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Attraverso alle nuove tecnologie è possibile organizzare un evento online e da remoto, senza la necessità di essere presenti nello stesso luogo. È un vantaggio che è stato evidente soprattutto durante la pandemia da Covid 19, quando l’emergenza sanitaria impediva gli spostamenti e gli incontri tra persone e che viene colto ancora oggi da molte realtà.
Gli eventi online consentono una partecipazione maggiore, che supera i limiti imposti dai luoghi fisici, come le sale congresso, le sale riunioni o altri tipi di aule. Tante sono le piattaforme che rendono possibile gli incontri da remoto. Sono semplici da utilizzare e hanno tantissime funzionalità.
Per scegliere quella più adatta alle proprie esigenze occorre comprendere come funzionano, se dispongono di link di invito, limiti di partecipanti, costi da sostenere, la possibilità di condividere schermi, di avere più relatori, di messaggiare tramite chat e, soprattutto, se sono presenti strumenti di controllo che permettono agli organizzatori di monitorare chi vi prende parte e garantire un corretto svolgimento delle conversazioni.
Le piattaforme più note e diffuse sono Zoom, Teams, Webex, ma ce ne sono tante altre con caratteristiche specifiche.
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1. Zoom, una piattaforma per connettersi a distanza
ymphotos / Shutterstock.com
Zoom è una delle piattaforme più utilizzate per le conversazioni a distanza. Permette di riunire i team, organizzare aree di lavoro, coinvolgere pubblici ampi e clienti. Può essere utilizzato in tutti i settori e in tutte le aree geografiche.
Nel campo dell’istruzione, ad esempio, permette di apprendere ovunque, organizzando lezioni e webinar. Nella vendita può essere utilizzato come strumento di supporto agli e-commerce e come modo per ottenere nuove opportunità di guadagno.
Zoom consente di fare riunioni virtuali in HD in cui tutti gli utenti connessi possono interagire faccia a faccia, mostrando il proprio volto o facendo ascoltare solo la propria voce. Possono accedere fino a 100 partecipanti e si possono avere fino a 49 schermi visibili. È possibile la condivisione dello schermo, l’avvio di una chat durante l’evento, l’inserimento di sottotitoli, l’utilizzo delle note, l’inserimento di reazione e la creazione di sondaggi. Gli incontri virtuali possono essere registrate e salvate sia in locale che nel cloud.
Nell’area Team Chat avvengono conversazioni tramite messaggi che sono esterne alle riunioni virtuali o alle telefonate. È uno strumento pensato per permettere ai team organizzatori dell’evento di comunicare e condividere file e video messaggi.
Zoom può essere utilizzato gratuitamente accedendo al piano Base, che dà accesso alla possibilità di fare riunioni di massimo 40 minuti e con massimo 100 partecipanti. Si può utilizzare la chat di team, la posta elettronica e il calendario e una lavagna collaborativa.
Il piano Pro costa 139,90 euro l’anno e consente riunioni fino a 30 ore ciascuna, 100 partecipanti per riunione e altre funzionalità. Il piano Business, a 189,90 euro all’anno, incrementa i partecipanti a 300 per riunione. Se si vuole ottenere la possibilità di avere fino a mille partecipanti, occorre contattare la società e accedere al piano per aziende.
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2. Teams, per chattare ed organizzare eventi
Tada Images / Shutterstock.com
Teams è la soluzione di Microsoft per organizzare un evento online e collaborare anche a distanza. Si possono fare delle videoconferenze e riunioni, eventi virtuali e webinar sicuri con un massimo di 1000 partecipanti e che possono essere trasmesse fino a 10 mila spettatori, e audio conferenze.
Chi organizza l’incontro virtuale può farlo in maniera semplice grazie agli strumenti offerti dalla piattaforma, come l’agenda e la chat in cui sono coinvolti tutti i partecipanti all’evento. Si possono invitare utenti esterni attraverso un link a chiunque abbia un indirizzo e-mail valido. L’accesso alla riunione avviene tramite browser.
Durante le riunioni possono essere prese annotazioni ed elaborati disegni per diffondere le proprie idee, si può condividere il proprio schermo o condividere file, link o documenti importanti. L’evento può essereregistrato e condiviso con chi non ha potuto partecipare.
Con Microsoft Teams si possono ricevere ed effettuare chiamate singole e di gruppo, inviare messaggi vocali e scambiare messaggi all’interno di una chat.
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3. Webex, l’app per chiamate, riunioni e chat
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Webex è un’applicazione flessibile, che può essere adattata a qualsiasi contesto, e sicura. Consente di effettuare chiamate da qualsiasi dispositivo, partecipare a riunioni in qualsiasi luogo, scambiarsi messaggi, avviare sondaggi e organizzare un vero e proprio evento virtuale.
Si possono avere fino a 10 mila partecipanti che partecipano e interagiscono senza difficoltà. Attraverso le sessioni interattive si possono discutere gli argomenti in gruppi più piccoli, si possono avere traduzioni simultanee in oltre 100 lingue e utilizzare chat, sondaggi, reazioni e Q&A.
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4. Altre piattaforme utilizzabili per organizzare un evento online
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Eventbrite consente di creare facilmente degli eventi a cui possono prendere parte persone provenienti da tutte le parti del mondo. Si può trattare di una lezione, di un concerto e di tanto altro ancora. Le persone possono partecipare acquistando biglietti di accesso. Attraverso un’applicazione, l’organizzatore può effettuare il check-in, vendere ticket, monitorare dati che consentono di valutare il successo ottenuto e tanto altro ancora.
Bizzabo è un software pensato principalmente per le conferenze B2B, ma può essere usato anche per organizzare un evento digitale e webinar. Si possono pianificare gli incontri, prevedere l’utilizzo di uno strumento di registrazione e ottenere dati sui partecipanti. Si possono trasmettere video in alta qualità, coinvolgere il pubblico e ottenere un feedback immediato.
Per saperne di più: Cos’è e cosa si intende per digital marketing
