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Per chi lavora da casa da tempo le videochiamate uno ad uno o le videoconferenze con molti partecipanti sono il pane quotidiano. Per chi invece è appena entrato nel mondo dello smart working è facile trovarsi impreparato e fare errori, anche banali, durante una videochiamata di lavoro.
Per fortuna i trucchi e i consigli per una videochiamata perfetta, pur essendo tanti, sono molto semplici da mettere in pratica e, soprattutto, una volta impostato bene il computer, l'ambiente e soprattutto la mentalità per fare una videochiamata, anche le successive andranno al meglio. Ecco come ottimizzare videocall e videoconferenze di lavoro per essere più professionale possibile e non perdere neanche una parola dei nostri interlocutori.
Videochiamate: come ottimizzare le prestazioni
Partiamo dal lato tecnico, per toglierci subito i dubbi un po' più complessi da sciogliere. Le videochiamate, tradotte in bit, sono un flusso di dati che esce dal nostro computer e un altro flusso che entra. E sono due flussi belli grossi. È logico, quindi, che la connessione è tutto: per avere le migliori prestazioni durante una videocall l'ideale è una connessione in fibra ottica FTTH (cioè col cavo che entra fino a casa). Una connessione FTTC (con il cavo che arriva all'armadio in strada) è sufficiente, ma solo se proviene da un ottimo operatore.
Il grande flusso di dati deve essere poi gestito dal computer, che deve essere abbastanza potente. Chiudere tutte le app non necessarie e, se ci colleghiamo tramite browser, chiudere anche tutte le tab ad esclusione di quella della videochiamata può aiutare parecchio. Infine, dobbiamo settare bene l'hardware per l'audio/video: la webcam, il microfono e gli altoparlanti. Se le videocall diventano una abitudine, allora è meglio comprare una webcam di buona qualità, perché quelle integrate nei laptop raramente sono professionali, e una cuffia con microfono specifica e certificata per le videoconferenze.
Videochiamate: come impostare la scena
Stiamo lavorando da casa, ma stiamo lavorando. Quindi non solo dobbiamo essere professionali, ma anche sembrarlo. Impostare l'inquadratura e creare una vera e propria scena, quindi, non è un vezzo da YouTuber. L'ideale è posizionarci in un luogo dove c'è molta luce naturale (ma possiamo aggiungerne altra con delle lampade, se serve), con uno sfondo neutro e nessun oggetto tipicamente casalingo che entri nell'inquadratura. Una bella pianta sullo sfondo va bene, scopa e paletta no.
È scontato, ma vale la pena ricordarlo: dobbiamo presentarci in videoconferenza con lo stesso vestito che useremmo per andare in ufficio. Ed evitiamo di fare i furbi, con giacca e cravatta sopra e il pigiama sotto: potrebbe sempre essere necessario alzarsi per andare a prendere un documento. Sarebbe bene tenere lontani dalla stanza dalla quale ci connettiamo bambini e animali domestici e spegnere il nostro microfono quando non stiamo parlando, affinché non vengano captati rumori o discussioni domestiche poco attinenti con la riunione di lavoro. Infine, è molto meglio posizionare la webcam all'altezza dei nostri occhi. Anche per questo consigliamo di comprarne una dedicata e di non usare quella del laptop, che non può essere spostata.
Videochiamate: attenzione alla sicurezza
Quello della sicurezza durante le videochiamate è un problema che sta esplodendo in modo preoccupante. Negli ultimi tempi, per fare un esempio pratico, una delle app più utilizzate per le videocall è Zoom. Ma recentemente si è scoperto che questa app non è affatto sicura come dichiara di essere: la crittografia applicata ai flussi video è debole e non è end-to-end (quindi in teoria lo sviluppatore dell'app potrebbe guardare le nostre videochiamate) e la piattaforma è stata oggetto di attacchi da parte di disturbatori e hacker.
È il cosiddetto "zoombombing": utenti esterni all'incontro online riescono a carpire il link pubblico per entrare nella chiamata e si mostrano a video nudi, mentre compiono atti osceni o trasmettono altri video al posto della loro immagine. Altro aspetto da considerare molto attentamente è quello relativo alla condivisione dello schermo: se dobbiamo inviare il nostro desktop agli altri, dobbiamo fare in modo che non sia visibile alcuna informazione personale. Né aziendale, se dall'altro lato c'è un cliente.
5 aprile 2020
