La piattaforma Miro, strumento a supporto del Project Manager

  

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  Il project management è un’attività estremamente complessa che richiede attenzione, precisione e cura per i dettagli. Il project manager deve essere in grado di gestire e portare a termine numerose mansioni, di essere flessibile, avere abilità di problem solving e coordinare più collaboratori. Deve saper individuare gli strumenti giusti per comunicare con i team di lavoro, per semplificare i processi e per elaborare e pianificare i progetti.

  Tra gli strumenti più diffusi nell’ambito del project management c’è Miro, un tool facilmente reperibile online che può essere utilizzato gratuitamente o, per accedere a funzionalità avanzate, sottoscrivendo un abbonamento mensile. I piani hanno un costo che parte dagli 8 dollari. Si possono ottenere delle soluzioni personalizzate se ciò che serve alla realtà aziendale non è stato previsto dalla piattaforma.

  Miro è un programma di collaborazione visiva, grazie al quale più persone possono lavorare sullo stesso progetto e sulla stessa area apportando tutte le modifiche che ritengono necessarie e individuando immediatamente le priorità.

  Lo strumento principale di Miro è la lavagna, un’area di lavoro sulla quale possono essere inseriti schemi, diagrammi, calendari e informazioni

  Con Miro si può calendarizzare il lavoro, indicando le scadenze da conoscere e le attività da portare a termine. Si possono fare delle sessioni di brainstorming, dei workshop, delle presentazioni, delle riunioni da remoto e monitorare ciò che è stato pianificato.

  La lavagna di Miro è estremamente flessibile. Vi si possono applicare degli sticky notes di diverso colore per prendere appunti o segnalare delle modifiche da apportare, inserire delle forme geometriche per realizzare degli schemi, tabelle, testi o emoticon.

  La piattaforma ha previsto dei modelli già strutturati a seconda degli obiettivi che si vogliono raggiungere da applicare direttamente sulle lavagne e personalizzare in base alle proprie esigenze. Il tutto può essere esportato e salvato in formato PDF o sotto forma di immagine.

  Per approfondimento: La piattaforma Miro, strumento a supporto del Project Manager

• 14. Regole base per usare la lavagna di Miro

  

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  Miro è uno strumento digitale a supporto dei project manager e di tutti coloro che, per motivi di lavoro o personali, devono collaborare con più persone o con diversi team di lavoro, pianificare attività e appuntamenti o guidare dei brainstorming e delle riunioni da remoto.

  Con Miro è possibile riunire grandi gruppi in uno spazio virtuale e permettergli di lavorare contemporaneamente ad un progetto, con idee e suggerimenti o intervenendo direttamente su documenti e mostrando a tutti quali sono le priorità. Molti di coloro che si occupano di project management lo apprezzano per le sue numerose funzionalità e per la versatilità della lavagna, elemento cardine della piattaforma.

  A Miro si può accedere gratuitamente, senza la necessità di sottoscrivere un abbonamento mensile o acquistare una licenza. Per accedere alle funzioni avanzate e utilizzare un set di strumenti più ampio, è necessario scegliere tra i piani a pagamento a disposizione.

  I piani di abbonamento di Miro hanno un costo che parte dagli 8 dollari al mese. Contattando la piattaforma, si possono richiedere piani personalizzati a seconda dei bisogni specifici dell’azienda

  Si possono realizzare più lavagne, che corrispondono a dei piani di lavoro a cui tutti coloro che hanno ricevuto l’invito dal creatore possono apportare delle modifiche. Ad ognuna può essere assegnato un nome identificativo e una descrizione.

  Alle lavagne si può cambiare lo sfondo. Sono utili per creare delle presentazioni, vi si possono applicare sticker di diversi colori e dimensioni o inserire dei testi intervenendo anche sul tipo di carattere e sulla sua grandezza.

  Sulla lavagna sono applicabili template preimpostati o costruire autonomamente degli schemi utilizzando figure geometriche, grafici e realizzando dei diagrammi a seconda della propria necessità. I collaboratori, salvo diversamente indicato, possono aggiungere dei commenti. Il lavoro prodotto può essere esportato e salvato come immagine o come file PDF.

  Per approfondimento: Regole base per usare la lavagna di Miro