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Webinar, conferenze, lezioni, riunioni, convention, open day, eventi phygital e tanto altro ancora. Le nuove tecnologie hanno cambiato il modo di organizzare gli eventi, rendendo possibile incontri e appuntamenti da remoto, superando i limiti imposti dalla distanza geografica, dalle strutture, dagli spazi a disposizione e da tutti gli ostacoli presenti quando si organizza un evento on-site. Ciò ha permesso la partecipazione a momenti di socialità anche quando non era possibile la vicinanza fisica, come accaduto durante la pandemia da Covid-19.
Per partecipare basta avere a disposizione un dispositivo (personal computer, smartphone, tablet o altri) e una connessione ad Internet sufficientemente stabile. In questo modo si può entrare in contatto con altre persone, interagire, apprendere, ottenere informazioni e tanto altro ancora stando seduti alla propria scrivania, in ufficio, in casa o in qualsiasi altro posto.
Le tipologie di eventi virtuali sono tante, ognuno con le sue caratteristiche e finalità specifiche. I vantaggi nell’organizzarli online sono tanti e sempre più realtà hanno deciso di coglierli grazie alla presenza di piattaforme appositamente pensate per consentire la partecipazione di un gran numero di utenti.
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1. Tutti i vantaggi di un evento virtuale
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Organizzare eventi virtuali ha molteplici benefici. Si può ampliare il pubblico raggiungibile, poiché le presenze sono limitate solo dalla piattaforma utilizzata. Generalmente, si può accedere a dei piani che concedono l’accesso ad un gran numero di utenti, di molto superiore a quello che sarebbe possibile accogliere in un luogo fisico. A decidere quante persone possono partecipare è solo l’organizzatore.
I costi degli eventi, se organizzati online, si riducono nettamente, poiché vengono eliminati tutti quelli che riguardano la location, gli allestimenti, l’accoglienza dei partecipanti, eventuali catering e servizi alle persone, la sicurezza.
Gli eventi virtuali possono essere registrati e mostrati anche a coloro che non possono partecipare nel giorno dello svolgimento. Si possono ottenere feedback in tempo reale e offrire materiale informativo senza investire grandi quantità di risorse. Sono sostenibili, perché evitano lo spostamento di una grande quantità di persone e riducono l’utilizzo dei mezzi di trasporto.
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2. Webinar, per formarsi ed informarsi
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I webinar sono un particolare tipo di evento digital. La parola webinar è il risultato dell’unione dei termini ‘web’ e ‘seminar’ e sta ad indicare un seminario che viene svolto in maniera virtuale, online. L’obiettivo è quello di formare o informare gli utenti che si collegano da remoto attraverso i loro dispositivi.
Nella maggior parte dei casi si parla di incontri gratuiti e per parteciparvi è sufficiente ricevere il link d’invito o iscriversi compilando un form, ma può essere richiesta una quota per l’accesso. Hanno durata variabile: pochi minuti o più ore.
Il seminario viene trasmesso in tempo reale e vi si possono collegare persone provenienti da tutto il mondo. In alcune occasioni sono presenti sottotitoli o traduzioni simultanee. Si tratta di eventi interattivi, in cui è consentito il confronto, fare domande e discutere su argomenti di varia natura. Si possono ricevere materiali informativi in tempo reale o si può assistere alla presentazione di slide o documenti.
Attraverso i webinar si possono fare conferenze stampa, workshop, didattica a distanza, presentare nuovi progetti. Sono utili per raggiungere gli utenti del web, avvicinarli alle aziende e fargli conoscere soluzioni, servizi e prodotti. Sono un efficace strumento di marketing.
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3. Le conferenze virtuali
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Le conferenze virtuali sono degli eventi che si tengono online con il supporto della tecnologia. Si svolge proprio come le consuete conferenze tenute di persona: vi è un programma consultabile e per poter partecipare occorre registrarsi, ottenere un invito o acquistare un biglietto e accedere alla piattaforma.
Durante l’evento si possono utilizzare strumenti virtuali come le traduzioni dal vivo, la possibilità di prendere appunti o di registrare l’incontro per poterlo vedere in un secondo momento. Gli organizzatori possono ottenere metriche che forniscono informazioni sull’andamento dell’incontro, come il livello di coinvolgimento e apprezzamento. Le videoconferenze sono solitamente riservate ad un numero limitato di persone.
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4. Eventi in live streaming, il metodo più efficace per condividere contenuti
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Gli eventi in live streaming consistono nella trasmissione di contenuti audio e video attraverso una connessione ad Internet. Hanno un elevato grado di spettacolarizzazione e spesso vengono registrati all’interno di veri e propri studi televisivi o in ambienti appositamente realizzati per poter trasmettere il contenuto.
Ci sono diverse piattaforme che consentono la creazione, trasmissione e partecipazione agli eventi online, come YouTube o Twitch. Occorre iscriversi, secondo i metodi di registrazione previsti, o ottenere il link direttamente da chi ha organizzato l’evento.
Per trasmettere, oltre ad individuare la piattaforma che meglio risponde alle proprie esigenze e il device da utilizzare, servono alcuni strumenti fondamentali, come i microfoni e la webcam di buona qualità. Ci deve essere una regia particolarmente attenta, pronta ad intervenire e a cogliere i dettagli più importanti.
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5. Eventi phygital, quando online e offline si incontrano
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Eventi online e eventi offline si incontrano negli eventi phygital, un termine che è stato coniato recentemente, ma di cui si sente molto parlare. Piano digitale e fisico si integrano, per permettere ad un numero elevato di persone di partecipare ad eventi come sfilate, convention o tanto altro ancora in maniera virtuosa e sfruttando i punti di forza e ottenendo i vantaggi di entrambe le modalità.
Per saperne di più: Cos’è e cosa si intende per digital marketing
