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Microsoft Exchange Server è un programma particolarmente apprezzato dalle imprese e dai gruppi di lavoro. Questo software permette di gestire e coordinare le mail, le rubriche e i calendari che vengono condivisi all’interno di una qualunque rete aziendale.
Di solito per connettersi a Exchange Server gli utenti Microsoft utilizzano Outlook: il celebre programma PIM (Personal Information Manager) e client di posta elettronica, incluso nella suite Office.
In alternativa, è possibile accedere a Exchange Server anche attraverso OWA (Outlook Web Access), o magari utilizzando protocolli standard con programmi sviluppati da parti terze.
Gli account di Exchange salvano tutte email, contatti e appuntamenti direttamente all’interno di una cassetta postale su server. L’azienda stabilisce le regole di accesso alla posta elettronica.
Può capitare che un utente abbia necessità di cancellare il proprio account Exchange, o che magari debba eliminare una cassetta postale. In entrambi i casi è possibile seguire delle procedure molto semplici.
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1. Metodi di accesso degli account Exchange
La caratteristica più importante degli account Microsoft Exchange è che non salvano contenuti all’interno del dispositivo. Al contrario, tutte le informazioni delle email, le rubriche e i contatti coinvolti vengono trasferite direttamente su server.
Al momento della configurazione di un server Exchange, è possibile selezionare diversi metodi di accesso. La scelta di un metodo rispetto a un altro andrà a determinare il funzionamento della posta elettronica.
Nel caso in cui si acceda a server Exchange soprattutto da computer, di solito si utilizza un metodo IMAP tipo Exchange ActiveSync. I contenuti vengono costantemente sincronizzati tra dispositivo e server, ma non è possibile collaborare con altri utenti su un calendario.
In alternativa, è possibile utilizzare i metodi MAPI e HTTP, che permettono l’accesso alle mail Exchange sia da portatile che da tablet o smartphone. Questi metodi permettono inoltre di accedere alla posta elettronica anche nel caso in cui non si sia connessi a Internet.
Infine, il metodo POP, che funziona in maniera leggermente diversa. In questo caso il contenuto dell’account viene scaricato nel dispositivo accesso dopo accesso. Una volta scaricato dentro un computer, il materiale viene eliminato dal server. Inoltre è necessario continuare a utilizzare lo stesso computer per potere accedere ai messaggi email una volta scaricati.
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2. Come cancellare un account Exchange
Le procedure che riguardano la gestione degli account Exchange non hanno niente a che vedere con i server, i metodi e le scelte dell’azienda. Si tratta di operazioni legate ai programmi e i sistemi operativi di cui si dispone.
Nel caso di Microsoft Exchange, si ricorre tendenzialmente ad account Outlook e, più in generale, alla suite Office. Proprio all’interno dei profili Outlook è possibile osservare tutte le impostazioni delle varie tipologie di account.
La colonna di nome “Tipo” è quella che mostra la presenza di un account Microsoft Exchange, ma anche quella del metodo di accesso individuato dall’azienda: IMAP, MAPI, HTTP, POP.
Inoltre va sottolineato che soltanto alcune versioni specifiche di Exchange Server presentano determinate funzionalità. Per scoprire la versione di Exchange di cui si dispone si possono osservare ancora una volta le “Impostazioni account”.
A questo punto bisogna tenere premuto il tasto “CTRL” e, contemporaneamente, portare il cursore sull’icona Outlook presente nell’area di notifica. A questo punto bisogna cliccare il tasto destro delmouse e selezionare “Stato connessione”. Apparirà una tabella caratterizzata da due colonne: la prima presenterà il nome della versione di Microsoft Exchange Server, la seconda mostrerà il suo numero di riferimento.
La sezione “Impostazioni account”, da desktop, si raggiunge cliccando sulla voce “File” che si trova nell’angolo in alto a sinistra dello schermo. Da dispositivo mobile bisogna invece individuare l’icona a forma di ingranaggio che indica le impostazioni. Detto questo, le singole procedure potrebbero cambiare in base al sistema operativo o al modello di smartphone di cui si dispone.
Sempre da “Impostazioni account” è infine possibile rimuovere un qualunque tipo di account Outlook: basta selezionare l’account in questione, cliccare sulla voce “Rimuovi” e confermare la scelta cliccando su “Sì”.
In questo modo tutti i contenuti scaricati e archiviati nel dispositivo verranno eliminati: dai messaggi nella mail agli eventi in calendario. Per disattivare definitivamente l’account bisognerà invece contattare il provider di posta elettronica.
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3. Come abilitare e disabilitare una cassetta postale Exchange
La cassetta postale è una specie di corrispettivo della classica email su server Exchange. Di solito a ogni utente è associato un account, che a sua volta permette di accedere a una specifica cassetta postale.
Di solito la creazione di una cassetta postale va di pari passo con quella di un account Active Directory. In alternativa, può succedere che venga creata una nuova cassetta postale da associare a un account già esistente: in questo caso è possibile parlare di “abilitazione” della cassetta postale.
Per abilitare una cassetta postale bisogna usare l’Exchange Management Shell: l’interfaccia di amministrazione del programma Microsoft. Gli elementi su cui è possibile intervenire sono molteplici: dall’alias di posta elettronica al nome utente visualizzato.
L’interfaccia di amministrazione di Exchange permette anche di disabilitare le cassette postali: sia quelle associate a un singolo utente, sia quelle condivise. In entrambi i casi è sufficiente selezionare la voce “Destinatari” e individuare la cassetta postale da disabilitare. Dopodiché basta selezionare la voce “Disabilita” e confermare la scelta cliccando su “Sì”.
Per saperne di più: Cos'è Office Automation
