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Gli eventi sono il modo migliore per favorire la socializzazione tra persone, per diffondere informazioni, per formare e per pubblicizzare prodotti o servizi. Negli ultimi anni quelli fisici hanno subito un brusco rallentamento, a causa della pandemia da Covid 19 che ha reso impossibili i grandi raggruppamenti di individui. Contemporaneamente, dopo un iniziale momento di difficoltà, hanno preso piede quelli virtuali effettuati completamente online. Organizzare eventi online è diventata un’abitudine per molte realtà, che ne hanno compreso rapidamente i vantaggi.
Un evento online di successo, nonostante la riduzione delle complessità dovute all’utilizzo di tecnologie e portali appositamente pensanti, non può essere improvvisato. Per un evento virtuale si devono tenere in considerazione diversi fattori, a partire dal tipo di pubblico a cui è destinato e gli obiettivi che si vogliono raggiungere.
Organizzare unevento online richiede attenzione, abilità e una conoscenza specifica degli strumenti da utilizzare.
Eventi online, cosa sono, caratteristiche e tipologie
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Gli eventi online sono eventi che si svolgono senza la presenza di più persone nello stesso ambiente fisico. Sono molto simili a quelli classici, ma vengono consumati completamente su internet. Le persone non effettuano spostamenti e per partecipare hanno bisogno di una connessione wi-fi stabile, di un dispositivo idoneo, come uno smartphone, un tablet o un computer ed eventuali altri supporti, come webcam e microfono.
Si può partecipare all’evento da qualsiasi parte del mondo, da casa propria, dall’ufficio o dal luogo che più si preferisce. Come negli eventi fisici, anche in quelli virtuali l’interazione è consentita e si possono svolgere diverse attività in base al tipo di incontro a cui si sta partecipando.
Le tipologie di eventi online alle quali si può partecipare sono differenti. I più conosciuti e diffusi sono i webinar. Si tratta di incontri virtuali a cui possono partecipare, potenzialmente, persone da tutte le parti del mondo. La parola deriva dall’unione del termine ‘web’ con ‘seminar’ e sta ad indicare un seminario online che può essere tenuto da uno o più oratori.
L’obiettivo dei webinar è, nella maggior parte dei casi, quello di formare e informare gli ascoltatori
Un webinar può essere offerto gratuitamente o può essere richiesta una quota d’iscrizione per l’accesso. Si può partecipare attraverso un link d’invito o compilando un form per ottenere l’autorizzazione. Hanno una durata relativamente breve, che tende a non superare gli 90 minuti per consentire agli ascoltatori di mantenere alta la concentrazione.
Vengono trasmessi in tempo reale o, più raramente, vengono utilizzati dei video pre-registrati. Il confronto è quasi sempre consentito e potrebbe essere previsto l’utilizzo di materiale informativo che viene inviato direttamente dagli organizzatori.
Le conferenze virtuali sono molto strutturate, proprio come quelle che vengono effettuate dal vivo. Si segue un programma che indica tutti gli argomenti che vengono trattati, eventuali pause e momenti dedicati all’interazione.
Gli eventi in live streaming si tengono in tempo reale e hanno un elevato grado di spettacolarizzazione. Si può trattare, ad esempio, di concerti o di interviste e l’obiettivo è, in quasi tutte le situazioni, quello di intrattenere o di informare.
Più specificatamente, online si possono organizzare riunioni, eventi aziendali, corsi di formazione, conferenze stampa, concerti, conferenze di settore e tanto altro ancora.
Vantaggi di organizzare eventi online
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Gli eventi online sono particolarmente vantaggiosi. Sono più accessibili e permettono la partecipazione di un pubblico potenzialmente ampio, poiché non ci sono i limiti imposti dagli spazi fisici e dalla distanza. Ciò riduce anche l’impatto dell’evento sull’ambiente: meno spostamenti significa una diminuzione dell’utilizzo dei mezzi di trasporto.
I costi da sostenere sono nettamente inferiori, sia per chi partecipa che per gli organizzatori. Quest’ultimi non devono preoccuparsi delle spese necessarie per la location, per l’allestimento, per l’accoglienza degli oratori, degli invitati e degli ospiti, per il catering, la sicurezza e tanto altro ancora. Chi vuole partecipare ad un evento non deve preoccuparsi del vitto e dell’alloggio.
Prima, dopo, durante l’evento si possono raccogliere preziosi dati che offrono informazioni sull’andamento, sul successo ottenuto e su come migliorare in futuro
Gli eventi online permettono di ottenere un feedback immediato da parte di tutti i partecipanti. Si possono invitare a lasciare dei commenti, a compilare dei questionari o a dare la propria opinione in tempo reale. Ciò permette di organizzare incontri sempre più efficaci e coinvolgenti.
Come organizzare un evento virtuale di successo
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Primo passo per organizzare un evento di successo è quello di individuare il pubblico di riferimento e studiarlo. È essenziale per comprenderne le esigenze, le aspettative e a strutturare un incontro utile e interessante.
Individuato il pubblico e le sue caratteristiche, sarà più semplice scegliere i contenuti da realizzare, gli argomenti da trattare e il tono di voce da utilizzare. È importante scegliere una piattaforma per gli eventi online semplice da utilizzare, intuitiva, che consenta un accesso facile e che metta a disposizione di utenti e organizzatori tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per raggiungere gli obiettivi preposti e le attività programmate.
L’evento deve essere promosso in maniera efficace online, per far sì che più persone vengano a conoscenza dell’iniziativa, ricevano le informazioni di cui hanno bisogno per decidere se partecipare e come. Si possono, ad esempio, inviare email ai clienti fidelizzati, ricorrere ad inserzioni o sfruttare i social network.
Durante l’evento e nei giorni che seguono è opportuno raccogliere dati, metriche e feedback per misurare il successo ottenuto e per migliorare nell’organizzazione di eventi futuri.
Per saperne di più: Cos’è e cosa si intende per digital marketing
