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Quando si elabora un nuovo progetto sono tanti gli aspetti a cui fare attenzione. Non è solo questione di budget e di risorse, ma tutto l’ambiente, quello circostante e quello interno, può influire sulla buona riuscita dei propri piani e sul raggiungimento degli obiettivi che ci si è prefissati. Per evitare spiacevoli sorprese in corso d’opera, è utile impiegare un prezioso strumento chiamato analisi SWOT.
L'analisi SWOT può essere effettuata in qualsiasi campo: dai progetti delle aziende più grandi alle startup, nelle piccole organizzazioni di ogni genere e persino per i progetti personali. Strutturando quello che è, nei fatti, un vero e proprio schema, si avrà una maggiore chiarezza della condizioni in cui si lavorerà e, in particolare, si potranno individuare quattro aspetti essenziali: i punti di forza, i punti di debolezza, le opportunità da cogliere e le difficoltà da evitare o da superare.
Scopriamo come eseguire un’analisi SWOT e quali sono i vantaggi dell’utilizzo di questo strumento al servizio dei project manager e non solo.
Che cos’è l’analisi SWOT e cosa significa
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L’analisi Swot è uno strumento di pianificazione che viene utilizzato frequentemente in diversi settori e per portare realizzare progetti di natura differente. Sviluppato negli anni ’70, si è rapidamente diffuso ed oggi è uno degli elementi principali utilizzati nel project management.
Consiste in una matrice composta da quattro riquadri, compilati i quali fornisce un quadro completo della situazione di partenza, sia dell’ambiente circostante sia del proprio prodotto, servizio o della propria realtà. Permette, quindi, di notare e tenere sotto controllo diverse variabili, due positive e due negative, che influiscono sull’elaborazione del progetto e sulla pianificazione delle attività.
La matrice, quindi, è composta da quattro riquadri, ognuno dei quali dedicato ad un singolo aspetto: punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce. I primi due aspetti sono dei fattori interni ed aiutano, quindi, ad analizzare se stessi, la propria azienda o il prodotto che si vuole offrire. Gli ultimi due fattori riguardano l’ambiente esterno.
L’analisi SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunities and Threats) consiste in una matrice 2x2 che consente di analizzare il contesto interno e il contesto esterno, individuando aspetti positivi e negativi
Nel dettaglio, i punti di forza sono tutti quegli aspetti positivi e relativi al contesto interno da esaltare e da valorizzare. Si può trattare, ad esempio, dei prezzi inferiori rispetto ai competitor, della presenza di clienti ben fidelizzati, della qualità del proprio servizio o del proprio prodotto e tanto altro ancora. Tutti questi punti devono essere inseriti nel primo riquadro della matrice.
Un secondo riquadro è dedicato ai punti di debolezza, ossia tutti quegli aspetti che ci pongono in una posizione di svantaggio rispetto ai competitor o che sono causa di critiche e criticità. Sono fattori che devono essere migliorati. Si può trattare, ad esempio, dell’assenza di personale qualificato o di risorse.
Il riquadro dedicato alle opportunità prende in considerazione l’ambiente esterno e tutti i segnali positivi che arrivano da quest’ultimo. Sono situazioni favorevoli, che possono determinare lo sviluppo e il successo del proprio progetto e un miglioramento delle performance dell’organizzazione. Ad esempio, si può inserire in questo spazio l’assenza di competitor validi o condizioni di mercato non ancora sature.
Infine, vi è un riquadro dedicato alle minacceprovenienti dal contesto esterno, ai limiti e ai rischi che si possono incontrare, ad esempio, leggi e normative che impongono delle restrizioni. Tutto ciò che può costituire un freno per il proprio progetto deve essere valutato per evitare di trovarsi in situazioni critiche e senza via di uscita, che porterebbero ad una perdita di risorse e che potrebbero mettere a rischio i propri piani.
I vantaggi e gli svantaggi di un’analisi SWOT
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Tanti sono i vantaggi garantiti dall’analisi SWOT, ma non mancano anche i punti deboli e i limiti di questo strumento. Innanzitutto, fornisce un quadro completo della situazionereale, tenendo conto sia del contesto esterno che di quello interno. Ciò consente di elaborare una strategia consapevole ed efficace e una pianificazione puntuale, limitando gli imprevisti.
L’analisi SWOT è completa, poiché non mette in luce solo gli aspetti positivi della realtà in cui si opera, ma anche quelli negativi, che potrebbero portare ad un fallimento o a un risultato solo parziale. Tutto ciò consente di comprendere la fattibilità di un progetto e le possibilità di riuscita.
Per realizzare correttamente un’analisi SWOT occorre operare con diverse figure e, possibilmente, con l’intero team. Questa attività promuove il confronto e una maggiore collaborazione tra tutti coloro che lavorano nella stessa realtà.
L’analisi SWOT richiede la collaborazione di diverse figure del team o dell’intero team. Ciò rafforza il senso di appartenenza e promuove il confronto
Il principale limite dell’analisi SWOT deriva da chi la realizza. Durante l’individuazione di punti di forza, di debolezza, delle opportunità e delle minacce potrebbe prendere il sopravvento un’interpretazione personale e soggettiva della realtà, sia quella interna all’organizzazione sia quella esterna. Questo rende l’analisi poco attendibile.
Gli errori da evitare durante l’analisi SWOT
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Se si vuole elaborare una buona analisi SWOT, in grado di guidare le strategie e la pianificazione efficacemente, occorre evitare alcuni errori. Tutte le figure possono fornire delle informazioni utili e punti di vista interessanti; pertanto, evitare la collaborazione con il maggior numero possibile di persone potrebbe portare a non prendere in considerazione alcuni aspetti di importanza rilevante.
Si deve cercare, durante il compilamento dei vari riquadri dell’analisi, di restare più oggettivi possibili. Servirsi di dati chiari e incontrovertibili può essere una buona idea per evitare errori. Occorre essere estremamente precisi, monitorare il contesto esterno e interno regolarmente e aggiornare la SWOT.
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