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Gestire e monitorare i progetti può essere molto difficoltoso, poiché richiede abilità avanzate di time management, di team working, di problem solving e organizzative. Tenere sotto controllo tutte le risorse, il budget e i collaboratori, mantenere elevata la concentrazione e pianificare le attività è possibile solo servendosi di strumenti appositamente pensati per il project management. Tra questi vi è Microsoft Project.
Si tratta di un programma realizzato da Microsoft e perfezionato nel tempo. È estremamente amato da professionisti di ogni settore, che lo scelgono quotidianamente per organizzare il proprio lavoro e mantenere il controllo su ogni aspetto della propria attività. Ha numerose funzionalità, che si adattano facilmente alle esigenze di ognuno ed è altamente intuitivo.
Microsoft Project, che cos’è e le sua funzionalità
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Microsoft Project è un software di gestione dei progetti e di pianificazione molto popolare e scelto dai manager di tutto il mondo. Sviluppato e venduto da Microsoft, la sua prima versione è stata lanciata nel 1990, ma già prima, nel 1988, una compagnia esterna, successivamente acquistata dall’attuale società che detiene la proprietà del programma, aveva iniziato a diffonderlo.
Inizialmente era disponibile solo per Windows, ma in poco tempo fu sviluppata una versione compatibile con Mac. Negli anni Microsoft Project ha subito profonde modifiche, tutte apportate con l’obiettivo di andare incontro alle richieste degli utenti, di rispondere ad ogni nuova esigenza e di renderlo un programma al passo con i tempi.
Semplifica la gestione dei progetti, perché consente di suddividere quelli più complessi in attività minori dettagliate, seguendo il processo Work Breakdown Structure (WBS), che consiste nella scomposizione grafica di un progetto fino ad ottenere un diagramma di Gantt. Quest’ultimo è uno strumento di supporto essenziali alla gestione dei progetti e rappresenta l’arco temporale totale del progetto stesso, suddiviso in fasi incrementali (posizionate sull’asse orizzontale), ed elenca tutte le mansioni che devono essere eseguite (posizionate sull’asse verticale).
Oggi Microsoft Project ha un aspetto moderno e un’interfaccia altamente intuitiva. Le numerose funzionalità fanno in modo che venga scelto da milioni di utenti, tra cui vi sono professionisti, organizzazioni e aziende di piccole, medie o grandi dimensioni
Dopo aver scomposto le macro-attività in attività più piccole, Microsoft Project permette di assegnare ad ognuna delle attività le risorse necessarie per portarle a termine, di creare una pianificazione per far sì che vengano svolte e affidate ai collaboratori più adatti e di monitorare tutti i progressi in tempo reale.
Grazie a Microsoft Project è più facile individuare eventuali problematiche ed intervenire in maniera rapida per non compromettere il risultato finale, controllare i costi da sostenere, le risorse richieste dal progetto, i tempi necessari per portare a termine il lavoro e organizzare l’intero team.
Microsoft Project è adatto ad ogni tipo di progetto, indipendente dalla sua dimensione, dalle risorse impiegate, dalla presenza di collaboratori esterni e dalla grandezza del team impiegato per poter raggiungere l’obiettivo prefissato.
È stato appositamente creato per un utilizzo professionale, ma per sfruttarlo al massimo delle sue potenzialità non richiede una formazione specializzata poiché fortemente intuitivo. È sufficiente qualche ora di pratica e di esplorazione del software per poter padroneggiare tutte le sue funzionalità.
Si può scegliere di usare Project desktop e Project per il web, a seconda delle proprie esigenze. Quest’ultima opzione consente di collaborare facilmente, poiché basata sul cloud. Project desktop è l’ideale se si vuole creare un piano di progetto in completa autonomia.
Microsoft Project, i vantaggi nella gestione dei progetti
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Programma intuitivo e semplice, che permette l’avvio dei progetti in maniera semplice e veloce. I project manager o le altre figure professionali che decidono di utilizzare Microsoft Project possono lavorare in tutta sicurezza, grazie ad una forte attenzione per la privacy degli utenti e per la tutela dei loro dati.
Microsoft Project consente di semplificare anche i progetti più complessi, poiché l’utente può autonomamente scegliere quali metodi e quali strumenti adoperare per portare avanti il suo lavoro. È un programma flessibile, che si piega alle esigenze degli utenti.
Compatibile con Microsoft Teams, rende possibile la collaborazione tra professionisti. Più utenti possono lavorare allo stesso progetto, condividendo file, conversando attraverso le chat, organizzando riunioni o tutte le attività di cui c’è bisogno, senza limiti geografici. La produttività può essere così aumentata e le performance migliorate.
Da non sottovalutare, la presenza di un servizio clienti efficiente, che offre supporto costante a tutti gli utenti che scelgono Microsoft Project
Rispettare le scadenze e i costi stabiliti non sarà difficile, grazia ad una pianificazione dinamica che si basa sulle risorse e sulla durata del progetto e grazie ad una supervisione efficace del progetto che tiene conto di tutti i livelli e che consente di identificare immediatamente eventuali ritardi ed intervenire per modificare le proprie azioni.
Microsoft Project, come accedervi: costi e piani d’abbonamento
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Per accedere a Microsoft Project occorre acquistare uno dei piani proposti dalla società. Ci sono sia soluzioni basate sul cloud, che locali. Per le soluzioni in cloud si può effettuare gratuitamente un mese di prova.
Il piano più economico ha un costo di 9,40 euro al mese e dà accesso a tutte le funzionalità base di Microsoft Project, come la visualizzazione centralizzata della piattaforma, la visualizzazione Griglia, quella Bacheca, quella Sequenza temporale. Si può integrare con Teams, collaborare con altri utenti, pianificare e progettare e realizzare report.
Per le funzionalità avanzate occorre selezionare piani dal costo superiore, che può arrivare ad un massimo di 51,50 euro al mese.
Per saperne di più: Chi è e che ruolo ha il Project Manager
